KI-Meeting-Protokolle mit Schweizer Datenschutz (Hosting & Datenschutz)

Wer Meeting-Protokolle mit KI erstellt, verarbeitet oft sensible Inhalte: Sitzungen von Gemeinden, Gespräche in Schulen, Kundentermine, Geschäftsleitungsmeetings, Personalthemen oder interne Projektbesprechungen.

Deshalb reicht es nicht, nur zu fragen, ob eine KI gute Zusammenfassungen erstellt.

Die wichtigere Frage lautet:

Wo werden unsere Daten verarbeitet und wer hat Zugriff darauf?

Genau diese Frage beantworten wir bei Meeting Metrics bewusst transparent.

Warum Meeting-Daten besonders sensibel sind

In Meetings werden oft Informationen besprochen, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind:

1. interne Entscheide
2. Personaldaten
3. Kundendaten
4. Projektinformationen
5. finanzielle Themen
6. vertrauliche Dokumente
7. Aufgaben und Verantwortlichkeiten
8. politische oder organisatorische Einschätzungen

Aus einem Meeting entstehen bei Meeting Metrics je nach Nutzung verschiedene Daten: Audio, Transkript, Sprecherzuordnung, Zusammenfassung, Aufgaben, Entscheidungen und Exporte.

Darum ist Datenschutz bei Meeting-Software kein Zusatzthema. Er ist ein zentraler Teil des Produkts.

Standard-Setup und Enterprise: Der wichtige Unterschied

Meeting Metrics kann je nach Abo und Kundenanforderung unterschiedlich betrieben werden.

Für viele Nutzerinnen und Nutzer reichen die Standardpläne aus. Dort können je nach Konfiguration auch externe KI-Dienste für bestimmte Verarbeitungsschritte eingesetzt werden.

Für Organisationen mit höheren Datenschutzanforderungen bieten wir jedoch Meeting Metrics Enterprise an.

Enterprise ist besonders relevant für:

1. Gemeinden und öffentliche Verwaltungen
2. Schulen und Hochschulen
3. Unternehmen mit vertraulichen Kundendaten
4. Geschäftsleitungen und Verwaltungsräte
5. Organisationen mit internen Datenschutzvorgaben
6. Teams mit sensiblen Sitzungsinhalten

Der wichtigste Unterschied: Im Enterprise-Setup erfolgt die Verarbeitung vollständig in der Schweiz.

Was bedeutet “Verarbeitung in der Schweiz”?

Bei Meeting Metrics Enterprise werden die zentralen Verarbeitungsschritte in der Schweiz durchgeführt.

Dazu gehören:

1. Hosting in der Schweiz
2. Speicherung der Daten in der Schweiz
3. verschlüsselte Backups in der Schweiz
4. Transkription in der Schweiz
5. Sprechererkennung in der Schweiz
6. KI-Verarbeitung mit lokalen Modellen in der Schweiz

Das bedeutet: Die Meeting-Inhalte müssen für die Enterprise-Verarbeitung nicht an externe KI-Anbieter im Ausland gesendet werden.

Externe KI-Anbieter wie OpenAI, Google Gemini oder Anthropic sind im Enterprise-Setup nicht aktiviert, sofern dies nicht separat geprüft, vertraglich geregelt und ausdrücklich freigegeben wird.

Werden Kundendaten für KI-Training verwendet?

Nein.

Kundendaten werden bei Meeting Metrics nicht zum Training, Retraining, Fine-Tuning oder zur Verbesserung eigener oder fremder KI-Modelle verwendet.

Das ist besonders wichtig, weil Meeting-Inhalte oft vertrauliche Informationen enthalten. Unternehmen, Schulen und Gemeinden nutzen Meeting Metrics, um ihre Gespräche besser zu dokumentieren, nicht um ihre Daten für Trainingszwecke bereitzustellen.

Wer hat Zugriff auf die Daten?

Der Zugriff auf Meeting Metrics erfolgt rollen- und teambasiert.

Das bedeutet: Nutzerinnen und Nutzer sehen nur Inhalte, für die sie berechtigt sind. Inhalte können eigenen Meetings, einem Team oder expliziten Freigaben zugeordnet sein.

Für Organisationen ist das wichtig, weil nicht jedes Meeting denselben Schutzbedarf hat. Ein öffentliches Projektmeeting ist nicht dasselbe wie ein Personalgespräch, eine Geschäftsleitungssitzung oder eine vertrauliche Gemeinderatssitzung.

Meeting Metrics unterstützt deshalb:

1. Team- und Rollenrechte
2. kontrollierte Freigaben
3. geschützte Zugriffe
4. Exportmöglichkeiten je nach Berechtigung
5. administrative Zugriffe nach dem Need-to-know-Prinzip

So bleibt klarer kontrollierbar, wer welche Inhalte sehen, bearbeiten, exportieren oder teilen darf.

