Datenschutzerklärung

1. Einleitung und Geltungsbereich

1.1 Allgemeine Hinweise

Diese Datenschutzerklärung informiert dich darüber, wie und zu welchen Zwecken wir („Meeting Metrics", nachfolgend auch „wir" oder „uns") personenbezogene Daten verarbeiten, wenn du unsere Website besuchst, unsere Services nutzt oder anderweitig mit uns in Kontakt trittst. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

1.2 Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne der anwendbaren Datenschutzgesetze (insbesondere Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und sofern relevant der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)) ist:

1.3 Rollen bei Meeting-Inhalten

Für Daten rund um dein Konto, unsere Website und unsere eigene Kommunikation sind wir datenschutzrechtlich Verantwortliche. Die Inhalte, die du oder dein Team in Meeting Metrics hochladen (Audio, Video, Transkripte, Analysen), verarbeiten wir in deinem Auftrag und nach deinen Weisungen. Du bist dafür verantwortlich, dass die Aufzeichnung und Verarbeitung von Meetings gegenüber den Teilnehmenden zulässig ist – insbesondere, dass diese über die Aufzeichnung informiert sind.

2. Art und Zweck der verarbeiteten Daten

2.1 Zugriffsdaten bei Besuch unserer Website

Bei rein informatorischer Nutzung unserer Website (d. h. wenn du dich nicht registrierst oder uns anderweitig Informationen übermittelst) erheben wir die Daten, die dein Browser automatisch übermittelt. Dazu zählen insbesondere:

• IP-Adresse deines Endgeräts
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (z. B. konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• jeweils übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt
• Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie dessen Oberfläche
• Sprache und Version der Browsersoftware

2.2 Konto- und Vertragsdaten

Bei der Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert) sowie optionale Angaben wie Unternehmens- und Teaminformationen. Diese Daten benötigen wir zur Bereitstellung deines Kontos und zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

2.3 Meeting-Inhalte

Dazu zählen von dir hochgeladene Audio- und Videodateien sowie die daraus erstellten Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben und Analysen. Diese Inhalte verarbeiten wir ausschliesslich zur Erbringung des Dienstes. Wir nutzen sie nicht zum Training von KI-Modellen und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

2.4 Support und Kommunikation

Wenn du uns kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung deiner Anfrage.

3. Verarbeitung von Audio- und Videodaten

3.1 Lokale Verarbeitung in der Schweiz

Wir verarbeiten Audio- und Videodateien in erster Linie lokal auf unseren Servern in St.Gallen (Schweiz).

• Videodateien werden automatisch in Audiodateien umgewandelt.
• Für grosse Dateien erfolgt eine automatische Segmentierung, um die Verarbeitung zu optimieren.

3.2 Eingesetzte Tools und Dienstleister

1. Transkription und Sprachverarbeitung: Für die Verarbeitung von Audio- und Videodateien setzen wir moderne Transkriptions- und Sprachverarbeitungstechnologien ein. Diese Verarbeitung findet auf unseren Servern in der Schweiz statt.
2. LLM-Provider: Wir nutzen verschiedene Large-Language-Model-Dienste (LLMs) zur Analyse und Auswertung von Textinhalten. Dabei setzen wir auf Dienste führender Anbieter, derzeit OpenAI, Anthropic, Google und xAI. Die konkret eingesetzten Modelle entwickeln sich laufend weiter; wir verwenden jeweils aktuelle Modelle dieser Anbieter. Für Enterprise-Kunden bieten wir zudem die Option einer lokalen LLM-Verarbeitung auf unseren Servern in der Schweiz an.

3.3 Hinweise zur Nutzung von KI-Diensten

Zur Analyse von Transkripten übermitteln wir Textinhalte an die in Ziffer 3.2 genannten LLM-Anbieter. Diese Anbieter haben ihren Sitz in den USA; mit der Nutzung ist eine Datenübermittlung in die USA verbunden. Wir stützen diese Übermittlung auf Standardvertragsklauseln bzw. – soweit die Anbieter entsprechend zertifiziert sind – auf das Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework. Audio- und Videodateien verlassen unsere Schweizer Server nicht; an die LLM-Anbieter werden ausschliesslich Textinhalte übermittelt. Enterprise-Kunden können die Verarbeitung vollständig auf unsere Server in der Schweiz beschränken.

4. Hosting und Infrastruktur

Unsere Website und die Anwendung werden von HostTech auf Servern in der Schweiz gehostet. Mit HostTech haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, um den datenschutzkonformen Umgang mit deinen Daten sicherzustellen.

5. Zahlungsabwicklung

Für Abonnements und Zahlungen nutzen wir Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland, bzw. Stripe, Inc., USA). Deine Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummer) werden direkt von Stripe erhoben und verarbeitet; wir selbst speichern keine vollständigen Zahlungskartendaten. Wir erhalten von Stripe Informationen über den Zahlungsstatus sowie die letzten Ziffern des Zahlungsmittels. Mit Stripe besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; für Übermittlungen in die USA bestehen Standardvertragsklauseln.

6. Cookies, Analyse und Marketing

6.1 Einwilligungsverwaltung

Auf unseren öffentlichen Webseiten verwenden wir optionale Analyse- und Marketing-Technologien erst, nachdem du die entsprechende Kategorie ausgewählt hast. Deine Auswahl speichern wir im lokalen Speicher deines Browsers. Du kannst sie jederzeit über die Schaltfläche „Cookie-Einstellungen“ ändern oder widerrufen. Notwendige Technologien, die für die Bereitstellung und Sicherheit der Website erforderlich sind, können unabhängig von dieser Auswahl eingesetzt werden.

