Für Gemeinden, Verwaltungen & Kommissionen

Die Sitzung ist zu Ende. Der Protokollentwurf steht.

Meeting Metrics transkribiert Rats- und Kommissionssitzungen und füllt eure Protokollvorlage: Traktandum, Erwägungen, Beschluss, Pendenzen mit Verantwortlichem und Frist. Hosting und Speicherung in der Schweiz.

Kostenlos testen So läuft eine Sitzung ab

Keine Kreditkarte nötig · 5 Transkriptionen gratis · ab CHF 29 pro Nutzer/Monat

Schweizer Verarbeitung Keine Trainingsdaten Genehmigung bleibt beim Gremium

Vorlage · Gemeinderatssitzung

Sitzung vom 8. Juli, 19:00 – 21:20

Entwurf

Traktandum 4 · Sanierung Schulhaus Feld

Die Bauverwaltung stellt die überarbeitete Kostenschätzung von CHF 4.2 Mio. vor. Die Arbeiten sollen in zwei Etappen während der Sommerferien erfolgen.

Erwägungen

Die Finanzkommission weist auf die Belastung des Investitionsplans 2027 hin. Eine Streckung über drei Jahre wurde geprüft und als teurer beurteilt.

Beschluss

Der Sanierungskredit wird der Bürgerversammlung beantragt. Zustimmung mit 5:2 Stimmen.

Pendenzen

Botschaft an die Bürgerversammlung – Gemeindeschreiberin, bis 22. Juli
Submission Etappe 1 vorbereiten – Bauverwaltung, bis 15. August
Schulleitung informieren – Ressort Bildung, bis 12. Juli

Jede Aussage ist mit der Stelle im Transkript verknüpft. Zur Genehmigung

Beispieldarstellung einer Protokollvorlage. Die Gliederung bestimmt ihr.

Bereits bei über 1’500 Organisationen im Einsatz.

Der Unterschied

Dieselbe Sitzung. Zwei völlig unterschiedliche Wochen danach.

Das Protokoll entsteht entweder aus dem Gesprächsverlauf – oder Tage später aus Notizen, die niemand mehr sicher zuordnen kann.

Vorher

Die Sitzung endet. Die Protokollarbeit beginnt.

Wer protokolliert diskutiert nicht mit

Beschlusswortlaut aus dem Gedächtnis

Pendenzen später rekonstruiert

Ergebnis

Tage bis zum Versand

Und Rückfragen aus dem Gremium, bevor das Protokoll genehmigt werden kann.

Mit Meeting Metrics

Die Sitzung endet. Der Entwurf liegt bereit.

Alle am Tisch diskutieren mit

Beschlusswortlaut im Transkript belegt

Pendenzen mit Person und Frist

Nach der Sitzung

Prüfen statt neu schreiben

Genehmigung bleibt beim Gremium

So funktioniert es

Vier Schritte, die in eure Sitzungsordnung passen.

Am Ablauf der Sitzung ändert sich nichts – der einzige zusätzliche Aufwand ist das Gegenlesen des Entwurfs.

Gremium am Sitzungstisch, Aufnahme läuft über Laptop und Tischmikrofon — Symbolbild einer Gremiumssitzung. Aufgenommen wird über Laptop oder Handy – zusätzliche Technik braucht es nicht.

01

Aufnahme beschliessen und ankündigen

Das Gremium entscheidet einmal grundsätzlich, dass für die Protokollführung aufgenommen wird, und hält den Entscheid im Protokoll fest. Zu Sitzungsbeginn weist die vorsitzende Person kurz darauf hin. Die Aufnahme startet nie von selbst.
02

Sitzung führen wie immer

Kein Diktat, keine Sprechdisziplin. Mundart, Hochdeutsch und Französisch werden verstanden, auch im Wechsel innerhalb eines Votums.
03

Eure Protokollvorlage füllt sich

Traktandum, Ausgangslage, Erwägungen, Beschluss und Pendenz in eurer Gliederung. Ab dem Pro Plan wird jedes Votum zusätzlich der sprechenden Person zugeordnet.
04

Prüfen, korrigieren, genehmigen

Jeder Satz lässt sich im Transkript nachschlagen. Der Entwurf geht als PDF oder Word in eure Ablage – erst die Genehmigung durch das Gremium macht daraus das Protokoll.

Dein Alltag

Genau diese Gespräche landen bei dir.

Die Sitzungen im Jahreskalender der Gemeinde.

Gemeindeschreiberin & Rat

Gemeinderatssitzung
Bürgerversammlung
Ressortsitzung
Baukommissionssitzung
Sitzung der Schulpflege
Sozialbehördensitzung
Rechnungsprüfungskommission
Vernehmlassungsgespräch
Mitwirkungsveranstaltung
Einbürgerungsgespräch

Ergebnisse

Mehr Debatte. Weniger Nacharbeit.

Drei Dinge, die sich im Sitzungsalltag tatsächlich ändern.

Am Tisch

Die Protokollführung kann mitdiskutieren.

Wer mitschreibt, verpasst die Hälfte der Debatte. Das Mitschreiben übernimmt die Aufnahme.

Nach der Sitzung

Aus Schreiben wird Prüfen.

Der Entwurf folgt eurer Gliederung. Ihr korrigiert, ergänzt und gebt frei, statt vor einem leeren Dokument zu sitzen.

