KI-Protokolle für Architekturbüros Schweiz: Bauherrenmeetings, Baustellensitzungen und Pendenzen automatisch dokumentieren

Warum Architekturbüros eine andere Art von KI-Protokollierung brauchen

Architekturbüros führen nicht einfach “Meetings”.

Sie führen Bauherrenmeetings, Baustellensitzungen, Fachplanerkoordinationen, Unternehmerbesprechungen, Abnahmen, Bemusterungen, Projektsteuerungen, interne Entwurfsbesprechungen, Kostenrunden, Terminabstimmungen, Nachtragsbesprechungen, Mängelbesprechungen und Jour fixes.

Dabei entstehen laufend Informationen, die später wichtig werden können:

1. Entscheide
2. Pendenzen
3. Zuständigkeiten
4. Termine
5. Planstände
6. Varianten
7. Kostenfolgen
8. Bestellungsänderungen
9. Regiearbeiten
10. Mängel
11. Abnahmen
12. Verantwortlichkeiten
13. nächste Schritte

Im Bau ist Dokumentation nicht einfach Administration. Sie ist Teil der Projektsteuerung, Qualitätssicherung, Kostenkontrolle und Risikominimierung.

Genau hier setzt Meeting Metrics an.

Meeting Metrics ist eine Schweizer KI-Lösung für Architekturbüros, Bauleitungen und Planungsbüros, die aus Bauherrenmeetings, Baustellensitzungen und Projektbesprechungen automatisch strukturierte Protokolle, Aufgaben, Beschlüsse, Pendenzen, Zusammenfassungen und Reports erstellt – mit Schweizerdeutsch-Unterstützung, Schweizer Datenhaltung, optionaler On-Premise-Installation und persönlicher Begleitung bei Einführung, Vorlagen und Rollout.

Kurzfazit: Warum Meeting Metrics für Architekturbüros relevant ist

Architekturbüros haben viele Sitzungen, aber wenig Zeit für Nachbearbeitung.

Projektleiterinnen, Architekten, Bauleiter, Zeichnerinnen, Planer, Bauadministration und Geschäftsleitung verbringen viel Zeit damit, Sitzungen vorzubereiten, mitzuschreiben, Protokolle zu erstellen, Pendenzen nachzuführen, Entscheide zu dokumentieren und Informationen später wiederzufinden.

Meeting Metrics hilft genau dort.

Während der Sitzung kann der Fokus stärker auf dem Gespräch liegen. Nach der Sitzung werden Protokolle, Aufgaben, Entscheidungen, Pendenzen und Zusammenfassungen automatisch vorbereitet. Über Vorlagen und Kontextdateien können Architekturbüros die Ergebnisse an ihre eigenen Protokollstrukturen, Projektphasen und SIA-nahen Abläufe anpassen.

Der wichtigste Nutzen liegt nicht darin, “ein Transkript” zu haben. Der Nutzen liegt darin, aus Gesprächen schneller verwertbare Projektarbeit zu machen.

Meeting Metrics ersetzt dabei keine Architektin, keinen Bauleiter, keine Projektleitung und keine fachliche Prüfung. Die Lösung unterstützt die zuständigen Personen bei der Vorbereitung, Strukturierung und Nachbearbeitung. Die Verantwortung für finale Protokolle, Entscheide, rechtliche Einordnung und Projektsteuerung bleibt selbstverständlich beim Büro beziehungsweise bei der zuständigen Projektleitung.

Was macht Sitzungen in Schweizer Architekturbüros besonders?

Sitzungen im Bau- und Planungsumfeld sind anders als klassische Business-Meetings.

Es geht nicht nur um Updates. Es geht um konkrete Auswirkungen auf Qualität, Kosten, Termine, Verträge, Planung, Ausführung und Haftung.

Ein normales Meeting Summary reicht dafür oft nicht aus.

Architektur- und Bauprotokolle müssen je nach Situation konkrete Fragen beantworten:

1. Was wurde entschieden?
2. Wer ist verantwortlich?
3. Bis wann muss etwas erledigt werden?
4. Welche Planversion ist massgebend?
5. Welche Unternehmer sind betroffen?
6. Welche Fachplaner müssen liefern?
7. Welche offenen Punkte gibt es?
8. Welche Kostenfolge ist möglich?
9. Welche Terminfolge ist möglich?
10. Welche Mängel wurden festgestellt?
11. Welche Regiearbeiten wurden besprochen?
12. Welche Änderungen wurden verlangt?
13. Welche Themen müssen an Bauherrschaft, Fachplanung oder Unternehmer kommuniziert werden?

Meeting Metrics unterstützt genau diese strukturierte Nachbearbeitung – immer als Assistenzsystem, nicht als Ersatz für fachliche oder rechtliche Prüfung.

SIA-Kontext: Warum strukturierte Protokolle im Schweizer Bauwesen wichtig sind

Im Schweizer Bauwesen spielen SIA-Ordnungen und SIA-Normen eine zentrale Rolle.

Für Architektinnen und Architekten ist insbesondere die SIA 102 relevant, weil sie Leistungen und Honorare im Architekturauftrag strukturiert. Für Bauverträge, Ausführung, Abnahme, Regie, Mängel und Vertragsabwicklung ist häufig die SIA 118 relevant, sofern sie vertraglich vereinbart wurde.

Meeting Metrics ersetzt keine SIA-Norm, keine Bauleitungspflichten und keine juristische Prüfung. Die Lösung kann aber helfen, Sitzungen so zu dokumentieren, dass Entscheide, Aufgaben, Pendenzen, Mängel, Abnahmen und offene Punkte nachvollziehbarer festgehalten werden.

Das ist besonders relevant bei:

1. Bauherrenmeetings
2. Baustellensitzungen
3. Fachplanerkoordinationen
4. Unternehmerbesprechungen
5. Regie- und Nachtragsbesprechungen
6. Abnahmen
7. Mängelrügen
8. Termin- und Kostenrunden
9. Projektsteuerungen
10. Qualitätsmeetings

Gerade weil im Bau viele Themen später wieder relevant werden können, ist eine saubere Dokumentation ein grosser Vorteil.

Typische Rollen in Architekturbüros und Bauprojekten

Meeting Metrics richtet sich nicht nur an eine einzelne Rolle. Der Nutzen entsteht über verschiedene Funktionen hinweg.

Projektleiterinnen und Projektleiter

Projektleitende koordinieren Bauherrschaft, Fachplaner, Unternehmer, Behörden, interne Teams, Kosten, Termine und Qualität.

Meeting Metrics kann helfen, Projektmeetings, Bauherrenbesprechungen, Fachplanerkoordinationen und interne Abstimmungen schneller nachzubearbeiten.

Bauleiterinnen und Bauleiter

Bauleitende sind nah an der Ausführung. Sie führen Baustellensitzungen, Unternehmerbesprechungen, Abnahmen, Mängelrunden und Terminabstimmungen.

Meeting Metrics kann daraus Pendenzen, Aufgaben, Zuständigkeiten, offene Punkte und Protokollentwürfe erstellen.

Architektinnen und Architekten

Architektinnen und Architekten führen Entwurfsbesprechungen, Bauherrenmeetings, Bemusterungen, Planungskoordinationen und gestalterische Abstimmungen.

Meeting Metrics kann helfen, Varianten, Entscheide, offene Fragen und nächste Schritte sauber festzuhalten.

