EU AI Act und KI-Meeting-Protokolle: Was du jetzt beachten solltest

Der EU AI Act macht den Einsatz von Künstlicher Intelligenz verbindlicher. Ab dem 2. August 2026 werden grosse Teile der Regelung breiter relevant. Für viele Organisationen bedeutet das: AI-Governance wird nicht mehr nur ein internes IT-Thema, sondern ein Thema für Beschaffung, Datenschutz, Compliance und Geschäftsleitung.

Auch Schweizer Organisationen sollten hinschauen.

Nicht jede Schweizer Firma fällt automatisch direkt unter den EU AI Act. Aber wer mit EU-Kunden arbeitet, KI-Systeme im EU-Markt anbietet oder sich an internationalen Compliance-Standards orientiert, wird künftig häufiger Fragen zur AI-Governance beantworten müssen.

Besonders bei KI-Meeting-Software sind diese Fragen wichtig. Denn Meetings enthalten oft vertrauliche Informationen: Kundendaten, Personaldaten, interne Entscheide, Strategien, Verträge, Aufgaben und Einschätzungen.

Die zentrale Frage lautet deshalb nicht nur:

Kann die KI ein gutes Protokoll erstellen?

Sondern:

Ist klar geregelt, wie die KI eingesetzt wird, wo Daten verarbeitet werden und wer Zugriff hat?

Worum geht es beim EU AI Act?

Der EU AI Act ist der europäische Rechtsrahmen für Künstliche Intelligenz. Er verfolgt einen risikobasierten Ansatz. Je höher das Risiko eines KI-Systems für Menschen, Sicherheit oder Grundrechte ist, desto höher sind die Anforderungen.

Für viele Organisationen wird besonders wichtig:

1. KI-Systeme müssen transparenter werden
2. Risiken müssen besser eingeschätzt werden
3. Verantwortlichkeiten müssen klarer sein
4. menschliche Kontrolle bleibt zentral
5. Datenqualität und Dokumentation werden wichtiger
6. Anbieter und Nutzer müssen besser erklären können, wie KI eingesetzt wird

Für Beschaffungen heisst das: Es reicht künftig nicht mehr, nur Funktionen und Preis zu vergleichen. Organisationen werden genauer fragen, wie eine KI-Lösung betrieben, dokumentiert und kontrolliert wird.

Warum betrifft das KI-Meeting-Protokolle?

Meeting-Protokolle wirken auf den ersten Blick harmlos. In der Praxis enthalten sie aber oft sehr sensible Informationen.

Eine KI-Meeting-Software verarbeitet je nach Nutzung:

1. Audioaufnahmen
2. Transkripte
3. Sprechererkennung
4. Zusammenfassungen
5. Aufgaben
6. Entscheidungen
7. personenbezogene Aussagen
8. vertrauliche Meeting-Inhalte

Damit entstehen Fragen, die für Datenschutz und AI-Governance zentral sind:

1. Wo werden Audio und Transkript gespeichert?
2. Wo findet die KI-Verarbeitung statt?
3. Werden externe KI-Anbieter eingesetzt?
4. Werden Daten für KI-Training verwendet?
5. Wer darf Meeting-Inhalte sehen?
6. Gibt es Rollen und Berechtigungen?
7. Können Daten gelöscht oder exportiert werden?
8. Gibt es Sicherheitsunterlagen und Auftragsverarbeitung?

Genau diese Punkte werden in Beschaffungen wichtiger. Besonders bei Gemeinden, Schulen, Verwaltungen, Gesundheitsorganisationen und Unternehmen mit vertraulichen Kundendaten.

AI-Governance wird Teil der Beschaffung

Viele Anbieter werben heute mit Begriffen wie GDPR, SOC 2 oder HIPAA. Das kann relevant sein, beantwortet aber nicht automatisch alle Fragen einer Schweizer Organisation.

Für Schweizer Kunden ist oft entscheidend:

1. Gibt es Schweizer Hosting?
2. Findet die Verarbeitung in der Schweiz statt?
3. Gibt es eine Lösung ohne externe KI-Anbieter?
4. Wie wird Schweizerdeutsch verarbeitet?
5. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
6. Sind Löschung, Export und Zugriff klar geregelt?
7. Kann ein Enterprise- oder On-Premise-Setup geprüft werden?
8. Gibt es Ansprechpersonen in der Schweiz?

Genau hier unterscheidet sich der Schweizer Kontext. Für eine Gemeinde, Schule oder ein Schweizer KMU ist es nicht nur wichtig, ob ein Anbieter internationale Zertifikate nennt. Wichtig ist auch, ob die Lösung zum eigenen rechtlichen, organisatorischen und kulturellen Umfeld passt.

