Ein Kundengespräch ist beendet. Die Aufnahme soll automatisch transkribiert werden. Die wichtigsten Erkenntnisse gehören ins CRM, die vereinbarten Aufgaben ins Projektmanagement und das vollständige Protokoll soll im richtigen Kundendossier verfügbar sein.
In vielen Unternehmen werden diese Schritte heute noch manuell erledigt. Eine Person lädt die Aufnahme hoch, wartet auf die Verarbeitung, kopiert die Zusammenfassung und überträgt Informationen in andere Systeme.
Mit der Meeting Metrics API lässt sich dieser Prozess automatisieren.
Unternehmen können Meeting Metrics direkt mit eigenen Anwendungen, internen Plattformen und bestehenden Softwarelösungen verbinden. Aufnahmen werden automatisiert verarbeitet und die daraus gewonnenen Informationen können anschliessend genau dort weiterverwendet werden, wo die eigentliche Arbeit stattfindet.
Von der Aufnahme zum strukturierten Meeting-Wissen
Der grundlegende Ablauf ist einfach.
Eine Anwendung übermittelt eine Audio- oder Videodatei an Meeting Metrics. Gleichzeitig können bereits ein Titel, ein Zielordner und die gewünschten Auswertungsvorlagen definiert werden.
Zusätzlich lassen sich bis zu fünf Kontextdateien oder Bilder mitsenden. Das kann beispielsweise eine Projektbeschreibung, eine Präsentation, ein Anforderungskatalog oder ein Bild mit relevanten Informationen sein. Diese Inhalte werden bei der späteren Auswertung als zusätzlicher Kontext berücksichtigt.
Meeting Metrics erstellt anschliessend die Transkription und verarbeitet das Gespräch.
Über die eindeutige Meeting-ID kann das angebundene System den Status prüfen und nach Abschluss die verfügbaren Resultate abrufen.
Dazu können unter anderem das vollständige Transkript, eine Executive Summary, Ergebnisse individueller Vorlagen und erkannte Aufgaben gehören.
Aus einer Aufnahme entsteht damit nicht einfach eine weitere Datei, sondern strukturiertes Wissen, das andere Systeme direkt weiterverarbeiten können.
Ein API-Zugang für unterschiedliche Anwendungsfälle
Die Meeting Metrics API deckt nicht nur die Transkription ab.
Über die dokumentierten Schnittstellen können Anwendungen beispielsweise Meetings abrufen und filtern, neue Aufnahmen hochladen, Ordner verwalten, eigene Auswertungsvorlagen erstellen, Teilnehmer suchen, Freigaben konfigurieren und Nutzungskennzahlen auslesen.
Damit kann Meeting Metrics sehr unterschiedlich eingesetzt werden.
Für ein Unternehmen reicht möglicherweise bereits eine kleine Automation, welche Aufnahmen automatisch verarbeitet. Ein anderes Unternehmen integriert Meeting Metrics vollständig in sein CRM, seine Projektplattform oder eine eigene Branchenlösung.
Die bestehende Software bleibt dabei die zentrale Arbeitsoberfläche. Meeting Metrics übernimmt im Hintergrund die Verarbeitung der Gespräche.
Use Case 1: Kundengespräche automatisch ins CRM übernehmen
Ein Sales Team führt jeden Tag zahlreiche Kundenmeetings.
Nach jedem Gespräch müssten eigentlich Kundenbedürfnisse, Einwände, Anforderungen, Entscheider und nächste Schritte sauber im CRM dokumentiert werden.
In der Realität hängt die Qualität dieser Informationen oft davon ab, wer das Gespräch geführt hat und wie viel Zeit danach noch für die Dokumentation bleibt.
Mit der Meeting Metrics API kann dieser Prozess automatisiert werden.
Nach dem Kundengespräch wird die Aufnahme an Meeting Metrics übertragen. Gleichzeitig kann der richtige Kundenordner sowie eine speziell für Verkaufsgespräche erstellte Vorlage ausgewählt werden.
Diese Vorlage definiert beispielsweise, dass aus jedem Gespräch der Kundenbedarf, genannte Herausforderungen, Budgetinformationen, beteiligte Personen und nächste Schritte herausgearbeitet werden sollen.
Nach der Verarbeitung ruft die Integration die Resultate ab.
Die Gesprächszusammenfassung kann automatisch in der Kundenhistorie gespeichert werden. Anforderungen können in strukturierte CRM-Felder übernommen und offene Aufgaben dem zuständigen Account Manager zugewiesen werden.
Zusätzlich kann ein Link zum vollständigen Meeting hinterlegt werden.
Der Vorteil liegt damit nicht nur in der eingesparten Zeit. Jedes Kundengespräch wird nach derselben Struktur dokumentiert. Dadurch entsteht langfristig eine vollständigere und besser nutzbare Datenbasis im CRM.
Use Case 2: Projektmeetings direkt in Aufgaben und Entscheide umwandeln
Projektmeetings produzieren viele Informationen.