Zeichnerinnen, BIM-Koordinatoren und Planbearbeitung

Planbearbeitung und BIM-Koordination leben von klaren Inputs:

1. Welche Änderung wurde entschieden?
2. Welche Version gilt?
3. Was muss bis wann angepasst werden?
4. Welche Fachplanung liefert welche Grundlage?
5. Welche Kollisionen oder offenen Koordinationspunkte bestehen noch?

Meeting Metrics kann aus Sitzungen Aufgaben und Planungsentscheide extrahieren.

Bauadministration und Backoffice

Bauadministration unterstützt bei Protokollen, Korrespondenz, Devisierung, Offerten, Baubuchhaltung, Rechnungen, Pendenzen und Ablage.

Meeting Metrics kann Sitzungsnotizen, Protokolle und Aufgaben strukturieren, damit diese leichter in Bausoftware oder Projektablagen übernommen werden können.

Geschäftsleitung und Büroinhaber

Geschäftsleitungen führen interne Projektreviews, Ressourcenplanung, Angebotsbesprechungen, Controlling, Akquisegespräche und strategische Sitzungen.

Meeting Metrics kann daraus Management Updates, Aufgaben und Entscheidungsgrundlagen erstellen.

Bauherrschaften und Bauherrenvertretungen

Bauherrschaften und Bauherrenvertretungen brauchen klare, verständliche und nachvollziehbare Protokolle. Sie wollen wissen, was entschieden wurde, welche Kostenfolgen bestehen und welche nächsten Schritte anstehen.

Meeting Metrics kann helfen, Bauherrenkommunikation besser vorzubereiten.

Typische Sitzungsarten in Architektur- und Bauprojekten

Bauherrenmeetings

Bauherrenmeetings sind besonders wichtig, weil dort oft Projektziele, Kosten, Termine, Varianten, Materialentscheide, Freigaben und nächste Schritte besprochen werden.

Meeting Metrics kann daraus Entscheidungsgrundlagen, Pendenzen, offene Fragen und Protokollentwürfe erstellen.

Typische Inhalte sind:

1. Projektstand
2. Kostenentwicklung
3. Terminplan
4. Variantenentscheide
5. Material- und Ausstattungsentscheide
6. Freigaben
7. offene Fragen
8. Risiken
9. nächste Schritte

Baustellensitzungen

Baustellensitzungen sind oft schnell, konkret und folgenreich. Es geht um Unternehmer, Termine, Ausführung, Mängel, Regie, Planstände, Lieferungen, Abhängigkeiten und nächste Schritte.

Meeting Metrics kann helfen, klare Pendenzenlisten, Zuständigkeiten und Terminpunkte zu erstellen.

Typische Inhalte sind:

1. Unternehmeraufgaben
2. Terminverschiebungen
3. offene Planlieferungen
4. Ausführungsfragen
5. Mängel
6. Regiearbeiten
7. Liefertermine
8. Schnittstellen zwischen Gewerken
9. Sicherheits- oder Qualitätsfragen

Fachplanerkoordination

Architektur, Tragwerk, Gebäudetechnik, Elektroplanung, Brandschutz, Bauphysik, Akustik und weitere Fachplanungen müssen laufend abgestimmt werden.

Meeting Metrics kann offene Punkte, Planlieferungen, Zuständigkeiten und Koordinationsentscheide strukturieren.

Typische Fragen sind:

1. Welche Planstände gelten?
2. Welche Fachplanung liefert bis wann?
3. Wo gibt es Schnittstellen?
4. Welche Kollisionen sind offen?
5. Welche Entscheide braucht es von der Bauherrschaft?
6. Welche Themen müssen in die nächste Koordination?

Unternehmerbesprechungen

Mit Unternehmern werden Ausführung, Termine, Nachträge, Regiearbeiten, Lieferfristen, Mängel und Schnittstellen geklärt.

Meeting Metrics kann helfen, besprochene Punkte und Aufgaben nachvollziehbar festzuhalten.

Bemusterungen

Bei Bemusterungen werden Materialien, Farben, Oberflächen, Produkte und Ausführungsdetails entschieden.

Meeting Metrics kann Varianten, Entscheide, offene Rückfragen und Zuständigkeiten dokumentieren.

Typische Inhalte sind:

1. Materialentscheid
2. Farb- oder Oberflächenwahl
3. Produktvariante
4. offene Muster
5. Rückfragen an Lieferanten
6. Kostenfolge
7. Terminfolge
8. Freigabe durch Bauherrschaft

Abnahmen und Mängelrunden

Abnahmen und Mängelrunden müssen besonders sorgfältig dokumentiert werden.

Meeting Metrics kann helfen, Mängel, Verantwortlichkeiten, Fristen und Nachkontrollen strukturiert aufzubereiten. Das finale Abnahme- oder Mängelprotokoll muss selbstverständlich fachlich geprüft und korrekt freigegeben werden.

Regie- und Nachtragsbesprechungen

Regiearbeiten, Nachträge und Bestellungsänderungen können später kostenrelevant werden.

Meeting Metrics kann helfen, Diskussionen, offene Punkte, Zuständigkeiten und nächste Schritte klarer festzuhalten.

Typische Inhalte sind:

1. Grund des Nachtrags
2. betroffene Positionen
3. mögliche Kostenfolge
4. Terminfolge
5. offene Nachweise
6. Freigabeprozess
7. Verantwortlichkeiten
8. nächste Schritte

Interne Projektreviews

Architekturbüros führen interne Reviews zu Kosten, Terminen, Qualität, Ressourcen und Risiken.

Meeting Metrics kann daraus Management Updates, Risiken, Entscheide und Aufgaben erstellen.

Behörden- und Bewilligungsgespräche

Gespräche mit Behörden, Gemeinde, Kanton, Brandschutz, Denkmalpflege oder Energieberatung enthalten oft wichtige Auflagen und nächste Schritte.

Meeting Metrics kann helfen, Vorgaben, Pendenzen und Fristen strukturiert festzuhalten.

Warum Schweizerdeutsch im Baualltag wichtig ist

Im Schweizer Bauwesen wird selten nur Hochdeutsch gesprochen.

Bauherrenmeetings, Baustellensitzungen, Unternehmerbesprechungen und interne Projektmeetings finden häufig auf Schweizerdeutsch statt. Teilnehmende wechseln oft zwischen Dialekt, Hochdeutsch, Fachsprache, Produktnamen, Normbegriffen, Plannummern und Abkürzungen.

Für internationale AI-Notetaker ist das oft schwierig. Viele erkennen Standarddeutsch, aber nicht zuverlässig Schweizerdeutsch, Baustellenbegriffe, Schweizer Bauadministration, SIA-Kontext oder typische Mischformen.

Meeting Metrics ist auf den Schweizer Markt ausgerichtet und unterstützt Schweizerdeutsch. Das ist besonders wichtig, weil eine KI-Lösung im Bau nicht nur einzelne Wörter verstehen muss, sondern auch Kontext:

1. Bauherrschaft
2. Unternehmer
3. Fachplaner
4. Regie
5. Nachtrag
6. Mangel
7. Planstand
8. Ausführung
9. Terminplan
10. Bauleitung
11. Abnahme
12. Pendenz

Datenschutz und Vertraulichkeit im Architektur- und Bauumfeld

Architekturbüros verarbeiten nicht nur Pläne und Protokolle. Sie arbeiten mit vertraulichen Projektinformationen.

