VR-Sitzung protokollieren: So automatisierst du dein Verwaltungsratsprotokoll

Das Protokoll einer Verwaltungsratssitzung ist Pflicht – aber der Aufwand dafür ist oft unverhältnismässig hoch.

Meeting Metrics automatisiert diesen Prozess: Meetings werden transkribiert, strukturiert zusammengefasst und in ein fertiges Protokoll überführt – inklusive Beschlüsse, Stimmverhältnisse und To-dos.

Das Resultat: Statt 60–90 Minuten Nachbearbeitung pro Sitzungsstunde brauchst du noch rund 15 Minuten für die finale Prüfung.

Rechtliche Grundlage: Protokollpflicht nach OR Art. 713 Abs. 3

Das Schweizer Obligationenrecht verlangt klar:

Über die Verhandlungen und Beschlüsse des Verwaltungsrats ist ein Protokoll zu führen, das vom Vorsitzenden und vom Protokollführer unterzeichnet wird.

Diese Pflicht gilt für jede AG und GmbH – unabhängig von Grösse oder Branche.

Ein unvollständiges oder fehlendes Protokoll kann im Streitfall dazu führen, dass Beschlüsse angefochten werden.

Ein vollständiges VR-Protokoll enthält:

1. Datum, Uhrzeit und Ort
2. Anwesende und abwesende Mitglieder
3. Traktanden
4. Wesentliche Diskussionspunkte
5. Beschlüsse im exakten Wortlaut
6. Stimmverhältnisse
7. Unterschriften von Vorsitz und Protokollführung

Das Problem: Hoher Aufwand, lückenhafte Inhalte

In der Praxis läuft es meist so:

Während der Sitzung werden Notizen gemacht – oft unvollständig. Danach beginnt die eigentliche Arbeit.

Pro Sitzungsstunde entstehen:

1. 60 bis 90 Minuten Nachbearbeitung
2. zusätzliche Abstimmungen („war das einstimmig?“)
3. Unsicherheiten bei Details

Das Problem:

Das Protokoll basiert auf Erinnerung – nicht auf dem tatsächlichen Gespräch.

Gerade juristisch relevante Nuancen gehen verloren:

1. Enthaltungen
2. Vorbehalte
3. präzise Formulierungen von Beschlüssen

Der neue Standard: VR-Protokolle mit KI

Mit Meeting Metrics ändert sich der Workflow grundlegend.

1. Traktanden vorbereiten

Die Traktandenliste wird vor der Sitzung hochgeladen oder als Vorlage definiert.

Die Struktur dient später als Grundlage für das Protokoll.

2. Sitzung aufnehmen

Die Aufnahme erfolgt lokal – über Desktop oder iPhone.

Kein Bot, kein Eingriff in Videocalls.

3. Automatische Verarbeitung

Nach der Sitzung wird das Meeting:

1. transkribiert
2. nach Traktanden strukturiert
3. in ein fertiges Protokoll überführt

Inklusive:

1. Beschlüsse
2. Stimmverhältnisse (sofern ausgesprochen)
3. Aufgaben / To-dos

4. Prüfen und freigeben

Der Protokollführer prüft das Dokument und gibt es frei.

Die Unterschrift bleibt – wie gesetzlich vorgeschrieben – menschlich.

Ist ein KI-Protokoll rechtsgültig?

Ja.

Das Gesetz schreibt vor, dass ein Protokoll geführt wird – nicht wie.

Ob du:

1. handschriftlich mitschreibst
2. ein Diktiergerät nutzt
3. oder KI einsetzt

ist rechtlich unerheblich.

Entscheidend ist:

1. Inhalt vollständig
2. Protokoll geprüft
3. unterschrieben durch Vorsitz und Protokollführer

Meeting Metrics liefert den Entwurf – die Verantwortung bleibt beim Menschen. Genau wie heute.

Schweizerdeutsch? Kein Problem.

Viele VR-Sitzungen finden auf Mundart statt.

Meeting Metrics:

1. versteht Schweizerdeutsch
2. transkribiert automatisch in Hochdeutsch

Das spart einen Schritt, der sonst manuell erledigt werden müsste.

Für optimale Qualität gilt:

1. gutes Mikrofon
2. keine parallelen Gespräche
3. klare Formulierung von Beschlüssen

Praxisbeispiel

Ein Verwaltungs- oder Stiftungsrat mit:

1. 7 Mitgliedern
2. 4 Sitzungen pro Jahr
3. je 2 Stunden

Bisher:

1. 3 Stunden Nachbearbeitung pro Sitzung
2. zusätzliche Abstimmungsschleifen

Mit Meeting Metrics:

1. 10 Minuten bis zur Zusammenfassung
2. 20 Minuten Prüfung

Ersparnis:

1. rund 10 Stunden pro Jahr
2. bei CHF 120/h ≈ CHF 1’280

Zusätzlich steigt die Qualität, weil das Protokoll auf dem tatsächlichen Gespräch basiert.

Tipps für bessere Protokolle

Gutes Mikrofon verwenden

Für 4–8 Personen lohnt sich ein Konferenzmikrofon.

Sprechdisziplin einhalten

Keine Überschneidungen – verbessert Qualität massiv.

Beschlüsse klar formulieren

Zum Beispiel:

„Der Verwaltungsrat genehmigt den Jahresabschluss einstimmig.“

Stimmprofile hinterlegen

Damit Aussagen automatisch korrekt zugeordnet werden.

Häufige Fragen

Müssen Teilnehmer informiert werden?

Ja. Ein kurzer Hinweis zu Beginn genügt.

Erkennt die KI Stimmverhältnisse automatisch?

Nein. Sie erfasst, was gesagt wird – deshalb Beschlüsse klar formulieren.

Was kostet die Lösung?

Ab CHF 29 pro Monat. Für viele VR reicht ein Account.

Funktioniert das bei mehreren Sprachen?

Ja. Über 90 Sprachen werden unterstützt, inkl. gemischter Meetings.

Wo liegen die Daten?

In der Schweiz. Für maximale Sicherheit gibt es eine On-Premise-Option.

Das Wichtigste in Kürze

1. VR-Protokolle sind gesetzlich vorgeschrieben
2. Manuelle Erstellung ist zeitintensiv und fehleranfällig
3. KI reduziert den Aufwand um bis zu 75 %
4. Qualität steigt durch vollständige Transkription
5. Rechtlich zulässig, solange geprüft und unterschrieben

Über Meeting Metrics

Meeting Metrics ist eine in der Schweiz entwickelte Lösung zur automatischen Transkription und Zusammenfassung von Gesprächen.

1. funktioniert ohne Bots
2. unterstützt 99 Sprachen inkl. Schweizerdeutsch
3. erstellt strukturierte Protokolle und To-dos
4. läuft auf Schweizer Infrastruktur oder On-Premise

Ziel ist es, Meetings wieder auf das Wesentliche zu reduzieren: das Gespräch – nicht das Protokoll.

Nächster Schritt

Teste Meeting Metrics in deiner nächsten VR-Sitzung.

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