Bei INGTES begann der Einsatz von Meeting Metrics mit einem konkreten Anliegen: Bewerbungsgespräche aufmerksam führen und zugleich zuverlässig dokumentieren.
Aus diesem Anwendungsfall im Recruiting entwickelte sich schrittweise eine breitere Nutzung. Heute unterstützt die Lösung auch Workshops, interne Meetings und weitere Gesprächsformate.
Wir haben mit Pascal Wolfisberg, Head of Human Resources bei INGTES, über diese Entwicklung gesprochen. Er erläutert, weshalb der Nutzen für ihn über reine Zeitersparnis hinausgeht und welche Erfahrungen INGTES bei der Einführung von KI im Arbeitsalltag gesammelt hat.
KI im Rahmen von «Working Smart»
INGTES ist ein Schweizer Softwareunternehmen mit Sitz in Aarau und entwickelt digitale Fachlösungen unter anderem für Steuerverwaltungen, kantonale Gebäudeversicherungen und Unternehmen aus der Medienbranche. Digitalisierung und die Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse gehören damit zum Kerngeschäft.
Auch intern beschäftigt sich INGTES mit der Frage, wie KI die Mitarbeitenden sinnvoll unterstützen kann. Im Rahmen der Initiative «Working Smart» werden konkrete Anwendungen erprobt und schrittweise in den Arbeitsalltag integriert. Meeting Metrics ist inzwischen Teil dieser Initiative.
Ausgangspunkt war ein klarer Anwendungsfall im Recruiting: die Dokumentation von rund 30-minütigen Online-Erstgesprächen.
Mehr Aufmerksamkeit im Bewerbungsgespräch
Pascal Wolfisberg verantwortet bei INGTES Themen rund um Recruiting, Personalentwicklung sowie Kultur- und Organisationsentwicklung. Im Recruiting führt er regelmässig Online-Erstgespräche mit potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten.
Dabei musste er bisher gleichzeitig zuhören, gezielt nachfragen und die wesentlichen Aussagen schriftlich festhalten.
Wenn ich mitschreibe, bin ich mit einem Teil meiner Aufmerksamkeit bei den Notizen und kann mich nicht voll auf mein Gegenüber konzentrieren.
Pascal Wolfisberg, Head of Human Resources bei INGTES
Meeting Metrics übernimmt die Transkription und erstellt eine strukturierte Zusammenfassung. Damit kann Pascal sich stärker auf das Gespräch konzentrieren und erhält gleichzeitig eine dokumentierte Grundlage für den weiteren Auswahlprozess.
Gesprächsqualität und effizientere Nachbereitung
Der Nutzen liegt für Pascal nicht nur in der Zeitersparnis. Entscheidend ist auch, während des Gesprächs präsenter sein zu können.
Automatisch erstellte Protokolle müssen weiterhin geprüft werden. Die Verantwortung für die Dokumentation bleibt beim Menschen.
Bei längeren Meetings und Workshops kommt zusätzlich die Zeitersparnis in der Nachbereitung zum Tragen. Wo früher Notizen zusammengeführt und zu einem vollständigen Protokoll ausgearbeitet werden mussten, liegt heute bereits ein strukturierter Entwurf vor, der geprüft und ergänzt werden kann.
Wie sich die Nutzung im Unternehmen verbreitete
Die Einführung erfolgte schrittweise. Pascal erprobte Meeting Metrics zunächst für seinen eigenen Anwendungsfall und stellte seine Erfahrungen anschliessend im Management vor.
Die ersten Erfahrungen stiessen auf Interesse. Danach wurde die Nutzung auf Workshops und weitere Meetings ausgeweitet. Eine wichtige Rolle spielte dabei auch die Möglichkeit, schweizerdeutsche Gespräche zu verarbeiten.
Wir haben es sukzessive erweitert. Es ist wirklich gewachsen, weil die Leute den Mehrwert gesehen haben.
Wie intensiv Meeting Metrics genutzt wird, hängt von der jeweiligen Rolle und den konkreten Anwendungsfällen ab. Entscheidend war, dass Mitarbeitende den Nutzen im eigenen Arbeitsalltag ausprobieren konnten.
Vertrauen als Voraussetzung für den Einsatz im HR
Bei Mitarbeiter- und Entwicklungsgesprächen können persönliche und sensible Themen zur Sprache kommen. Deshalb wird bewusst abgewogen, ob eine Aufzeichnung sinnvoll und angemessen ist.
Voraussetzung ist eine transparente Information und Zustimmung der beteiligten Personen. Sie müssen nachvollziehen können, weshalb ein Gespräch aufgezeichnet wird und wie die Informationen verwendet werden.
Auch bei KI-generierten Protokollen bleibt die Verantwortung beim Menschen. Falsche oder missverständliche Wiedergaben müssen geprüft und korrigiert werden.
Wie Meeting Metrics die Dokumentation unterstützt
Meeting Metrics ist ein Schweizer KI-Assistent für Meetings und Gespräche. Die Plattform transkribiert Gespräche und erstellt daraus Zusammenfassungen, Protokolle, Aufgaben und Entscheide.
Mit eigenen Vorlagen lassen sich die Ergebnisse auf unterschiedliche Anwendungsfälle anpassen.
Auch Schweizerdeutsch wird unterstützt. Für Unternehmen mit sensiblen Daten bietet Meeting Metrics Schweizer Hosting sowie im Enterprise-Bereich eine lokale KI-Verarbeitung in der Schweiz.
Das HR zwischen persönlicher Begleitung und Unternehmensentwicklung
Für Pascal bedeutet moderne HR-Arbeit, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Blick zu behalten und gleichzeitig die Entwicklung des Unternehmens mitzugestalten.
Im Zentrum stehen dabei gute Zusammenarbeit, Entwicklungsmöglichkeiten und ein Arbeitsumfeld, das Veränderung ermöglicht.
KI kann dabei unterstützen, wenn sie administrative Aufgaben reduziert und dadurch mehr Raum für persönliche Anliegen und den direkten Austausch schafft.
Praktische Erfahrungen und klare Rahmenbedingungen
Unternehmen, die den Einsatz von KI prüfen, empfiehlt Pascal, mit konkreten Anwendungen zu starten und die Mitarbeitenden offen einzubeziehen.
Bedenken müssten ernst genommen werden. Gleichzeitig entwickle sich die Technologie so schnell, dass es schwierig sei, jede Eventualität im Voraus zu regeln.
Bei INGTES werden deshalb praktische Erfahrungen und Governance miteinander verbunden. Im Rahmen von «Working Smart» bestehen Leitplanken für den Einsatz von KI, die laufend weiterentwickelt werden.
Wenn du die Entwicklung nicht verpassen willst, musst du neue Möglichkeiten auch praktisch ausprobieren. Gleichzeitig braucht es klare Leitplanken, damit kein Wildwuchs entsteht.
Ein konkreter Anwendungsfall als Ausgangspunkt
Die Erfahrung von INGTES zeigt, wie sich KI aus einem konkreten Bedarf heraus etablieren kann.
Am Anfang stand die Frage, wie Bewerbungsgespräche aufmerksam geführt und gleichzeitig zuverlässig dokumentiert werden können. Daraus entwickelte sich schrittweise eine breitere Nutzung für Workshops und weitere Meetings.
Entscheidend bleibt die Kombination aus praktischem Ausprobieren und klaren Rahmenbedingungen.