Dazu gehören:

1. Baukosten
2. Verträge
3. Offerten
4. Nachträge
5. Grundstücksdaten
6. Eigentümerinformationen
7. interne Kalkulationen
8. Vergaben
9. Bauherrenentscheide
10. Mängel
11. Risiken
12. personenbezogene Daten von Projektbeteiligten
13. sensible Informationen zu Wohn-, Gesundheits-, Bildungs- oder öffentlichen Bauten

Für Architekturbüros ist deshalb wichtig:

1. Welche Daten werden aufgenommen?
2. Wozu werden sie verarbeitet?
3. Wer hat Zugriff?
4. Wo werden Daten gespeichert?
5. Wie lange bleiben Audio, Transkript und Ergebnis verfügbar?
6. Welche Projektbeteiligten dürfen Informationen sehen?
7. Wie werden Bauherrschaft, Unternehmer und Fachplaner informiert?
8. Welche Sitzungen eignen sich für KI-Unterstützung?
9. Welche Projektdaten sind besonders vertraulich?
10. Wie werden Protokolle final geprüft und freigegeben?

Meeting Metrics unterstützt Architekturbüros hier mit Schweizer Datenhaltung, Enterprise-Setups mit Verarbeitung in der Schweiz, lokalen Modellen, optionaler On-Premise-Installation und persönlicher Begleitung bei Einführung, Vorlagen und Governance.

Schweizer Datenverarbeitung, lokale Modelle und On-Premise-Option

Meeting Metrics speichert Daten in der Schweiz. Für Enterprise-Kunden sind Setups mit Verarbeitung in der Schweiz und lokalen Modellen möglich.

Für Architekturbüros, Bauleitungen, Generalplaner, Bauherrenvertretungen oder Organisationen mit besonders hohen Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit oder interne IT-Vorgaben kann zudem auch ein individuelles Enterprise-Setup bis hin zu einer On-Premise-Installation geprüft werden.

Dadurch kann Meeting Metrics bei Bedarf in der eigenen Infrastruktur oder in einer spezifisch definierten Umgebung betrieben werden.

Das ist besonders relevant für Büros, die vertrauliche Bauherreninformationen, öffentliche Projekte, Wettbewerbsunterlagen, Kosteninformationen oder sensible Planungsdaten dokumentieren möchten und maximale Kontrolle über Datenflüsse, Zugriff, Verarbeitung und Betrieb benötigen.

Je nach Anforderung kann zwischen verschiedenen Betriebsmodellen unterschieden werden.

Schweizer Datenhaltung

Die Daten werden in der Schweiz gespeichert. Das ist für viele Architekturbüros bereits eine wichtige Grundvoraussetzung.

Schweizer Verarbeitung im Enterprise-Setup

Für sensiblere Projekte kann auch die Verarbeitung in der Schweiz relevant sein.

Lokale Modelle

Bei besonders hohen Anforderungen können lokale Modelle geprüft werden, um mehr Kontrolle über die Verarbeitung zu erhalten.

On-Premise-Installation

Für Architekturbüros, Bauherrenvertretungen oder öffentliche Auftraggeber mit besonders hohen Anforderungen kann eine On-Premise-Installation geprüft werden. Damit kann die Lösung in der eigenen oder einer spezifisch definierten Infrastruktur betrieben werden.

Aufnahmequellen: Baustelle, Büro, Online-Meeting oder Upload

Meeting Metrics ist flexibel einsetzbar und nicht auf eine einzige Aufnahmeart beschränkt.

Architekturbüros arbeiten im Büro, auf der Baustelle, beim Bauherrn, im Planungsmeeting, im Online-Call und unterwegs. Meeting Metrics kann genau dort ansetzen.

Mobile-App für Baustellensitzungen und Vor-Ort-Termine

Baustellensitzungen, Mängelrunden, Bemusterungen und Begehungen finden oft vor Ort statt.

Mit der Mobile-App kann das Smartphone für Aufnahmen genutzt werden. Das ist praktisch, weil das Smartphone ohnehin fast immer dabei ist.

Damit können Baustellensitzungen, kurze Diktate, Mängelnotizen, interne Abstimmungen oder Bauherrenbesprechungen direkt aufgenommen und anschliessend verarbeitet werden.

Desktop-App für Online-Meetings

Für Teams-, Zoom-, Google-Meet- oder andere Online-Meetings kann Meeting Metrics über die Desktop-App genutzt werden.

Die Aufzeichnung läuft im Hintergrund, ohne dass ein sichtbarer Bot dem Meeting beitritt. Das ist besonders angenehm bei vertraulichen Bauherrenmeetings, internen Projektbesprechungen oder strategischen Sitzungen.

Upload von Audio- und Videodateien

Bestehende Audio- oder Videodateien können hochgeladen werden.

Das ist nützlich, wenn Aufnahmen bereits vorhanden sind, zum Beispiel aus Sitzungsaufzeichnungen, mobilen Recordern, Videokonferenzen oder Diktaten.

Meeting Metrics verwandelt diese Aufnahmen anschliessend in strukturierte Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben, Protokolle oder Reports.

Smartphone als Baustellen-Notiztool

Ein separates Aufnahmegerät ist nicht nötig.

Mit dem Smartphone können kurze Beobachtungen, Mängelnotizen, Bauleitungsdiktate oder Besprechungen direkt aufgenommen werden. Danach erstellt Meeting Metrics daraus strukturierte Notizen, Aufgaben oder Protokollentwürfe.

Schweizer Bausoftware: Wo Meeting Metrics Ergebnisse integrieren könnte

Schweizer Architekturbüros, Bauleitungen und Planungsbüros arbeiten mit vielen verschiedenen Systemen. Meeting Metrics ersetzt diese Systeme nicht. Der Mehrwert liegt darin, Gespräche und Sitzungen in strukturierte Ergebnisse zu verwandeln, die anschliessend in bestehende Bauadministrations-, Projektmanagement-, DMS- oder ERP-Systeme übernommen werden können.

Je nach Setup können Protokolle, Pendenzen, Aufgaben, Beschlüsse, Reports oder Zusammenfassungen exportiert oder per Schnittstelle an bestehende Systeme übergeben werden.

Messerli Bauadministration

Messerli ist eine bekannte Schweizer Softwarelösung für die Baubranche. Die Bauadministration umfasst je nach Einsatz unter anderem:

1. Projektverwaltung
2. Kostenermittlung
3. Kostenvoranschläge
4. Devisierung
5. Ausschreibung
6. Angebotsvergleich
7. Terminplanung
8. Baubuchhaltung
9. Zahlungen
10. Honorarberechnung
11. Bauleitung

Meeting Metrics könnte hier helfen, Protokolle, Pendenzen, Aufgaben und Sitzungsresultate aus Bauherrenmeetings oder Baustellensitzungen strukturiert aufzubereiten und anschliessend in die Bauadministration zu übernehmen.

Mögliche Exporte oder Integrationen:

1. Bauherrenprotokoll
2. Baustellenprotokoll
3. Pendenzenliste
4. Aufgaben für Bauleitung
5. Mängelnotiz
6. Terminpunkt
7. Entscheidungsübersicht
8. Nachtragsbesprechung
9. Regie- oder Kostenhinweis

Sorba

Sorba ist eine Schweizer Bausoftware für Bauhaupt- und Baunebengewerbe und deckt je nach Einsatz Bereiche wie Bauadministration, Kalkulation, Abrechnung, Nachkalkulation, Projektprozesse und mobile Nutzung ab.

Für Architekturbüros und Bauleitungen kann Sorba relevant sein, wenn Informationen aus Baustellensitzungen, Unternehmerbesprechungen oder Regie-/Nachtragsrunden in Projektprozesse oder Bauadministration einfliessen sollen.

