Meetings gehören auch im Schulumfeld zum Alltag. Besonders dort, wo Behörden, Schulleitung und externe Partner zusammenarbeiten, entsteht rund um Sitzungen oft ein erheblicher Aufwand. Vorbereitung, Protokollführung und Nachbearbeitung kosten Zeit und binden Ressourcen.
Wir haben mit Pablo Hirsbrunner gesprochen, Schulpräsident der Volksschule Erlen im Kanton Thurgau. Er erzählt, wie Meetings früher organisiert wurden, wo die grössten Herausforderungen lagen und wie sich seine Arbeit mit Meeting Metrics verändert hat.
Wer bist du und was machst du eigentlich so?
Ich bin Pablo Hirsbrunner und aktuell Schulpräsident der Volksschule Erlen im Kanton Thurgau. In dieser Funktion trage ich gemeinsam mit der Schulbehörde die strategische Verantwortung für unsere Schule.
Das bedeutet, dass ich mich mit ganz unterschiedlichen Themen beschäftige. Dazu gehören Schulentwicklung, Personalfragen, Finanzen, Infrastrukturprojekte sowie die Zusammenarbeit mit Gemeinde, Kanton und weiteren Partnern.
Einen typischen Tag gibt es bei mir selten. Oft starte ich mit Mails und organisatorischen Themen, danach folgen Sitzungen und Abstimmungen mit verschiedenen Anspruchsgruppen. Dazwischen geht es um Entscheidungen, Prioritäten und darum, Projekte sauber weiterzubringen.
Mich begeistert vor allem, dass meine Arbeit Wirkung hat. Im Schulumfeld geht es nicht nur um Prozesse oder Zahlen, sondern immer auch um Menschen, Entwicklung und Zukunft. Wenn Zusammenarbeit funktioniert und Entscheidungen konsequent umgesetzt werden, entsteht etwas Nachhaltiges.
Wie liefen eure Meetings früher ab?
Inhaltlich waren unsere Meetings meist gut. Die Herausforderung lag vor allem in der Nachbereitung.
Die Vorbereitung erfolgte klassisch über Traktanden und Unterlagen. In den Sitzungen wurde engagiert diskutiert und es kamen oft gute Entscheidungen zustande. Der eigentliche Engpass kam danach.
Wer schreibt das Protokoll? Was wurde genau beschlossen? Wer übernimmt welche Aufgaben?
Gerade in einem Umfeld mit vielen parallelen Themen wurde das schnell komplex.
Ein zentraler Punkt war auch die Rolle der Protokollführung. Personen, die inhaltlich stark involviert waren, mussten gleichzeitig mitschreiben. Das ist aus meiner Sicht eine schwierige Kombination, weil man sich nicht mit derselben Tiefe in die Diskussion einbringen kann.
Typische Herausforderungen waren:
- Protokolle manuell nachbearbeiten
- Entscheidungen im Nachgang rekonstruieren
- Aufgaben und Zuständigkeiten aus Diskussionen herausfiltern
- Unterschiedliche Wahrnehmungen darüber, was beschlossen wurde
- Hoher Zeitaufwand für eine saubere Nachbereitung
- Gerade bei längeren oder strategischen Sitzungen wurde das schnell zum Zeitfresser.
Wie nutzt ihr Meeting Metrics konkret?
Ich bin auf Meeting Metrics aufmerksam geworden, weil ich gezielt nach einer Lösung gesucht habe, die Meetings nicht nur aufzeichnet, sondern wirklich in eine professionelle Nachbearbeitung übersetzt.
Mir war wichtig, dass daraus strukturierte Protokolle entstehen, mit klaren Beschlüssen und nachvollziehbaren Aufgaben. Gleichzeitig spielt im Schulumfeld der Datenschutz eine wichtige Rolle. Ein Tool muss nicht nur effizient sein, sondern auch verantwortungsvoll eingesetzt werden können.
Wir nutzen Meeting Metrics vor allem in:
- Behördensitzungen
- Strategischen Abstimmungen
- Projekt- und Bausitzungen
- Besprechungen mit mehreren Beteiligten
Was mich überzeugt hat, ist die Kombination aus Struktur und Praxistauglichkeit. Man verlässt ein Meeting nicht mehr mit dem Gefühl, dass die eigentliche Arbeit erst danach beginnt. Stattdessen hat man schnell eine belastbare Grundlage für die nächsten Schritte.
Was hat sich dadurch verändert?
Der grösste Unterschied liegt in der Nachbereitung, aber auch in der Art, wie Meetings geführt werden.
Ich kann mich heute stärker auf Inhalt, Führung und Diskussion konzentrieren, weil ich weiss, dass die Dokumentation zuverlässig erstellt wird.
Wenn ich es auf drei Punkte reduziere:
- deutliche Zeitersparnis
- mehr Übersicht
- höhere Verbindlichkeit
Auch die Meetingkultur hat sich verändert. Meetings werden bewusster geführt, Entscheidungen klarer formuliert und Aufgaben gezielter verteilt.
Gerade bei komplexeren Sitzungen hilft mir Meeting Metrics dabei, den Überblick zu behalten. Statt alles nachträglich zusammenzutragen, habe ich schnell eine strukturierte Grundlage mit Beschlüssen, Zuständigkeiten und offenen Punkten.
Und persönlich? Dein Blick nach vorn
Ich arbeite in einem Umfeld, in dem viele Themen zusammenkommen. Führung, Entwicklung, Kommunikation, Finanzen und Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen. Wenn es gelingt, in diesem Spannungsfeld Klarheit zu schaffen und konkrete Fortschritte zu erzielen, ist das für mich besonders motivierend.
Beruflich freue ich mich auf Projekte, die sichtbar Wirkung entfalten und konsequent umgesetzt werden. Privat ist mir Zeit mit meiner Familie besonders wichtig. Sie schafft Ausgleich und gibt Energie.
Mein persönlicher Tipp für bessere Meetings:
Ein gutes Meeting beginnt nicht bei der Einladung, sondern bei der Klarheit. Wenn vor dem Meeting klar ist, worum es geht, währenddessen klar entschieden wird und danach klar dokumentiert ist, wer was bis wann macht, dann wird aus einer Sitzung ein Führungsinstrument.
Teams, die überlegen, mit Meeting Metrics zu starten, würde ich empfehlen, es einfach auszuprobieren. Gerade in komplexeren Umfeldern merkt man schnell, wie gross der Unterschied in der Nachbearbeitung ist.
Mehr Klarheit, weniger Aufwand
Das Beispiel von Pablo Hirsbrunner zeigt, wie sich Meetings nicht nur effizienter dokumentieren lassen, sondern auch qualitativ verbessern.
Wenn Entscheidungen sauber festgehalten und Aufgaben klar weitergeführt werden, profitieren alle Beteiligten.
Meeting Metrics unterstützt Teams dabei, Sitzungen automatisch zu dokumentieren und strukturiert aufzubereiten. So bleibt mehr Zeit für das, worauf es wirklich ankommt.