Es werden Entscheidungen getroffen, Verantwortlichkeiten verteilt, Termine vereinbart und neue Risiken diskutiert.
Nach der Sitzung befinden sich diese Informationen jedoch häufig an verschiedenen Orten. Ein Teil steht im Protokoll, ein anderer in persönlichen Notizen und einzelne Aufgaben werden später manuell in das Projektmanagement übertragen.
Auch dieser Prozess lässt sich über die API verbinden.
Die Projektplattform übermittelt die Aufnahme an Meeting Metrics und wählt eine passende Projektvorlage aus.
Zusätzlich können relevante Dokumente mitgegeben werden. Beispielsweise könnte bei einem IT-Projekt der aktuelle Anforderungskatalog oder die Projektbeschreibung als Kontext dienen.
Die Auswertung kann anschliessend gezielt zwischen Entscheidungen, offenen Fragen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Terminen, Risiken und Abhängigkeiten unterscheiden.
Nach der Verarbeitung übernimmt die Integration die benötigten Informationen in das bestehende Projektmanagement.
Das Team arbeitet weiterhin in seinem gewohnten Werkzeug. Meeting Metrics übernimmt im Hintergrund die Aufbereitung des Gesprächs.
Use Case 3: Meeting Metrics direkt mit einem CRM verbinden
Eine API-Integration muss nicht bei einem einfachen Export enden.
Meeting Metrics kann als Verarbeitungsschicht zwischen einem Gespräch und dem CRM eingesetzt werden.
Ein möglicher Ablauf sieht so aus:
Ein Kundengespräch wird aufgezeichnet und automatisch an Meeting Metrics übertragen. Meeting Metrics erstellt die Transkription und wertet das Gespräch anhand einer Sales Vorlage aus. Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, ruft die Integration die relevanten Informationen ab und ordnet sie dem richtigen Unternehmen oder Kontakt im CRM zu.
So könnten beispielsweise Gesprächszusammenfassungen, Kundenbedürfnisse, nächste Schritte oder Follow-up-Aufgaben automatisch in einem System wie HubSpot weiterverarbeitet werden.
Für den Vertrieb bedeutet das, dass die Dokumentation nicht mehr als separater Arbeitsschritt nach jedem Meeting stattfinden muss.
Gleichzeitig entstehen strukturiertere CRM-Daten, weil dieselben Informationen aus jedem Gespräch nach derselben Logik extrahiert werden.
Eigene Templates bestimmen, was aus einem Meeting entsteht
Nicht jedes Meeting braucht dieselbe Auswertung.
Bei einem Verkaufsgespräch interessieren andere Informationen als bei einem Bewerbungsgespräch, einer Gemeinderatssitzung oder einem Projektmeeting.
Deshalb können eigene Templates auch über die API erstellt und verwaltet werden.
Ein Template kann beispielsweise definieren, dass aus einem Kundeninterview die wichtigsten Bedürfnisse, offene Fragen und Produktrisiken herausgearbeitet werden sollen.
Zusätzlich können wiederverwendbare Kontextinformationen und Einstellungen hinterlegt werden.
Damit lässt sich die gewünschte Auswertung direkt in einen automatisierten Prozess integrieren.
Beim Upload eines Meetings können auch mehrere Templates ausgewählt werden.
Aus derselben Aufnahme könnte dadurch beispielsweise gleichzeitig ein kurzes Management Summary, ein detailliertes Sitzungsprotokoll und eine strukturierte Liste der nächsten Schritte entstehen.
Meeting-Wissen automatisch richtig organisieren
Je mehr Meetings verarbeitet werden, desto wichtiger wird eine saubere Struktur.
Auch Ordner können deshalb über die API verwaltet werden.
Eine Integration könnte beispielsweise für jeden Kunden einen eigenen Ordner verwenden. Innerhalb dieses Ordners könnten weitere Bereiche für Projekte oder unterschiedliche Gesprächsarten entstehen.
Ordner können hierarchisch aufgebaut werden und unterschiedliche Sichtbarkeiten besitzen.
Ein automatisierter Workflow kann dadurch bereits beim Upload entscheiden, wo ein neues Meeting abgelegt werden soll.
Das ist insbesondere für Unternehmen interessant, die grosse Mengen an Gesprächen verarbeiten oder Meeting Metrics in eine bestehende Kunden- oder Projektstruktur integrieren möchten.
Die API unterstützt dabei auch die gezielte Suche und Filterung von Meetings. So lassen sich beispielsweise nur abgeschlossene Meetings eines bestimmten Zeitraums oder eines bestimmten Ordners abrufen.
Use Case 4: Aus bestehenden Aufnahmen ein strukturiertes Wissensarchiv aufbauen
Viele Unternehmen verfügen bereits über eine grosse Menge an Gesprächsaufzeichnungen.
Interviews liegen in einem Cloud-Speicher, Schulungen in einem anderen System und Supportgespräche wiederum in einer eigenen Anwendung.
