Im Gespräch mit Mathias Schunke: So macht Ugra aus Meetings echte Erfolgs-Sessions

Ein Blick hinter die Kulissen mit Mathias Schunke, Geschäftsführer der Ugra Swisstesting AG

Meetings gehören zum Berufsalltag – doch sie sind nicht immer effektiv. Viele Teams kämpfen mit mangelnder Vorbereitung, aufwändiger Nachbereitung und unklarer Aufgabenverteilung. Dass es auch anders geht, zeigt das Beispiel der Ugra Swisstesting AG. Geschäftsführer Mathias Schunke spricht im Interview mit Meeting Metrics über smarte Meetingstrukturen, effiziente Tools und den Weg zu mehr Motivation im Arbeitsalltag.

Wer bist du, und was machst du beruflich? 

Mein Name ist Mathias Schunke, ich bin Geschäftsführer der Ugra Swisstesting AG. Wir sind eine 100-prozentige Tochter des Vereins Ugra Schweizer Kompetenzzentrum Druck- und Medientechnik. Unsere Kernkompetenzen sind Prüfen, Zertifizieren und Entwickeln. 

Was macht euer Unternehmen oder eure Arbeitsweise besonders? 

Wir betreiben ein Prüflabor, akkreditiert nach SN EN ISO/IEC 17025, für Prüfungen an Materialien und Erzeugnissen aus der Druck- und Verpackungsindustrie, der Papierindustrie sowie dem Sicherheitsdruck. Darüber hinaus sind wir in verschiedenen nationalen und internationalen Normungsgremien aktiv an der Normenarbeit beteiligt. 

Wie seid ihr früher an Meetings herangegangen – Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung? 

Wir haben verschiedene Meetingtypen etabliert, z. B. QM-Meetings, GL-Meetings und Team-Meetings. Für alle Meetings haben wir fixe Traktanden definiert. Spezifische Themen werden im Voraus eingereicht, um den Zeitbedarf abzuschätzen und eine inhaltliche Vorbereitung der Teilnehmer zu ermöglichen. Unser wöchentliches Produktionsmeeting erfolgt gemäss Kanban-Methodik als Stehbesprechung. Die Nachbereitung, besonders das Protokollieren, war jedoch ein zeitaufwändiger Prozess. 

Gab es typische Pain Points oder «unnötige Zeitfresser»? 

Definitiv. Das Rekapitulieren und Protokollieren im Nachgang des Meetings war aufwändig und mühsam. Oft blieb es liegen, da einen das Tagesgeschäft schon wieder überrollt hat. Das war frustrierend und unbefriedigend. 

Wie wurden Entscheidungen oder Aufgaben aus Meetings bisher dokumentiert? 

Das ist unterschiedlich umgesetzt. Für QM-Meetings und Aufgaben verwenden wir ein webbasiertes Management- und Informationssystem, für andere Fälle Memos oder Protokolle. 

Wie bist du auf Meeting Metrics gestossen? 

Bajram und Enes haben die Applikation im Rahmen beim Gipfeltreff vom Switzerland Innovation Park Ost vorgestellt. Der Nutzen der Anwendung war sofort offensichtlich. 

Gibt es bestimmte Meetingtypen, bei denen Meeting Metrics besonders hilfreich ist? 

Für die Erfüllung unserer Aufgaben im Labor und im Qualitätsmanagement ist eine präzise und zeitnahe Dokumentation von entscheidender Bedeutung. Wir setzen es nicht nur für Protokolle ein, sondern auch für Brainstormings und persönliche Gespräche. Die Verarbeitung von Sprachmemos mit Meetingmetrics ist in diesem Zusammenhang ein entscheidender Gamechanger, da es wesentlich schneller ist als das Tippen von Texten. 

Welche Auswirkungen hat Meeting Metrics auf deine tägliche Arbeit? 

Ich spare enorm viel Zeit bei Protokoll- und Dokumentationsaufgaben. Die schriftlichen Zusammenfassungen sind schnell verfügbar, normative Anforderungen werden eingehalten und die persönliche Motivation steigt. 

Hast du einen persönlichen Tipp, wie man Meetings besser gestalten kann? 

In unseren Team-Meetings versuchen wir, wenn möglich, kleinere Aufgaben direkt zu erledigen – «Getting things done!» ist unser Motto. Für alle Beteiligten ist es motivierend, das Meeting mit einer überschaubaren Aufgabenliste zu beenden. 

Fazit: Effizienz durch intelligente Automatisierung

Mathias Schunkes Erfahrung zeigt eindrucksvoll, wie Meeting Metrics gerade in regulierten Branchen wie der Prüf- und Zertifizierungsindustrie einen echten Mehrwert schaffen kann. Die Kombination aus strukturierter Meetingvorbereitung und KI-gestützter Nachbereitung ermöglicht es, das Beste aus beiden Welten zu nutzen: menschliche Expertise in der Durchführung und technologische Effizienz in der Dokumentation.

Der entscheidende Gamechanger liegt dabei in der Verarbeitung von Sprachmemos – eine Funktion, die nicht nur Zeit spart, sondern auch die Hemmschwelle für eine vollständige Dokumentation senkt. So wird aus einem lästigen Pflichtprogramm ein efizientes Werkzeug, das die Qualität der Arbeit steigert und gleichzeitig normative Anforderungen erfüllt.

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