Generalversammlung automatisch protokollieren mit KI

Die Generalversammlung gehört zu den formalsten und aufwendigsten Meetings im Unternehmen. Viele Teilnehmer, klare gesetzliche Anforderungen und hoher Protokollierungsaufwand.

Mit Meeting Metrics wird dieser Prozess automatisiert. Die Sitzung wird transkribiert, strukturiert zusammengefasst und direkt in ein fertiges Protokoll überführt.

Das Ergebnis: Jede Wortmeldung ist erfasst, jede Abstimmung dokumentiert und das Protokoll liegt wenige Minuten nach Schluss vor.

Rechtliche Grundlage nach OR Art. 702

Das Schweizer Obligationenrecht verlangt, dass über die Verhandlungen und Beschlüsse der Generalversammlung ein Protokoll geführt wird. Dieses muss vom Vorsitzenden und vom Protokollführer unterzeichnet werden.

Bei bestimmten Beschlüssen wie Statutenänderungen oder Kapitalerhöhungen ist zusätzlich eine notarielle Beurkundung erforderlich.

Ein GV-Protokoll muss enthalten:

1. Datum, Uhrzeit und Ort
2. Vorsitz und Protokollführung
3. Präsenz und vertretene Stimmen
4. Traktanden
5. Wortmeldungen und Voten
6. Anträge im Wortlaut
7. Abstimmungsergebnisse
8. Feststellung der Beschlussfähigkeit

Für GmbHs gelten die gleichen Anforderungen.

Warum GV-Protokolle besonders anspruchsvoll sind

Im Vergleich zu VR- oder GL-Sitzungen verändert sich die Ausgangslage deutlich.

Viele Teilnehmer

Statt 5 bis 8 Personen sprechen oft 30 oder mehr. Viele davon nur einmal im Jahr.

Formelle Abstimmungen

Ergebnisse müssen exakt dokumentiert werden. Formulierungen wie „grosse Mehrheit“ reichen nicht aus.

Wortmeldungen aus dem Publikum

Aktionäre haben das Recht, Fragen zu stellen und Anträge einzubringen. Diese müssen vollständig erfasst werden.

Notarielle Anforderungen

Bei bestimmten Beschlüssen ist zusätzlich ein Notar involviert. Das Protokoll dient hier als Grundlage.

Sprechererkennung bei grossen Gruppen

Meeting Metrics arbeitet mit Stimmprofilen.

Bekannte Sprecher

Verwaltungsrat, Geschäftsleitung und Revisoren werden automatisch erkannt und korrekt zugeordnet.

Regelmässige Teilnehmer

Auch Grossaktionäre können vorab ein Stimmprofil hinterlegen.

Unbekannte Sprecher

Neue Wortmeldungen werden als „Sprecher 1, 2, 3“ erfasst und können nachträglich zugeordnet werden.

In der Praxis bedeutet das:

Die wichtigsten Personen werden automatisch erkannt. Einzelne Wortmeldungen aus dem Publikum lassen sich im Nachgang schnell zuordnen.

So funktioniert der Workflow

Vorbereitung

1. Traktandenliste hochladen
2. Optional Aktionärsliste hinterlegen
3. Mikrofon-Setup vorbereiten

Für grössere Räume empfiehlt sich ein Podiumsmikrofon und ein separates Mikrofon für Wortmeldungen.

Während der Generalversammlung

Die Aufnahme läuft über Desktop oder Mobile App und erfasst den gesamten Raum.

Tipp: Der Vorsitzende nennt jeweils den Namen des Sprechers. Dadurch wird die Zuordnung später deutlich einfacher.

Abstimmungen korrekt erfassen

Die KI erfasst, was gesprochen wird. Deshalb sollten Ergebnisse klar ausgesprochen werden.

Beispiel:

„Der Antrag wird mit 14’200 Ja, 380 Nein und 120 Enthaltungen angenommen.“

Dieser Satz erscheint direkt im Protokoll.

Nach der Generalversammlung

1. Transkription und Zusammenfassung stehen nach wenigen Minuten bereit
2. Sprecher werden bei Bedarf zugeordnet
3. Abstimmungszahlen ergänzt
4. Dokument wird final geprüft und freigegeben

Praxisbeispiel

Eine KMU-AG mit 30 Aktionären führt eine 90-minütige Generalversammlung durch.

Bisher:

1. 4 bis 5 Stunden Nachbearbeitung
2. mehrere Rückfragen
3. Versand nach mehreren Tagen

Mit Meeting Metrics:

1. Protokoll nach 20 Minuten verfügbar
2. 30 Minuten Prüfung
3. Gesamtaufwand unter 1 Stunde

Zeitersparnis rund 4 Stunden pro GV.

Zusätzlich steigt die Qualität, weil das Protokoll auf dem tatsächlichen Gespräch basiert.

Datenschutz und Vertraulichkeit

Generalversammlungen können sensible Informationen enthalten.

Meeting Metrics:

1. speichert Daten in der Schweiz
2. unterliegt Schweizer Recht
3. bietet eine On-Premise-Option für maximale Kontrolle

Besonders relevant für:

1. kotierte Unternehmen
2. regulierte Branchen
3. institutionelle Investoren

Das Wichtigste in Kürze

1. GV-Protokolle sind gesetzlich vorgeschrieben
2. Manuelle Erstellung ist zeitintensiv und fehleranfällig
3. KI reduziert den Aufwand von Stunden auf Minuten
4. Bekannte Sprecher werden automatisch erkannt
5. Abstimmungen müssen klar ausgesprochen werden
6. Schweizer Hosting sorgt für maximale Datensicherheit

Häufige Fragen

Ersetzt die KI den Notar

Nein. Die notarielle Beurkundung bleibt bestehen. Das Protokoll dient als Grundlage.

Wie werden unbekannte Sprecher behandelt

Sie werden als separate Sprecher erfasst und können anhand der Präsenzliste zugeordnet werden.

Funktioniert das in grossen Räumen

Ja, mit der richtigen Mikrofonlösung.

Kann ich Aktionärsdaten hinterlegen

Ja, über den Kontext-Upload.

Was kostet die Lösung

Ab CHF 29 pro Monat. Für viele Unternehmen reicht ein einzelnes Abo.

Über Meeting Metrics

Meeting Metrics ist eine in der Schweiz entwickelte Lösung zur automatischen Transkription und Zusammenfassung von Meetings.

1. funktioniert ohne Bots
2. unterstützt 99 Sprachen
3. erkennt Schweizerdeutsch
4. erstellt strukturierte Protokolle und To-dos
5. läuft auf Schweizer Infrastruktur oder On-Premise

Ziel ist es, Meetings effizienter zu machen und den administrativen Aufwand drastisch zu reduzieren.