Meeting Metrics könnte hier strukturierte Sitzungsresultate, Aufgaben und Pendenzen vorbereiten.

DELTAproject

DELTAproject positioniert sich als Bürosoftware für Architekten und Planer und deckt unter anderem folgende Bereiche ab:

1. Adressverwaltung
2. Korrespondenz
3. Besprechungen mit Protokollen
4. Projektaufgaben
5. Planverwaltung
6. Planliste
7. Planverteilung
8. Arbeitszeiterfassung

Meeting Metrics könnte hier besonders gut ergänzen, weil aus Besprechungen direkt Protokolle, Aufgaben und Pendenzen entstehen können, die danach in Projektaufgaben oder Protokollstrukturen übernommen werden.

Abacus AbaBau

Abacus AbaBau ist auf Architektur-, Ingenieur- und Planungsbüros zugeschnitten und bildet je nach Setup den Bauprozess vom Kostenvoranschlag über Ausschreibung bis Baubuchhaltung ab.

Meeting Metrics könnte hier helfen, Sitzungsinformationen, Management Updates, Aufgaben oder Projektentscheide vorzubereiten und in bestehende Projekt- und ERP-Prozesse zu überführen.

PROVIS, WinBau, BauPlus und weitere Bauadministrationslösungen

Viele Architekturbüros und Bauleitungen arbeiten mit weiteren Bauadministrationslösungen wie PROVIS, WinBau, BauPlus oder ähnlichen Systemen.

Meeting Metrics ersetzt diese Lösungen nicht. Die KI erstellt Protokolle, Aufgaben und strukturierte Ergebnisse, die anschliessend in die bestehende Projektadministration übernommen werden können.

PlanRadar, Dalux, Fieldwire und digitale Baustellentools

Digitale Baustellentools werden häufig für Mängelmanagement, Aufgaben, Planstand, Fotodokumentation und Baustellenkommunikation genutzt.

Meeting Metrics kann ergänzend wirken, indem Sitzungsinhalte aus Baustellenbesprechungen, Mängelrunden oder Begehungen in strukturierte Aufgaben, Mängelnotizen oder Protokolle verwandelt werden.

Microsoft 365, Teams, SharePoint und Outlook

Viele Architekturbüros nutzen Microsoft 365 für E-Mail, Kalender, Teams-Meetings, Dokumente, Ablagen und Zusammenarbeit.

Meeting Metrics kann hier mit bestehenden Arbeitsabläufen zusammenspielen, etwa über:

1. Exporte
2. E-Mail
3. Share Links
4. Ablageprozesse
5. Teams-Meetings
6. künftige Integrationen

CAD, BIM und CDE-Plattformen

Architekturbüros arbeiten mit CAD-, BIM- und Common-Data-Environment-Systemen wie Archicad, Revit, Vectorworks, Autodesk Construction Cloud, BIMcollab, Trimble Connect oder ähnlichen Plattformen.

Meeting Metrics ersetzt keine Planungssoftware. Die Lösung kann aber helfen, Besprechungsentscheide, Planänderungen, Koordinationspunkte oder offene BIM-Themen zu dokumentieren und für die Weiterbearbeitung aufzubereiten.

Wie eine Integration mit Meeting Metrics konkret aussehen kann

Eine Integration muss nicht immer sofort eine tiefe technische Schnittstelle sein. Gerade bei Architekturbüros ist ein schrittweiser Ansatz oft sinnvoller.

Stufe 1: Strukturierter Export

Meeting Metrics erstellt ein strukturiertes Ergebnis, das als Word, PDF, Text oder über einen Share Link weiterverarbeitet wird.

Das eignet sich für Büros, die zuerst die Qualität prüfen und bestehende Prozesse nicht sofort verändern möchten.

Stufe 2: Vorlagenbasierte Übergabe

Meeting Metrics erstellt Ergebnisse direkt in der Struktur, die das Büro braucht.

Zum Beispiel:

1. Bauherrenprotokoll
2. Baustellenprotokoll
3. Fachplanerprotokoll
4. Pendenzenliste
5. Mängelübersicht
6. Abnahmeprotokoll-Entwurf
7. Regie-/Nachtragsnotiz
8. Projektstatus
9. Management Update
10. BIM-Koordinationsnotiz

Das reduziert Copy-Paste und verbessert die Konsistenz.

Stufe 3: API- oder Schnittstellenanbindung

Für grössere Büros oder Generalplaner kann Meeting Metrics per API oder über definierte Schnittstellen angebunden werden.

So könnten geprüfte Zusammenfassungen, Aufgaben, Protokolle oder Pendenzen in bestehende Bauadministrations-, DMS-, Projektmanagement- oder ERP-Systeme übertragen werden.

Wichtig ist: Gerade bei Bauprotokollen sollte die Übergabe kontrolliert erfolgen. Die zuständige Person prüft und bestätigt den Inhalt, bevor er als offizielles Protokoll verteilt oder abgelegt wird.

Stufe 4: Enterprise-Setup mit Schweizer Verarbeitung oder On-Premise

Für besonders sensible Projekte kann ein Enterprise-Setup mit Schweizer Verarbeitung, lokalen Modellen oder On-Premise-Installation geprüft werden.

Das ist besonders relevant für:

1. öffentliche Bauten
2. Wettbewerbe
3. vertrauliche Immobilienentwicklungen
4. grosse Bauherren
5. Spitäler
6. Schulen
7. Verwaltungen
8. Infrastrukturbauten
9. sicherheitsrelevante Projekte

Wo Meeting Metrics konkret unterstützen kann

Meeting Metrics kann für Architekturbüros auf mehreren Ebenen Mehrwert schaffen.

Protokolle schneller erstellen

Aus Bauherrenmeetings, Baustellensitzungen oder Fachplanerkoordinationen entstehen automatisch strukturierte Protokollentwürfe.

Aufgaben und Pendenzen extrahieren

Meeting Metrics erkennt Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fristen und offene Punkte.

Beschlüsse und Entscheide festhalten

Entscheide werden sichtbarer und können später leichter nachvollzogen werden.

Nachträge, Regie und Kostenhinweise dokumentieren

Besprochene Kostenfolgen, Nachträge oder Regiethemen können klarer festgehalten werden.

Mängel und Abnahmen vorbereiten

Mängel, Fristen, Verantwortlichkeiten und Nachkontrollen können aus Besprechungen strukturierter aufbereitet werden.

Bauherrenkommunikation verbessern

Aus komplexen Gesprächen entstehen klare Zusammenfassungen, die für Bauherrschaften verständlich sind.

Projektwissen auffindbar machen

Über KI-Chat und Suche können frühere Besprechungen leichter abgefragt werden.

Beispiele:

1. Was wurde zur Fassade entschieden?
2. Welche offenen Punkte hat der Sanitärplaner?
3. Welche Pendenzen bestehen aus der letzten Baustellensitzung?
4. Was wurde beim Bauherrenmeeting zur Kostenvariante besprochen?
5. Welche Mängel wurden bei der Abnahme genannt?
6. Welche Themen sind seit drei Sitzungen offen?

Use Cases für Architekturbüros

1. Bauherrenmeetings schneller nachbearbeiten

Bauherrenmeetings erzeugen viele Entscheidungen, Varianten, Kostenfragen und nächste Schritte.

Meeting Metrics kann daraus Protokolle, Pendenzen, Entscheidungsübersichten und Zusammenfassungen vorbereiten.