Wie Meeting Metrics das Thema angeht

Meeting Metrics wurde für Organisationen entwickelt, die KI für Meeting-Dokumentation einsetzen möchten, ohne die Kontrolle über ihre Daten zu verlieren.

Der Ansatz ist einfach:

KI soll Meetings effizienter dokumentieren, aber Datenschutz, Zugriff und Verarbeitung müssen klar geregelt bleiben.

Dazu bietet Meeting Metrics verschiedene Ebenen.

1. Klare Datenverarbeitung

Meeting Metrics verarbeitet Meeting-Inhalte, um daraus Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben, Entscheidungen und Exporte zu erstellen.

Wichtig dabei: Kundendaten werden nicht zum Training, Retraining, Fine-Tuning oder zur Verbesserung eigener oder fremder KI-Modelle verwendet.

Das ist besonders relevant, weil Meeting-Inhalte oft vertraulich sind. Unternehmen, Schulen und Gemeinden nutzen Meeting Metrics, um ihre eigenen Gespräche besser zu dokumentieren, nicht um ihre Inhalte für KI-Training bereitzustellen.

2. Enterprise-Verarbeitung in der Schweiz

Für Organisationen mit erhöhten Anforderungen bietet Meeting Metrics Enterprise eine Verarbeitung vollständig in der Schweiz.

Das umfasst:

1. Hosting in der Schweiz
2. Speicherung der Daten in der Schweiz
3. verschlüsselte Backups in der Schweiz
4. Transkription in der Schweiz
5. Sprechererkennung in der Schweiz
6. KI-Verarbeitung mit lokalen Modellen in der Schweiz

Im Enterprise-Setup müssen Meeting-Inhalte für die KI-Verarbeitung nicht an externe KI-Anbieter im Ausland gesendet werden.

Externe KI-Anbieter wie OpenAI, Google Gemini oder Anthropic sind im Enterprise-Setup nicht aktiviert, sofern dies nicht separat geprüft, vertraglich geregelt und ausdrücklich freigegeben wird.

3. Rollen, Rechte und kontrollierte Freigaben

AI-Governance bedeutet nicht nur Technik. Es geht auch darum, wer was darf.

Meeting Metrics arbeitet mit rollen- und teambasierten Berechtigungen. Nutzerinnen und Nutzer sehen nur Inhalte, für die sie berechtigt sind. Meetings können eigenen Personen, Teams oder expliziten Freigaben zugeordnet werden.

Das ist wichtig, weil nicht jedes Meeting gleich sensibel ist.

Ein internes Projektmeeting hat andere Anforderungen als:

1. eine Gemeinderatssitzung
2. ein Schulgespräch
3. ein Geschäftsleitungsmeeting
4. ein HR-Gespräch
5. ein vertraulicher Kundentermin
6. eine Verwaltungsratssitzung

Deshalb braucht KI-Meeting-Software klare Zugriffsmöglichkeiten und kontrollierte Exporte.

4. Export, Löschung und Nachvollziehbarkeit

Organisationen müssen Meeting-Daten über den ganzen Lebenszyklus kontrollieren können.

Dazu gehören:

1. Erstellung
2. Verarbeitung
3. Prüfung
4. Freigabe
5. Export
6. Aufbewahrung
7. Löschung

Meeting Metrics unterstützt Exporte, Löschmöglichkeiten und definierte Betriebs- und Sicherheitsprozesse. Damit wird KI-Meeting-Dokumentation nicht einfach ein schwarzer Kasten, sondern ein kontrollierbarer Prozess.

5. On-Premise für besonders hohe Anforderungen

Für die meisten Organisationen ist Meeting Metrics Enterprise mit vollständiger Verarbeitung in der Schweiz die passende Lösung.

Es gibt jedoch Fälle, in denen zusätzliche Anforderungen bestehen. Zum Beispiel, wenn interne Vorgaben keine externe SaaS-Verarbeitung erlauben oder Datenflüsse vollständig innerhalb einer eigenen Infrastruktur bleiben müssen.

Für solche Fälle kann Meeting Metrics eine On-Premise- oder dedizierte Lösung prüfen.

Das ist besonders relevant für:

1. grössere öffentliche Organisationen
2. regulierte Unternehmen
3. Organisationen mit sehr strengen IT-Vorgaben
4. Bereiche mit besonders sensiblen Daten
5. Kunden, die ein eigenes Betriebsmodell benötigen

Meeting Metrics bietet damit beides: eine Enterprise-Lösung mit Schweizer Verarbeitung und die Möglichkeit, bei Bedarf ein On-Premise-Setup zu prüfen.

Warum der Schweizer Kontext zählt

Viele internationale KI-Tools sind stark in Funktionalität. Aber bei Schweizer Organisationen entscheiden oft andere Fragen über den Einsatz:

1. Versteht die Lösung Schweizerdeutsch?
2. Gibt es Schweizer Hosting?
3. Bleiben die Daten in der Schweiz?
4. Gibt es lokale Ansprechpersonen?
5. Sind AVV, Sicherheitsunterlagen und Subprozessoren transparent?
6. Kann die Lösung für Gemeinden, Schulen und KMU pragmatisch eingeführt werden?