Die Aufnahmen sind vorhanden. Ihr Inhalt lässt sich jedoch häufig nur schwer durchsuchen oder systematisch weiterverwenden.
Über die API kann ein Importprozess aufgebaut werden.
Neue Dateien werden automatisch erkannt, an Meeting Metrics übertragen und beispielsweise nach Kunde, Abteilung oder Thema organisiert.
Nach der Verarbeitung stehen Transkripte, Zusammenfassungen und weitere Resultate für interne Anwendungen zur Verfügung.
Ein Unternehmen könnte dadurch beispielsweise alle abgeschlossenen Gespräche eines bestimmten Zeitraums abrufen, Meetings nach Themen durchsuchen oder die daraus entstandenen Aufgaben weiterverarbeiten.
Aus einer Sammlung von Audio- und Videodateien entsteht so schrittweise ein strukturiertes Wissensarchiv.
Ergebnisse sicher mit Kunden oder Partnern teilen
Meeting-Wissen wird nicht immer nur intern benötigt.
Über die API können deshalb auch Freigaben gesteuert werden.
Eine Anwendung kann für ein Meeting einen Freigabelink erzeugen und genau bestimmen, welche Inhalte darüber sichtbar sind.
So kann beispielsweise festgelegt werden, ob Empfänger die Zusammenfassung, das Transkript oder Downloadmöglichkeiten sehen dürfen.
Freigaben können zusätzlich mit einem Passwort geschützt und mit einem Ablaufdatum versehen werden. Auch einzelne Auswertungsergebnisse lassen sich gezielt freigeben.
Eine Kundenplattform könnte dadurch nach einem Beratungsgespräch automatisch einen geschützten Link bereitstellen, über den der Kunde nur die für ihn vorgesehenen Inhalte sieht.
Wird eine Freigabe deaktiviert, kann der bisherige Link ungültig gemacht werden.
Damit lässt sich auch die externe Bereitstellung von Meeting-Inhalten in bestehende Prozesse integrieren.
Nutzung über die API auswerten
Neben den eigentlichen Meeting-Inhalten können auch einfache Nutzungskennzahlen abgerufen werden.
Die Analytics-Schnittstelle liefert beispielsweise die Gesamtzahl der Aufzeichnungen, die Anzahl der Meetings der aktuellen Woche und die Aktivität der vergangenen Tage.
Das kann interessant sein, wenn Meeting Metrics in eine interne Plattform integriert wird und dort zusätzlich Nutzungsinformationen dargestellt werden sollen.
Unternehmen können dadurch nicht nur Meeting-Wissen integrieren, sondern auch nachvollziehen, wie intensiv die Lösung eingesetzt wird.
So funktioniert der technische Einstieg
Der Zugriff auf die Meeting Metrics API erfolgt über einen Bearer Token.
Die aktuelle Basis-URL lautet:
https://meetingmetrics.ai/api/v1
Alle regulären API-Endpunkte liefern ihre Daten im JSON-Format zurück.
Ein sinnvoller erster Test besteht darin, zunächst die Informationen des eigenen Accounts abzurufen. Danach kann eine erste Audio- oder Videodatei über den Upload-Endpunkt übertragen werden.
Die Antwort enthält eine eindeutige UUID sowie den aktuellen Status des Meetings.
Über diese UUID kann die Integration anschliessend prüfen, ob die Verarbeitung abgeschlossen ist und danach die Resultate abrufen.
Für den Einstieg braucht es deshalb keine umfassende Integration.
Ein erster Workflow kann aus drei Schritten bestehen:
Aufnahme hochladen
Verarbeitungsstatus prüfen
Resultate in das gewünschte System übernehmen
Wenn dieser Ablauf funktioniert, lassen sich weitere Funktionen wie Templates, Ordner, Freigaben oder Analytics ergänzen.
Meeting-Wissen dort verfügbar machen, wo die Arbeit passiert
Der eigentliche Wert eines Meetings liegt nicht in der Aufnahme.
Er entsteht, wenn Entscheidungen dokumentiert werden, Aufgaben umgesetzt werden und relevantes Wissen später wiedergefunden werden kann.
Meeting Metrics übernimmt die Verarbeitung des Gesprächs. Die API verbindet die daraus entstehenden Informationen mit den Systemen, die ein Unternehmen bereits verwendet.
Das kann ein CRM wie HubSpot sein, eine Projektplattform, eine interne Wissensdatenbank, eine Kundenplattform oder eine eigene Branchenlösung.
Dadurch muss Meeting-Dokumentation nicht länger als isolierter Prozess betrachtet werden.
Sie kann zu einem automatisierten Bestandteil des bestehenden Workflows werden.
Du möchtest Meeting Metrics mit Deinem CRM, einer internen Anwendung oder einem bestehenden Prozess verbinden?
Dann starte mit einem einzelnen Workflow oder kontaktiere uns, damit wir gemeinsam prüfen können, wie sich Meeting Metrics in Deine bestehende Systemlandschaft integrieren lässt.