2. Baustellensitzungen strukturieren

Baustellensitzungen sind oft dicht und schnell. Meeting Metrics kann daraus Unternehmeraufgaben, Fristen, offene Punkte und Terminrisiken extrahieren.

3. Fachplanerkoordination dokumentieren

Bei Fachplanermeetings gehen Details leicht verloren. Meeting Metrics hilft, offene Schnittstellen, Planlieferungen und Zuständigkeiten klar festzuhalten.

4. Bemusterungen festhalten

Materialentscheide, Varianten und offene Abklärungen können direkt dokumentiert werden.

5. Abnahmen und Mängelrunden vorbereiten

Meeting Metrics kann helfen, Mängel, Verantwortlichkeiten, Fristen und Nachkontrollen aus Gesprächen zu strukturieren.

6. Interne Projektmeetings entlasten

Projektteams können Ressourcen, Risiken, Kosten, Termine und nächste Schritte effizienter dokumentieren.

7. Bauherrenvertretung und Reporting unterstützen

Für Bauherrenvertretungen können Management Updates, Projektstatusberichte und Entscheidungsübersichten vorbereitet werden.

8. Wissensverlust reduzieren

Wenn Projektleitende, Bauleitende oder Mitarbeitende wechseln, geht oft viel Kontext verloren. Meeting Metrics hilft, Wissen aus Gesprächen besser auffindbar zu machen.

Wirtschaftlicher Nutzen: Was Meeting Metrics einem Architekturbüro konkret bringt

Der wirtschaftliche Nutzen von Meeting Metrics entsteht nicht durch den Ersatz von Personen, sondern durch bessere Unterstützung im Alltag.

Projektleitende, Bauleitende, Architektinnen, Zeichner, Bauadministration und Geschäftsleitung bleiben fachlich verantwortlich. Meeting Metrics hilft aber dabei, repetitive Nachbearbeitung zu reduzieren, Protokolle schneller vorzubereiten, Aufgaben strukturierter zu erfassen und Projektwissen besser wiederzufinden.

Gerade in Architekturbüros ist das wichtig, weil viele Teams gleichzeitig hohe Qualitätsansprüche, enge Termine, steigende Baukosten, komplexe Koordination und knappe Ressourcen bewältigen müssen.

Beispielrechnung: Mittelgrosses Architekturbüro

Nehmen wir ein Architekturbüro mit 20 Mitarbeitenden, mehreren laufenden Projekten und eigener Bauleitung.

Typischer Sitzungsumfang pro Monat:

1. Bauherrenmeetings
2. Baustellensitzungen
3. Fachplanerkoordinationen
4. Unternehmerbesprechungen
5. interne Projektmeetings
6. Kosten- und Terminrunden
7. Bemusterungen
8. Abnahmen und Mängelrunden
9. Geschäftsleitungs- und Ressourcenmeetings

In der Praxis können dadurch schnell 30 bis 80 protokollrelevante Besprechungen pro Monat entstehen. Nicht jede Sitzung braucht ein formelles Protokoll, aber viele brauchen zumindest eine saubere Zusammenfassung, Pendenzenliste, Entscheidungsübersicht oder Aufgabenliste.

Wenn pro Sitzung heute nur 20 bis 45 Minuten Nachbearbeitung anfallen, entsteht bereits ein erheblicher Aufwand. Bei Bauherrenmeetings, Baustellensitzungen oder Abnahmen kann der Aufwand deutlich höher sein.

Mit Meeting Metrics wird dieser Aufwand nicht vollständig eliminiert. Das wäre auch nicht der richtige Anspruch. Die fachliche Prüfung, redaktionelle Qualität, rechtliche Einordnung und finale Freigabe bleiben bei der zuständigen Projektleitung oder Bauleitung.

Aber die Ausgangslage verbessert sich deutlich.

Statt bei null zu beginnen, erhalten Projektteams eine strukturierte Grundlage:

1. Protokollentwurf
2. Pendenzenliste
3. Aufgaben mit Verantwortlichkeiten
4. offene Punkte
5. Entscheide
6. Terminrisiken
7. Kostenhinweise
8. Nachtrags- oder Regienotizen
9. Mängelübersicht
10. Projektstatus
11. durchsuchbares Projektwissen

Wenn ein Büro bei 40 relevanten Sitzungen pro Monat im Durchschnitt 30 Minuten Nachbearbeitung spart, ergibt das 20 Stunden Entlastung pro Monat.

Wenn bei komplexeren Sitzungen im Durchschnitt 60 Minuten eingespart werden, sind es bereits 40 Stunden pro Monat.

Diese Zeit kann dort eingesetzt werden, wo sie wertvoller ist:

1. Entwurf
2. Bauleitung
3. Qualitätssicherung
4. Bauherrenbetreuung
5. Kostenkontrolle
6. Planung
7. Akquise
8. interne Führung

Mehr Qualität statt nur weniger Aufwand

Der Nutzen zeigt sich nicht nur in Stunden.

Meeting Metrics kann auch die Qualität der Nachbearbeitung verbessern:

1. Protokolle sind schneller verfügbar.
2. Pendenzen werden klarer zugeordnet.
3. Entscheide bleiben nachvollziehbar.
4. Offene Punkte gehen weniger leicht verloren.
5. Bauherrenkommunikation wird strukturierter.
6. Planungsentscheide werden besser dokumentiert.
7. Mängel und Abnahmen werden übersichtlicher vorbereitet.
8. Projektwissen bleibt über Sitzungen hinweg auffindbar.
9. Neue Teammitglieder finden schneller Kontext.

Der wirtschaftliche Nutzen liegt also nicht darin, Personen zu ersetzen. Er liegt darin, qualifizierte Mitarbeitende von repetitiver Roharbeit zu entlasten und ihnen mehr Zeit für fachlich anspruchsvolle Arbeit zu geben.

Der Alltag in Architekturbüros: Warum Zeitersparnis zählt

Architekturbüros stehen unter Druck.

Projekte werden komplexer, Baukosten steigen, Termine sind eng, Fachplaner müssen koordiniert werden, Bauherrschaften erwarten schnelle Antworten und gleichzeitig bleibt der Anspruch an Gestaltung, Qualität und Ausführung hoch.

Meeting Metrics entlastet dort, wo besonders viel manuelle Arbeit entsteht: bei Sitzungen und deren Nachbearbeitung.

Gemäss einer internen Nutzerumfrage aus Q1 2026 mit 100 Meeting-Metrics-Nutzern spart Meeting Metrics im Durchschnitt rund 25 Minuten pro Meetingstunde. Bei komplexeren Sitzungen sind je nach Ausgangslage deutlich höhere Zeitersparnisse möglich.

Für Architekturbüros bedeutet das: weniger Zeit für Rohprotokolle und Nachbearbeitung – mehr Zeit für Entwurf, Koordination, Bauleitung, Qualität und Bauherrenbetreuung.

Welche Sitzungen eignen sich besonders gut?

Meeting Metrics eignet sich besonders gut für Situationen, bei denen nach dem Gespräch ein konkretes Ergebnis gebraucht wird.