Meeting Metrics kann diesen Kontext glaubwürdig besetzen, weil die Lösung aus der Schweiz kommt und auf Schweizer Anforderungen ausgerichtet ist.

Das ist gerade im Umfeld des EU AI Act relevant. Denn je wichtiger AI-Governance wird, desto stärker zählt nicht nur das beste Feature, sondern das vertrauenswürdige Gesamtpaket.

Was Organisationen bei KI-Meeting-Software prüfen sollten

Wer KI-Meeting-Software beschafft, sollte nicht nur nach Preis und Funktionen fragen.

Wichtige Beschaffungsfragen sind:

1. Wo werden Meeting-Daten gespeichert?
2. Wo findet die KI-Verarbeitung statt?
3. Welche KI-Anbieter werden eingesetzt?
4. Gibt es eine Enterprise-Konfiguration ohne externe KI-Anbieter?
5. Werden Kundendaten für KI-Training verwendet?
6. Gibt es Rollen- und Rechtekonzepte?
7. Können Daten gelöscht und exportiert werden?
8. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
9. Gibt es Sicherheits- und Datenschutzunterlagen?
10. Gibt es eine On-Premise-Option?
11. Ist der Anbieter mit Schweizer Anforderungen vertraut?

Diese Fragen werden durch den EU AI Act und steigende Governance-Anforderungen künftig noch wichtiger.

Fazit

Der EU AI Act zeigt: KI wird professioneller, regulierter und stärker erklärungspflichtig.

Für Unternehmen, Schulen, Gemeinden und Verwaltungen bedeutet das: KI darf nicht nur praktisch sein. Sie muss auch nachvollziehbar, kontrollierbar und verantwortungsvoll eingesetzt werden.

Gerade bei Meeting-Protokollen ist das entscheidend, weil dort oft sensible Informationen verarbeitet werden.

Meeting Metrics geht dieses Thema mit einem klaren Schweizer Ansatz an:

1. KI-Meeting-Dokumentation für den Alltag
2. Enterprise-Verarbeitung vollständig in der Schweiz
3. lokale KI-Modelle im Enterprise-Setup
4. keine Nutzung von Kundendaten für KI-Training
5. Rollen, Rechte, Exporte und Löschmöglichkeiten
6. Sicherheitsunterlagen und Auftragsverarbeitung auf Anfrage
7. optionale On-Premise- oder dedizierte Lösung für erhöhte Anforderungen

So wird KI nicht nur effizient, sondern beschaffungsfähig.

Und genau darum wird es in den nächsten Jahren immer stärker gehen.

FAQ

Was bedeutet der EU AI Act für KI-Meeting-Software?

Der EU AI Act macht AI-Governance, Transparenz, Risikobewertung und Dokumentation wichtiger. Für KI-Meeting-Software bedeutet das: Organisationen sollten wissen, wo Daten verarbeitet werden, welche Anbieter beteiligt sind, wer Zugriff hat und wie Ergebnisse kontrolliert werden.

Betrifft der EU AI Act auch Schweizer Unternehmen?

Nicht jedes Schweizer Unternehmen ist automatisch direkt betroffen. Relevant kann der EU AI Act aber werden, wenn ein Unternehmen KI-Systeme im EU-Markt anbietet, EU-Kunden bedient oder sich an europäischen Beschaffungs- und Compliance-Anforderungen orientiert.

Wie löst Meeting Metrics AI-Governance?

Meeting Metrics setzt auf klare Datenverarbeitung, rollenbasierte Zugriffe, Export- und Löschmöglichkeiten, keine Nutzung von Kundendaten für KI-Training und eine Enterprise-Option mit vollständiger Verarbeitung in der Schweiz.

Wo werden Daten bei Meeting Metrics Enterprise verarbeitet?

Bei Meeting Metrics Enterprise erfolgt die Verarbeitung vollständig in der Schweiz. Dazu gehören Hosting, Speicherung, Backups, Transkription, Sprechererkennung und KI-Verarbeitung mit lokalen Modellen.

Nutzt Meeting Metrics externe KI-Anbieter?

In Standardplänen können je nach Konfiguration externe KI-Anbieter eingesetzt werden. Im Enterprise-Setup sind externe KI-Anbieter nicht aktiviert, sofern dies nicht separat geprüft, vertraglich geregelt und ausdrücklich freigegeben wird.

Gibt es Meeting Metrics On-Premise?

Ja. Für Organisationen mit besonders hohen Anforderungen kann Meeting Metrics eine On-Premise- oder dedizierte Lösung prüfen.