Was passiert mit Audio, Transkript und Zusammenfassung?

Ein wichtiger Punkt: Nicht jede Information muss dauerhaft behalten oder breit geteilt werden.

Je nach Organisation kann definiert werden, wie mit den verschiedenen Ebenen eines Meetings umgegangen wird:

1. Audioaufnahme
2. Transkript
3. Sprecherzuordnung
4. Zusammenfassung
5. Aufgaben
6. Entscheidungen
7. Export als PDF, Word, Markdown oder Text

Viele Organisationen möchten zum Beispiel nicht das vollständige Transkript weitergeben, sondern nur ein geprüftes Protokoll oder eine Aufgabenliste.

Das ist sinnvoll. Gute Meeting-Dokumentation bedeutet nicht, alles maximal zu speichern, sondern die relevanten Informationen kontrolliert nutzbar zu machen.

Löschung, Export und Aufbewahrung

Meeting Metrics unterstützt den Export von Inhalten und die Löschung einzelner Meetings im Rahmen der Produkt- und Berechtigungslogik.

Nach Vertragsende können personenbezogene Daten gemäss vertraglicher Regelung zurückgegeben oder gelöscht werden. Produktive Inhaltsdaten werden nach Vertragsende innerhalb angemessener Fristen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Für Organisationen ist das wichtig, weil Datenschutz nicht nur bei der Aufnahme beginnt. Er umfasst den ganzen Lebenszyklus der Daten:

1. Erstellung
2. Verarbeitung
3. Zugriff
4. Freigabe
5. Export
6. Aufbewahrung
7. Löschung

Gibt es eine On-Premise-Option?

Ja, für Organisationen mit besonders hohen Anforderungen kann ein On-Premise- oder dediziertes Setup geprüft werden.

Das kann zum Beispiel für grössere Unternehmen, öffentliche Organisationen oder stark regulierte Bereiche relevant sein, wenn Datenflüsse, Infrastruktur oder interne Vorgaben besondere Anforderungen stellen.

On-Premise ist nicht für jeden Anwendungsfall nötig. Aber es ist wichtig, dass diese Option besteht, wenn eine Organisation sie braucht.

Was erhalten Enterprise-Kunden konkret?

Meeting Metrics Enterprise richtet sich an Organisationen, die KI für Meetings professionell und datenschutzbewusst einsetzen möchten.

Enterprise umfasst insbesondere:

1. Verarbeitung vollständig in der Schweiz
2. Schweizer Hosting und Datenspeicherung
3. Transkription in der Schweiz
4. Sprechererkennung in der Schweiz
5. lokale KI-Verarbeitung in der Schweiz
6. keine externen KI-Anbieter ohne separate Freigabe
7. keine Nutzung von Kundendaten für KI-Training
8. rollen- und teambasierte Zugriffsrechte
9. kontrollierte Freigaben und Exporte
10. verschlüsselte Backups in der Schweiz
11. Lösch- und Exportmöglichkeiten
12. AVV und Sicherheitsunterlagen auf Anfrage
13. optionale Prüfung von On-Premise- oder dedizierten Setups

Für wen ist Enterprise sinnvoll?

Enterprise ist besonders sinnvoll, wenn Meetings regelmässig sensible oder vertrauliche Inhalte enthalten.

Typische Beispiele:

1. Gemeinderatssitzungen
2. Schul- und Hochschulmeetings
3. Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen
4. Kundengespräche
5. Projekt- und Eskalationsmeetings
6. HR-nahe Gespräche
7. interne Strategie- oder Finanzmeetings

In solchen Fällen geht es nicht nur um Zeitersparnis. Es geht auch darum, KI so einzusetzen, dass Datenschutz, Kontrolle und Nachvollziehbarkeit gewährleistet bleiben.

Fazit

KI kann Meeting-Dokumentation deutlich effizienter machen. Aber bei sensiblen Sitzungen braucht es mehr als eine gute Zusammenfassung.

Organisationen sollten wissen:

1. Wo werden die Daten gespeichert?
2. Wo findet die KI-Verarbeitung statt?
3. Werden externe KI-Anbieter eingesetzt?
4. Werden Daten für Training verwendet?
5. Wer hat Zugriff?
6. Wie können Inhalte gelöscht oder exportiert werden?
7. Gibt es eine Lösung für höhere Sicherheitsanforderungen?

Meeting Metrics Enterprise wurde genau für diese Fragen entwickelt.

Für Unternehmen, Schulen und Gemeinden bedeutet das: KI-gestützte Meeting-Dokumentation mit Verarbeitung in der Schweiz, klaren Zugriffsrechten, kontrollierten Datenflüssen und optionalen Setups für erhöhte Anforderungen.