Dazu gehören:

1. Bauherrenmeetings
2. Baustellensitzungen
3. Fachplanerkoordinationen
4. Unternehmerbesprechungen
5. Bemusterungen
6. Abnahmen
7. Mängelrunden
8. Regie- und Nachtragsbesprechungen
9. interne Projektmeetings
10. Kosten- und Terminrunden
11. BIM-Koordinationen
12. Behördengespräche
13. Projektsteuerungen
14. Geschäftsleitungssitzungen
15. Akquise- und Offertmeetings

Weniger geeignet sind Gespräche, bei denen vertrauliche Informationen ohne klare Information oder ohne definierten Zweck aufgenommen würden. Gerade bei sensiblen Bauherreninformationen, öffentlichen Projekten, Wettbewerben oder vertraulichen Immobilienentwicklungen sollte der Einsatz bewusst geregelt werden.

Warum Architekturbüros keine generische AI-Notetaker-Lösung brauchen

Viele AI-Notetaker sind für Sales, Recruiting oder Remote-Teams gebaut.

Architekturbüros haben andere Anforderungen.

Ein Sales-Team braucht vielleicht Gesprächszusammenfassungen und CRM-Updates. Ein Architekturbüro braucht Protokolle, Planstände, Pendenzen, Bauherrenentscheide, Unternehmeraufgaben, Mängel, Nachträge, Regiehinweise, Kostenfolgen, Terminrisiken und SIA-nahe Dokumentation.

Ein internationales Tool versteht vielleicht “Meeting Summary”. Ein Schweizer Architekturbüro braucht aber:

1. Bauherrenprotokoll
2. Baustellenprotokoll
3. Fachplanerkoordination
4. Pendenzenliste
5. Planstand
6. Kostenhinweis
7. Terminfolge
8. Mangel
9. Abnahme
10. Nachtrag
11. Regie
12. Unternehmeraufgabe
13. Bauleitungsnotiz
14. Bemusterungsentscheid
15. verantwortliche Person
16. Frist
17. weiteres Vorgehen

Meeting Metrics ist deshalb nicht einfach ein AI-Notetaker, sondern eine Lösung, die sich an die Arbeitsweise von Schweizer Architektur- und Bauorganisationen anpassen lässt.

Einführung im Architekturbüro: Erst testen, dann sauber ausrollen

Der Einsatz von KI in Bauprojekten sollte pragmatisch und kontrolliert erfolgen.

Darum empfiehlt sich ein klar abgegrenzter Einstieg. Architekturbüros können Meeting Metrics zuerst in einem Pilot testen, die Qualität beurteilen und danach entscheiden, wie ein Rollout sinnvoll gestaltet wird.

1. Zwei Wochen Enterprise testen

Ein Architekturbüro kann Meeting Metrics zunächst während zwei Wochen im Enterprise-Setup testen. In dieser Phase geht es nicht darum, sofort alle Projekte umzustellen. Es geht darum, die Qualität realistisch zu prüfen.

Typische Tests können sein:

1. ein Bauherrenmeeting
2. eine Baustellensitzung
3. eine Fachplanerkoordination
4. ein internes Projektmeeting
5. eine Bemusterung
6. eine Mängelrunde
7. ein Kosten- oder Terminmeeting
8. ein Geschäftsleitungsmeeting

So sieht das Büro rasch, wie gut Transkription, Schweizerdeutsch, Zusammenfassung, Aufgaben, Pendenzen, Protokollvorlagen und Projektkontext funktionieren.

2. Von der Qualität überzeugen

Nach den ersten Tests kann geprüft werden:

1. Wie gut versteht Meeting Metrics Schweizerdeutsch?
2. Wie gut erkennt die Lösung Pendenzen?
3. Wie brauchbar ist der Protokollentwurf?
4. Wie gut werden Verantwortlichkeiten und Fristen erkannt?
5. Wie gut passen die Ergebnisse zur eigenen Protokollstruktur?
6. Welche Vorlagen müssen angepasst werden?
7. Welche Sitzungsarten eignen sich besonders gut?
8. Welche Sitzungsarten sollten bewusst ausgeschlossen werden?
9. Wie gut lassen sich Ergebnisse in bestehende Bausoftware übernehmen?

Diese Phase ist wichtig, damit Meeting Metrics nicht theoretisch bewertet wird, sondern anhand echter Bau- und Planungsbesprechungen.

3. Vorlagen gemeinsam optimieren

Danach können die wichtigsten Vorlagen angepasst werden.

Zum Beispiel:

1. Bauherrenmeeting
2. Baustellensitzung
3. Fachplanerkoordination
4. Unternehmerbesprechung
5. Bemusterung
6. Abnahme
7. Mängelrunde
8. Regie-/Nachtragsbesprechung
9. BIM-Koordination
10. Projektstatus
11. Management Update
12. Pendenzenliste

Je besser die Vorlage, desto besser das Ergebnis. Meeting Metrics unterstützt Architekturbüros dabei, bestehende Protokollstrukturen zu übernehmen und sinnvoll für KI aufzubereiten.

4. Datenschutz, Vertraulichkeit und Betriebsmodell klären

Parallel sollte geklärt werden, welche Anforderungen gelten.

Dazu gehören:

1. Auftragsbearbeitungsvertrag
2. technische und organisatorische Massnahmen
3. Subprozessoren
4. Datenstandort
5. Schweizer Verarbeitung
6. Aufbewahrung und Löschung
7. Zugriffsrechte
8. Informationspflichten gegenüber Teilnehmenden
9. Projektvertraulichkeit
10. Betriebsmodell
11. lokale Modelle
12. On-Premise-Option
13. Integration in bestehende Bauadministration

Für besonders sensible Projekte kann geprüft werden, ob ein Enterprise-Setup mit Schweizer Verarbeitung, lokalen Modellen oder On-Premise-Installation sinnvoll ist.

5. Onboarding vor Ort

Für Architekturbüros ist ein persönliches Onboarding besonders wertvoll.

Meeting Metrics kann bei Bedarf ein Onboarding vor Ort durchführen. Dabei geht es nicht nur um die Bedienung der Software, sondern auch um praktische Tipps aus dem Projektalltag.

Zum Beispiel:

1. Welche Sitzungen eignen sich für den Start?
2. Wie informiert man Bauherrschaft und Projektbeteiligte sauber?
3. Wie startet und beendet man Aufnahmen richtig?
4. Wie nutzt man Traktanden, Planlisten oder Kontextdateien?
5. Wie erstellt man bessere Protokollvorlagen?
6. Wie prüft man KI-Ergebnisse effizient?
7. Wie organisiert man Team-Ordner und Zugriffsrechte?
8. Wie vermeidet man unnötige Datenhaltung?
9. Wie arbeitet man mit Aufgaben, Pendenzen und KI-Chat?
10. Wie trennt man interne Projektmeetings von offiziellen Bauprotokollen?
11. Wie können Ergebnisse in Bausoftware übernommen werden?

Das Ziel ist nicht nur, die Software zu zeigen. Das Ziel ist, dass das Büro schnell einen sicheren, akzeptierten und sinnvollen Arbeitsprozess findet.

6. Schrittweiser Rollout

Nach dem Pilot kann Meeting Metrics schrittweise ausgerollt werden.

Eine sinnvolle Reihenfolge kann sein:

1. zuerst interne Projektmeetings und Bauherrenmeetings
2. danach Fachplanerkoordinationen und Baustellensitzungen
3. anschliessend Bemusterungen, Abnahmen und Mängelrunden
4. danach Exporte oder Schnittstellen in bestehende Bausoftware
5. später weitere Projektteams oder Standorte
6. bei besonders sensiblen Projekten erst nach zusätzlicher Prüfung

So bleibt die Einführung kontrolliert und das Büro kann Erfahrungen sammeln, bevor weitere Bereiche dazukommen.