6.2 Google Analytics und Microsoft Clarity

Mit deiner Einwilligung nutzen wir Google Analytics zur Reichweiten- und Nutzungsanalyse sowie Microsoft Clarity, um aggregierte Interaktionen wie Klicks, Scrollverhalten und technische Sitzungsinformationen auszuwerten. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, aufgerufene URL, Referrer sowie Interaktionsdaten an Google beziehungsweise Microsoft übermittelt werden. Eine Bearbeitung in Staaten ausserhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums kann nicht ausgeschlossen werden.

6.3 LinkedIn Insight Tag

Mit deiner Einwilligung laden wir auf öffentlichen Marketingseiten den LinkedIn Insight Tag. Er hilft uns, den Erfolg von LinkedIn-Anzeigen zu messen, Conversions zuzuordnen und Zielgruppen für Retargeting zu bilden. Der Tag wird nicht im eingeloggten Anwendungsbereich, in geteilten Meeting-Protokollen oder auf anderen Seiten mit vertraulichen Meeting-Inhalten eingesetzt. Wir übermitteln über den Tag keine von dir in Meeting Metrics hinterlegten E-Mail-Adressen für Enhanced Matching.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung, soweit eine solche nach dem anwendbaren Recht erforderlich ist (insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beziehungsweise Art. 31 DSG). Der Widerruf wirkt für die Zukunft und berührt die Rechtmässigkeit der vorherigen Bearbeitung nicht.

7. Integrationen und Kalender

Du kannst Meeting Metrics mit Diensten von Drittanbietern verbinden (derzeit u. a. Slack, Discord, Jira, Confluence, HubSpot, Salesforce, Microsoft To Do und Teamwork) sowie deinen Microsoft-Kalender anbinden. Diese Verbindungen stellst du aktiv selbst her; Daten werden nur auf deine Veranlassung an den jeweiligen Dienst übertragen (z. B. wenn du eine Zusammenfassung nach Slack sendest). Es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Du kannst Verbindungen jederzeit in den Einstellungen trennen.

8. Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Deine Meeting-Inhalte bleiben gespeichert, bis du sie löschst oder dein Konto gelöscht wird; mit der Löschung deines Kontos löschen wir auch deine Daten. Für hochgeladene Audio-Dateien kannst du in den Einstellungen selbst festlegen, ob sie nach der Transkription sofort, nach einer bestimmten Frist oder nicht automatisch gelöscht werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungsdaten) bleiben vorbehalten.

9. Deine Rechte

Du hast das Recht auf:

• Auskunft über deine bei uns gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung deiner Daten
• Einschränkung der Datenverarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerruf erteilter Einwilligungen
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen, insbesondere Direktwerbung

Zudem hast du das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren – in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), im EWR bei der für dich zuständigen Datenschutzbehörde.

10. Newsletter, Direktwerbung und CRM

10.1 Bestehende Kundenbeziehungen

Wir behalten uns vor, Kundinnen und Kunden, die bereits unsere Dienstleistungen in Anspruch genommen haben, von Zeit zu Zeit per E-Mail oder auf anderem elektronischen Weg über unsere Angebote und Neuigkeiten zu informieren. Sofern dafür keine gesonderte Einwilligung erforderlich ist, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an der Direktwerbung (z. B. nach schweizerischem DSG oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10.2 Eingesetzter Dienstleister (HubSpot)

Für den Versand von Newslettern, die Verwaltung von Kontakten (CRM) und die Analyse unserer Marketing-Kommunikation nutzen wir HubSpot, einen Dienst der HubSpot, Inc., Cambridge, MA, USA. Dabei werden Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensinformationen) sowie Interaktionsdaten an HubSpot übermittelt und können in den USA verarbeitet werden. Mit HubSpot haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen; die Übermittlung stützt sich auf das Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln. Inhalte deiner Meetings und Transkripte übermitteln wir nicht an HubSpot; nutzt du selbst die HubSpot-Integration (Ziffer 7), erfolgt eine Übertragung ausschliesslich auf deine Veranlassung.

10.3 Newsletter-Anmeldung

Du hast die Möglichkeit, unseren Newsletter aktiv zu abonnieren. In diesem Fall verarbeiten wir die bei der Anmeldung angegebenen Daten (z. B. E-Mail-Adresse) ausschliesslich zum Zweck des Newsletter-Versands. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 31 DSG).

10.4 Abmeldung und Widerruf

Du kannst der Verwendung deiner E-Mail-Adresse zu Werbezwecken jederzeit ohne zusätzliche Kosten widersprechen. Ein Abmeldelink befindet sich am Ende jeder E-Mail. Die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

10.5 Analysetools im Newsletter

Sofern du eingewilligt hast, werten wir Öffnungs- und Klickraten unserer Newsletter aus, um zu verstehen, welche Inhalte relevant sind. Diese Auswertung erfolgt innerhalb von HubSpot. Auch diese Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen.

11. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz kannst du dich jederzeit an uns wenden: info@meetingmetrics.ai

Für das Kontaktformular auf unserer Website setzen wir ein Formular von HubSpot ein. Die von dir eingegebenen Daten werden zur Bearbeitung deiner Anfrage an HubSpot übermittelt (siehe Ziffer 10.2).