Meetings gehören zum Alltag vieler Organisationen – besonders dort, wo Vorstände, Mitglieder und verschiedene Interessengruppen zusammenarbeiten. Gleichzeitig entsteht rund um Sitzungen oft erheblicher administrativer Aufwand: Vorbereitung, Protokollführung und Nachbearbeitung.
Wir haben mit Yannik Brunner gesprochen, stellvertretender Geschäftsführer und Mandatsleiter bei der Geschäftsstelle der Gewerbeverbände St.Gallen. Die Geschäftsstelle betreut verschiedene Gewerbe- und Berufsverbände und organisiert deren Sitzungen sowie die gesamte administrative Verbandsarbeit. Im Interview erzählt Yannik, wie Protokolle früher entstanden, wie er auf Meeting Metrics aufmerksam wurde und weshalb sich der Aufwand für die Nachbearbeitung heute deutlich reduziert hat.
Wer bist du – und was machst du eigentlich so?
Mein Name ist Yannik Brunner. Ich bin stellvertretender Geschäftsführer und Mandatsleiter bei der Geschäftsstelle der Gewerbeverbände St.Gallen. Wir führen für verschiedene Gewerbevereine und Berufsverbände das Verbandssekretariat.
Dazu gehören unter anderem die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Vorstandssitzungen und Versammlungen sowie das gesamte Mitgliederwesen mit Mutationen. Zusätzlich betreuen wir auch das Finanz- und Rechnungswesen der Verbände.
An meinem Job begeistert mich besonders die abwechslungsreiche und vielseitige Arbeit. Kein Tag ist wie der andere. Mir gefällt die Kombination aus Organisation, Verantwortung und dem Austausch mit unterschiedlichen Branchen. Ich unterstütze Vorstände dabei, ihre Verbände effizient zu führen – und kann so einen direkten Beitrag zur Stärkung des Gewerbes leisten.
Wie liefen eure Meetings früher ab?
Bei den meisten Sitzungen verfügte ich über kein Vorprotokoll. Deshalb habe ich jeweils ein Raster für das Protokoll vorbereitet und während der Sitzung meine Notizen direkt in dieses Raster geschrieben.
Die eigentliche Arbeit begann danach: In der Nachbearbeitung mussten alle Notizen nochmals sauber formuliert und das Gesagte sinnvoll zusammengefasst werden. Je nach Länge der Sitzung rechnete ich mit 2 bis 5 Stunden Aufwand pro Protokoll.
Der grösste Zeitfresser war klar die Nachbearbeitung. Wenn in einer Woche mehrere Sitzungen stattfanden, kam man oft erst in der folgenden Woche dazu, die Protokolle fertigzustellen. Das verzögerte den gesamten Prozess – und die Teilnehmenden mussten entsprechend länger auf das Protokoll warten.
Wie nutzt ihr Meeting Metrics konkret?
Auf Meeting Metrics wurde ich an einem Anlass aufmerksam, als in einem Gespräch das Thema KI aufkam. Zu diesem Zeitpunkt befand ich mich bereits mit einem anderen Tool in einer Testphase für die Protokollierung.
Nach wenigen Versuchen mit Meeting Metrics wusste ich jedoch schnell, dass es das Tool ist, das ich gesucht habe.
Ich habe Meeting Metrics kurz nach dem Go-Live zu verwenden begonnen. Seit diesem Zeitpunkt hat sich sehr viel weiterentwickelt. Es ist spannend zu sehen, wie sich einzelne Funktionen kontinuierlich verbessern.
Besonders hilfreich finde ich heute die Desktop-App, die sehr komfortabel funktioniert. Gespannt warte ich auch auf die Mobile-App, um Meetings beispielsweise auf dem Rückweg ins Büro bereits zu verarbeiten – inklusive Sprechererkennung.
Was hat sich dadurch verändert?
Durch die Verwendung von Meeting Metrics hat sich vor allem die Nachbearbeitungszeit der Sitzungen massiv verkürzt.
Die Vorbereitung läuft weiterhin ähnlich wie früher. Während der Sitzung notiere ich punktuell wichtige Themen, die im Protokoll erwähnt werden müssen. Diese Notizen lade ich anschliessend zusammen mit der Sprachaufnahme in der Desktop-App hoch.
Heute benötige ich für Sitzungen unterschiedlicher Dauer maximal noch ein bis zwei Stunden Bearbeitungszeit. In dieser Zeit prüfe ich den Inhalt und ergänze punktuell einzelne Traktanden, wo nötig.
Und persönlich? Dein Blick nach vorn.
Mein Ziel ist es, die Prompts weiter zu optimieren, sodass ich möglichst wenig Nachbearbeitungszeit aufwenden muss.
Gleichzeitig braucht es teilweise auch etwas Gewöhnung: Protokolle können heute kürzer und anders strukturiert sein, als es viele Mitglieder oder Vorstände gewohnt sind. Ich bin jedoch überzeugt, dass sich diese Form langfristig durchsetzen wird.
Zudem möchte ich Meeting Metrics künftig auch in kleineren internen Besprechungen einsetzen, um besprochene Punkte sowie Pendenzen zuverlässig festzuhalten.
Teams, die überlegen, mit Meeting Metrics zu starten, würde ich auf jeden Fall empfehlen, es einfach auszuprobieren. Es braucht etwas Zeit, bis man die richtigen Prompts gefunden hat und das Protokoll genau so aussieht, wie man es sich wünscht.
Das Vorlagetool funktioniert mittlerweile jedoch sehr gut – vieles passt bereits beim ersten Versuch. Und das Team hinter Meeting Metrics reagiert bei Supportanfragen schnell und sehr hilfsbereit.
Mehr Zeit für die eigentliche Arbeit
Das Beispiel von Yannik Brunner zeigt, wie sich der administrative Aufwand rund um Sitzungen deutlich reduzieren lässt. Wenn Protokolle schneller erstellt werden, profitieren nicht nur die Protokollführenden, sondern auch alle Teilnehmenden, die zeitnah auf die wichtigsten Ergebnisse zugreifen können.
Meeting Metrics unterstützt Teams dabei, Meetings automatisch zu dokumentieren und strukturiert aufzubereiten – damit weniger Zeit in die Nachbearbeitung fliesst und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt.