Beispiel: So könnte ein Workflow bei einem Bauherrenmeeting aussehen

Vor der Sitzung lädt die Projektleitung die Traktandenliste, den Projektstand oder relevante Kontextdokumente hoch.

Während der Sitzung läuft Meeting Metrics im Hintergrund über die Desktop-App oder bei physischen Sitzungen über die Mobile-App.

Nach der Sitzung erstellt Meeting Metrics automatisch eine strukturierte Zusammenfassung nach Traktanden. Dazu kommen Entscheide, Aufgaben, offene Punkte, Fristen und mögliche Protokollformulierungen.

Die Projektleitung prüft, korrigiert und finalisiert das Protokoll. Anschliessend wird es an die Bauherrschaft verteilt und im richtigen Projektsystem abgelegt.

Später kann das Team über den KI-Chat nachfragen:

1. Welche Entscheide wurden zur Fassade gefällt?
2. Welche Kostenvariante wurde bevorzugt?
3. Welche offenen Punkte hat die Bauherrschaft?
4. Welche Freigaben fehlen noch?
5. Welche Themen müssen im nächsten Meeting wieder aufgenommen werden?

Beispiel: So könnte ein Workflow bei einer Baustellensitzung aussehen

Die Bauleitung nimmt die Baustellensitzung mit der Mobile-App auf.

Nach der Sitzung erstellt Meeting Metrics einen Protokollentwurf mit Unternehmeraufgaben, Fristen, offenen Punkten, Terminrisiken, Mängeln und nächsten Schritten.

Die Bauleitung prüft den Entwurf, ergänzt fachliche Details und verteilt das finale Protokoll an die Beteiligten.

Relevante Aufgaben oder Mängelpunkte können anschliessend in bestehende Bauadministrations- oder Baustellentools übernommen werden.

Typische Ergebnisse sind:

1. Aufgaben pro Unternehmer
2. Fristen
3. offene Planlieferungen
4. Terminrisiken
5. Mängel
6. Nachkontrollen
7. offene Entscheide
8. nächste Schritte

Beispiel: So könnte ein Workflow bei einer Fachplanerkoordination aussehen

Vor dem Meeting lädt das Team die Agenda, offene Koordinationspunkte oder Planstände hoch.

Während des Meetings werden Schnittstellen, Planlieferungen, Fachplaneraufgaben und offene Fragen besprochen.

Meeting Metrics erstellt daraus eine strukturierte Koordinationsnotiz mit Verantwortlichkeiten, Fristen und nächsten Schritten.

Das Projektteam prüft das Ergebnis und übernimmt relevante Punkte in Planlisten, Aufgabenlisten oder BIM-Koordination.

Vorteile für Schweizer Architekturbüros

Weniger manuelle Protokollarbeit

Die KI bereitet Protokolle, Aufgaben und Pendenzen vor. Das spart Zeit in der Nachbearbeitung.

Unterstützung statt Ersatz

Meeting Metrics unterstützt Projektleitende, Bauleitende, Architektinnen, Zeichner, Bauadministration und Geschäftsleitung bei der Roharbeit. Die fachliche Prüfung, redaktionelle Qualität und finale Verantwortung bleiben beim Büro.

Bessere Sitzungsqualität

Teilnehmende können sich stärker auf die Diskussion konzentrieren, statt parallel alles mitzuschreiben.

Mehr Nachvollziehbarkeit

Entscheidungen, Aufgaben, Fristen und Pendenzen werden strukturierter festgehalten.

Schnellere Verfügbarkeit

Protokollentwürfe, Pendenzenlisten oder Zusammenfassungen können schneller bereitstehen. Das hilft Projektteams, Bauherrschaften, Fachplanern und Unternehmern.

SIA-nahe Dokumentationsunterstützung

Meeting Metrics unterstützt bei der strukturierten Dokumentation von Sitzungen, Pendenzen, Abnahmen, Mängeln, Regie- und Nachtragsthemen. Die fachliche und rechtliche Prüfung bleibt bei den zuständigen Personen.

Schweizerdeutsch-Unterstützung

Meeting Metrics ist auf den Schweizer Markt ausgerichtet und versteht auch Schweizerdeutsch.

Schweizer Datenhaltung und On-Premise-Option

Daten werden in der Schweiz gespeichert. Für Enterprise-Kunden sind Setups mit Verarbeitung in der Schweiz, lokalen Modellen oder einer On-Premise-Installation möglich. Das ist besonders relevant für vertrauliche Bauprojekte, öffentliche Auftraggeber oder Büros mit hohen Anforderungen an Informationssicherheit.

Individuelle Vorlagen

Architekturbüros können eigene Protokollstrukturen und Sitzungsarten abbilden.

Persönlicher Support

Einführung, Rollout, Vorlagen, Datenschutzfragen und Integrationsmöglichkeiten können gemeinsam geklärt werden.

Onboarding vor Ort

Bei Bedarf kann Meeting Metrics Architekturbüros vor Ort begleiten und praktische Tipps für Sitzungsarten, Vorlagen, Bauherrenkommunikation, Aufnahmeprozesse und interne Nutzung geben.

Keine sichtbaren Bots

Meeting Metrics läuft über Desktop- oder Mobile-App im Hintergrund. Das ist besonders angenehm bei vertraulichen Bauherrenmeetings.

Kein zusätzliches Aufnahmegerät nötig

Für Online-Meetings reicht die Desktop-App. Für Baustellensitzungen, Begehungen oder spontane Notizen reicht das Smartphone mit der Mobile-App.

Für welche Architekturbüros eignet sich Meeting Metrics?

Meeting Metrics eignet sich für kleine, mittlere und grosse Architekturbüros, Bauleitungen, Planungsbüros, Generalplaner, Bauherrenvertretungen, Immobilienentwickler und Ingenieurbüros.

Besonders relevant ist die Lösung für Organisationen, die:

1. regelmässig viele Bauherrenmeetings protokollieren
2. Baustellensitzungen effizienter nachbearbeiten möchten
3. Fachplanerkoordinationen dokumentieren
4. Projektleitende und Bauleitende entlasten möchten
5. Schweizerdeutsch nutzen
6. hohe Anforderungen an Vertraulichkeit haben
7. Protokolle nach festen Vorlagen erstellen
8. bestehende Bausoftware weiterverwenden möchten
9. keine zusätzliche Aufnahme-Hardware wollen
10. keine sichtbaren Bots in Gesprächen möchten
11. Wissen aus vergangenen Sitzungen besser auffindbar machen wollen

Häufige Fragen von Architekturbüros

Ist Meeting Metrics für Architekturbüros geeignet?

Ja. Meeting Metrics eignet sich für Architekturbüros, Bauleitungen und Planungsbüros, die Bauherrenmeetings, Baustellensitzungen, Fachplanerkoordinationen, Projektmeetings oder interne Sitzungen transkribieren und strukturieren möchten.

Unterstützt Meeting Metrics Baustellensitzungen?

Ja. Baustellensitzungen können über die Mobile-App aufgenommen werden. Danach erstellt Meeting Metrics Protokollentwürfe, Aufgaben, Pendenzen, offene Punkte und Fristen.

Unterstützt Meeting Metrics Bauherrenmeetings?

Ja. Meeting Metrics kann Bauherrenmeetings strukturieren und daraus Entscheide, Pendenzen, Kostenhinweise, offene Punkte und Protokollentwürfe vorbereiten.

Ist Meeting Metrics SIA-konform?

