Gemeindeverwaltungen führen täglich zahlreiche Gespräche: mit Einwohnerinnen und Einwohnern, internen Teams, Projektbeteiligten, Behörden oder Kommissionen. Gleichzeitig ist der Anspruch an eine saubere Dokumentation hoch. Aktennotizen, Gesprächsprotokolle und Zusammenfassungen müssen vollständig, nachvollziehbar und strukturiert sein.
Darüber haben wir mit Andreas Lusti gesprochen, Verwaltungsleiter der neu fusionierten Gemeinde Neckertal. Seit über 35 Jahren ist er im Gemeindewesen tätig und verantwortet unter anderem die Gemeindeverwaltung, den Werkhof und die Bibliotheken.
Im Gespräch erzählt er, warum Dokumentation in Gemeinden so wichtig ist, wie Meeting Metrics im Alltag eingesetzt wird und weshalb die Lösung für sein Team schnell zu einer echten Entlastung geworden ist.
Wer bist du – und was machst du eigentlich so?
Ich bin Andreas Lusti, Verwaltungsleiter der neu fusionierten Gemeinde Neckertal und seit über 35 Jahren im Gemeindewesen tätig.
In meiner Funktion leite ich die nichtschulischen Abteilungen der Gemeinde – dazu gehören unter anderem die Gemeindeverwaltung, der Werkhof und die Bibliotheken.
Mein Arbeitsalltag ist thematisch sehr breit und genau deshalb hochspannend. Es geht um ganz unterschiedliche Themen: von tragischen Schicksalen einzelner Menschen bis hin zu grossen Bau- und Entwicklungsprojekten.
Unsere Gemeinde ist agil, stark entwicklungsorientiert und neuen Themen gegenüber offen. Mit der Fusion im Jahr 2023 hatten wir die Chance auf einen Neustart. Diese Chance wollen wir bewusst nutzen.
Wie lief die Dokumentation früher?
Sitzungen, Besprechungen und Gespräche gehören in einer Gemeindeverwaltung zum Alltag. Viele Mitarbeitende führen Gespräche oder nehmen daran teil.
Gleichzeitig ist der Anspruch hoch, dass diese Gespräche korrekt verschriftlicht werden. In der Gemeindeverwaltung wenden wir deshalb viel Zeit für Aktennotizen und Protokolle auf.
Diese Arbeit geht aber nicht allen Mitarbeitenden gleich leicht von der Hand. Gerade im Alltag ist das eine Herausforderung: Man möchte im Gespräch präsent sein, muss aber gleichzeitig daran denken, die wichtigsten Punkte sauber festzuhalten.
Wie nutzt ihr Meeting Metrics konkret?
Wir nutzen Meeting Metrics vor allem für Tagesgespräche.
Also im direkten Kundenkontakt, bei Projektsitzungen, Arbeitsbesprechungen, Klärungsgesprächen und neuerdings auch bei Einbürgerungsgesprächen.
Wichtig ist dabei: Natürlich immer nur mit Einwilligung der Teilnehmenden.
Bei regulären Rats- und Kommissionssitzungen arbeiten wir aktuell weiterhin mit ausführlichen Vorprotokollen. Dort setzen wir Meeting Metrics noch nicht ein. Der grosse Mehrwert zeigt sich bei uns vor allem dort, wo im Arbeitsalltag viele Gespräche stattfinden und im Anschluss eine saubere Aktennotiz oder Zusammenfassung benötigt wird.
Was hat sich dadurch verändert?
Der grosse Vorteil von Meeting Metrics ist, dass auch weniger schreibfreudige Mitarbeitende gute Aktennotizen erhalten.
Ein weiterer Vorteil ist, dass während des Gesprächs das Thema Notizen wegfällt. Die Mitarbeitenden können sich stärker auf das Gespräch konzentrieren, statt parallel mitzuschreiben.
Das ist enorm qualitätsfördernd und dient allen Teilnehmenden. Niemand ist abgelenkt. Alle sind präsenter im Gespräch.
Gleichzeitig spart das Tool eine Menge Arbeitszeit.
«Während dem Gespräch fällt das Thema Notizen weg. Das ist enorm qualitätsfördernd und dient den Teilnehmenden sehr.»
Wie wird Meeting Metrics im Team angenommen?
Meeting Metrics wird bei uns regelmässig genutzt, ist sehr beliebt und wird als echte Entlastung wahrgenommen.
Die Zusammenfassungen sind hochwertig. Besonders die Vollständigkeit und die Strukturierung verblüffen uns jedes Mal wieder.
Nach kurzer Zeit ist Meeting Metrics bei uns zu einem echten Alltagsinstrument geworden.
«Die Zusammenfassungen sind hochwertig. Die Vollständigkeit und die Strukturierung verblüffen uns jedes Mal wieder.»
Und persönlich? Dein Fazit.
Meeting Metrics hilft uns sehr.
Die Lösung ist nicht einfach ein weiteres digitales Tool, sondern ein praktisches Arbeitsinstrument, das den Alltag in der Gemeindeverwaltung spürbar erleichtert.
Für uns stimmt auch das Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen. Deshalb kann ich klar sagen: Es lohnt sich.
Mehr Zeit für das Wesentliche
Das Beispiel der Gemeinde Neckertal zeigt, wie KI-gestützte Dokumentation im Verwaltungsalltag konkret helfen kann.
Gerade dort, wo viele Gespräche geführt werden und eine saubere Dokumentation wichtig ist, schafft Meeting Metrics mehr Effizienz, mehr Qualität und mehr Präsenz im Gespräch.
Mitarbeitende müssen weniger mitschreiben, Aktennotizen entstehen strukturierter und wichtige Informationen gehen nicht verloren.
Meeting Metrics für Gemeinden
Meeting Metrics unterstützt Gemeinden, Verwaltungen und öffentliche Organisationen dabei, Gespräche, Sitzungen und Besprechungen effizient zu dokumentieren.
Ob im Kundenkontakt, bei Projektsitzungen, internen Arbeitsbesprechungen oder Einbürgerungsgesprächen: Aus Gesprächen werden automatisch strukturierte Zusammenfassungen, Aktennotizen und Protokolle.
Natürlich immer mit Einwilligung der Teilnehmenden.
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Erlebe selbst, wie einfach es ist, Gespräche, Sitzungen und Besprechungen effizient zu dokumentieren – und gewinne mehr Zeit für das, was wirklich zählt.