Bis zur nächsten Sitzung

Nichts fällt zwischen zwei Sitzungen durch.

Offene Punkte stehen mit Verantwortlichem und Frist in der Liste, statt vier Wochen später rekonstruiert zu werden.

Vertrauen im Ratssaal

Die vier Fragen, die im Rat zuerst kommen.

Die Unterlagen sind vertraulich, das Protokoll ist am Ende oft öffentlich. Beides muss zusammengehen.

Hosting und Speicherung ausschliesslich in der Schweiz, ausgerichtet auf revDSG und DSGVO. Soll zusätzlich die KI-Verarbeitung auf eigenen Schweizer Servern laufen, geht das im Enterprise Plan.

Mundart im Rat

Diskutiert wird im Dialekt, protokolliert auf Hochdeutsch. Schweizerdeutsch gehört zu den 57 unterstützten Sprachen – auch gemischt mit Hochdeutsch oder Französisch.

Einwilligung im Gremium

Das Gremium beschliesst die Aufnahme und hält das im Protokoll fest, die Mitglieder werden zu Sitzungsbeginn informiert. Die rechtliche Beurteilung bleibt bei der Gemeinde.

Verantwortung fürs Protokoll

Meeting Metrics liefert einen Entwurf, kein genehmigtes Protokoll. Prüfung und Genehmigung bleiben beim Gremium – jede Passage ist im Transkript belegt.

Aufbewahrung und Löschung

Audio und Transkript löscht ihr jederzeit von Hand, eine automatische Frist fürs Team lässt sich je nach Plan hinterlegen. Der Zugriff läuft über Rollen und Ordner.

FAQ

Was Gemeinden vor dem ersten Einsatz wissen wollen.

Fehlt eine Frage? Schreib uns direkt.

Ja. Schweizerdeutsch gehört zu den 57 unterstützten Sprachen, auch im Wechsel mit Hochdeutsch, Französisch oder Englisch. Die Sprache des Protokolls wählt ihr – in der Regel Hochdeutsch. Für Flurnamen, Gesetzesbezeichnungen und die Namen der Ratsmitglieder hinterlegt ihr ein eigenes Vokabular, damit die Schreibweise stimmt.

Das entscheidet euer Gremium – am besten einmal grundsätzlich und mit Protokollvermerk. Zu Beginn jeder Sitzung weist die vorsitzende Person darauf hin, dass für die Protokollführung aufgenommen wird; die Aufnahme startet nie von selbst und lässt sich jederzeit stoppen und löschen. Amtsgeheimnis, Personendaten und kantonale Vorgaben beurteilt ihr – wir liefern das Werkzeug, nicht die rechtliche Einschätzung eures Gremiums.

Ihr. Meeting Metrics erstellt einen Entwurf, kein genehmigtes Protokoll – Prüfung, Korrektur und Genehmigung bleiben bei der Protokollführung und beim Gremium. Damit das Gegenlesen schnell geht, ist jede Passage mit der Stelle im Transkript verknüpft: Ihr seht mit einem Klick, worauf sich ein Satz stützt, statt die ganze Sitzung nochmals anzuhören.

Nein. Eine Schnittstelle zu GEVER-Systemen wie CMI Axioma oder OneGov gibt es nicht. Der Entwurf geht als PDF oder Word heraus und lässt sich direkt nach SharePoint/OneDrive oder Confluence ablegen; Pendenzen könnt ihr nach Microsoft To Do, Jira oder Teamwork übergeben. Die Ablage im Geschäftsverwaltungssystem macht ihr wie bisher.

So lange ihr wollt. Aufnahme und Transkript löscht ihr jederzeit von Hand; eine automatische Löschfrist fürs ganze Team – zum Beispiel nach der Genehmigung des Protokolls – lässt sich je nach Plan hinterlegen. Der Zugriff läuft über Rollen, Benutzergruppen und Ordner. Die Archivierung nach eurem Archivierungsreglement ersetzt Meeting Metrics nicht; dafür bleibt euer bestehendes System zuständig.

Ja. Die Gemeinde Neckertal arbeitet mit Meeting Metrics – für ein Referenzgespräch fragen wir sie gerne für euch an. Für die Beschaffungsunterlagen liefern wir die Angaben zu Datenort, Verarbeitung, Aufbewahrung und Zugriff schriftlich, inklusive Preisen ab CHF 29 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.

Nächster Schritt

Testet es mit einer Sitzung, die ihr schon hattet.

Ladet eine bestehende Aufnahme hoch und schaut, ob der Entwurf eurer Protokollstruktur standhält.

Selbst testen

Sitzung hochladen. Entwurf prüfen.

Ihr erhaltet Transkript, Protokollentwurf, Beschlüsse und Pendenzen direkt in der App – ohne Kreditkarte und ohne Mindestlaufzeit.

Kostenlos testen

Ab CHF 29 pro Nutzer/Monat bei jährlicher Zahlung · monatlich kündbar ab CHF 59

Keine Kreditkarte nötig

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Für Gemeinden mit Beschaffungs- und Datenschutzfragen.

30 Minuten mit einem Gründer: Wir klären Datenort, Aufbewahrung, Zugriff und Einführung – und sagen ehrlich, wenn es nicht zu eurem Gremium passt.