Meeting Metrics ersetzt keine SIA-Norm und keine fachliche oder rechtliche Prüfung. Die Lösung kann aber SIA-nahe Dokumentation unterstützen, indem Protokolle, Pendenzen, Abnahmen, Mängel, Nachträge und Entscheide strukturierter festgehalten werden.

Kann Meeting Metrics bei SIA-118-Themen helfen?

Meeting Metrics kann Gespräche zu Abnahmen, Mängeln, Regiearbeiten, Nachträgen oder Ausführungsthemen strukturieren. Die finale Beurteilung und rechtliche Einordnung bleibt bei der zuständigen Bauleitung, Projektleitung oder juristischen Beratung.

Kann Meeting Metrics Schweizerdeutsch?

Ja. Meeting Metrics ist auf den Schweizer Markt ausgerichtet und unterstützt auch Schweizerdeutsch. Das ist besonders wichtig für Baustellensitzungen, Bauherrenmeetings und Unternehmerbesprechungen.

Wo werden die Daten gespeichert?

Meeting Metrics speichert Daten in der Schweiz. Für Enterprise-Kunden sind Setups mit Verarbeitung in der Schweiz, lokalen Modellen oder einer On-Premise-Installation möglich. Damit können Architekturbüros je nach Vertraulichkeit, IT-Strategie und Projektsensibilität ein passendes Betriebsmodell wählen.

Ist eine On-Premise-Installation möglich?

Ja. Für Architekturbüros, Bauherrenvertretungen, Generalplaner oder öffentliche Auftraggeber mit besonders hohen Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit oder interne IT-Vorgaben kann Meeting Metrics auch als individuelles Enterprise-Setup mit On-Premise-Installation geprüft werden.

Kann ein Architekturbüro Meeting Metrics zuerst testen?

Ja. Architekturbüros können Meeting Metrics zunächst im Enterprise-Setup testen, zum Beispiel während zwei Wochen. In dieser Phase können echte Bauherrenmeetings, Baustellensitzungen oder Projektmeetings verarbeitet, Vorlagen geprüft und die Qualität beurteilt werden.

Gibt es ein Onboarding vor Ort?

Ja. Für Architekturbüros ist ein Onboarding vor Ort möglich. Dabei werden nicht nur die Funktionen erklärt, sondern auch praktische Tipps zu Sitzungsarten, Vorlagen, Bauherrenkommunikation, Datenschutz, Aufnahmeprozessen und interner Einführung gegeben.

Funktioniert Meeting Metrics auch auf der Baustelle?

Ja. Über die Mobile-App kann das Smartphone für Baustellensitzungen, Begehungen, Mängelrunden oder kurze Bauleitungsnotizen genutzt werden.

Funktioniert Meeting Metrics mit Microsoft Teams oder Zoom?

Ja. Meeting Metrics kann für Online-Meetings genutzt werden, unter anderem über die Desktop-App. Die Lösung ist nicht auf eine einzelne Meeting-Plattform beschränkt.

Kann Meeting Metrics mit Messerli, Sorba, DELTAproject oder Abacus AbaBau verbunden werden?

Meeting Metrics ersetzt diese Systeme nicht. Die Lösung kann aber Ergebnisse strukturieren und exportieren. Je nach Setup sind Schnittstellen, Exporte oder Integrationen in Bauadministrations-, DMS-, ERP- oder Projektmanagementsysteme denkbar.

Kann Meeting Metrics mit PlanRadar, Dalux oder Fieldwire zusammenspielen?

Je nach Setup sind strukturierte Exporte oder Integrationen denkbar. Meeting Metrics kann Sitzungsinhalte, Aufgaben, Mängelnotizen oder Pendenzen vorbereiten, die anschliessend in Baustellentools übernommen werden.

Werden Protokolle automatisch offiziell verteilt?

Nicht ungeprüft. Gerade im Bauumfeld ist wichtig, dass Projektleitung oder Bauleitung Inhalte prüfen, korrigieren und freigeben, bevor sie als offizielles Protokoll verteilt oder abgelegt werden.

Kann Meeting Metrics unterschiedliche Protokollvorlagen nutzen?

Ja. Architekturbüros können mit individuellen Vorlagen arbeiten, zum Beispiel für Bauherrenmeeting, Baustellensitzung, Fachplanerkoordination, Bemusterung, Abnahme, Mängelrunde oder Projektstatus.

Braucht Meeting Metrics zusätzliche Hardware?

Nein. Für Online-Meetings gibt es die Desktop-App. Für Baustellensitzungen, physische Besprechungen oder spontane Notizen kann die Mobile-App genutzt werden. Architekturbüros müssen keine zusätzlichen Aufnahmegeräte kaufen oder verwalten.

Wie schnell sieht ein Architekturbüro den Nutzen?

Oft reicht bereits ein kurzer Pilot mit echten Sitzungen, um Qualität und Zeitersparnis einzuschätzen. Besonders gut eignen sich Bauherrenmeetings, Baustellensitzungen, Fachplanerkoordinationen oder interne Projektmeetings.

Fazit: KI-Protokolle müssen zum Baualltag passen

Schweizer Architekturbüros brauchen keine generische AI-Notetaker-Lösung.

Sie brauchen eine Lösung, die den Baualltag versteht:

1. Bauherrenmeetings
2. Baustellensitzungen
3. Fachplanerkoordination
4. Pendenzen
5. Abnahmen
6. Mängel
7. Regie
8. Nachträge
9. Planstände
10. Schweizerdeutsch
11. bestehende Bausoftware
12. SIA-nahe Dokumentation

Meeting Metrics unterstützt Architekturbüros dabei, Sitzungen effizienter zu dokumentieren, Protokolle schneller vorzubereiten, Aufgaben und Entscheide besser festzuhalten und Wissen aus Gesprächen langfristig nutzbar zu machen.

Der wichtigste Unterschied liegt nicht in der Transkription.

Es geht darum, was nach der Sitzung passiert.

Mit Meeting Metrics werden Gespräche zu Protokollen, Aufgaben, Pendenzen, Entscheiden, Reports und weiterverwendbarem Projektwissen. Für besonders sensible Projekte sind neben Schweizer Datenhaltung und Schweizer Verarbeitung auch lokale Modelle und On-Premise-Setups möglich.

Sicher, strukturiert und passend für Schweizer Architekturbüros.

Bereit für weniger Protokollaufwand?

Mit Meeting Metrics konzentriert ihr euch wieder stärker auf Projektqualität, Bauherrschaft, Planung und Ausführung. Die Protokolle, Aufgaben, Pendenzen und Reports entstehen automatisch im Hintergrund.

Ob Bauherrenmeeting, Baustellensitzung, Fachplanerkoordination, Bemusterung, Abnahme oder physisches Gespräch vor Ort: Meeting Metrics läuft über Desktop- und Mobile-App auf den Geräten, die ihr ohnehin nutzt.

Architekturbüros können Meeting Metrics zwei Wochen im Enterprise-Setup testen, echte Sitzungen auswerten, sich von der Qualität überzeugen und danach schrittweise einführen. Auf Wunsch ist ein Onboarding vor Ort möglich – inklusive Tipps zu Protokollvorlagen, SIA-naher Dokumentation, Baustellensitzungen, Bauherrenkommunikation, Aufnahmeprozessen, Exporten, Integrationen und Rollout.

Für besonders sensible Projekte können Schweizer Verarbeitung, lokale Modelle oder eine On-Premise-Installation geprüft werden.

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Fragen? Schreib uns an info@meetingmetrics.ai