Ein Verkaufsgespräch braucht eine andere Auswertung als eine Vorstandssitzung. Im Vertrieb interessieren vor allem Kundenbedürfnisse, Einwände und nächste Schritte. Bei einer Bausitzung stehen dagegen Entscheidungen, Pendenzen, Verantwortlichkeiten und Termine im Vordergrund.
Eine allgemeine Meeting-Zusammenfassung kann diese Unterschiede nur begrenzt berücksichtigen.
Genau dafür gibt es die Vorlagen in Meeting Metrics.
Du beschreibst, um welche Art von Meeting es geht und wie das gewünschte Ergebnis aussehen soll. Meeting Metrics erstellt daraus mit KI einen ersten Entwurf. Anschliessend kannst du die Struktur, den Stil, die Regeln und das verwendete Hintergrundwissen individuell anpassen.
So entsteht aus einem Transkript nicht einfach eine Zusammenfassung, sondern ein Dokument, mit dem dein Team direkt weiterarbeiten kann.
Was ist eine Meeting-Vorlage?
Eine Vorlage definiert, wie Meeting Metrics ein Transkript auswerten soll.
Dabei kannst du unter anderem festlegen, welche Informationen besonders wichtig sind, welche Abschnitte das Ergebnis enthalten soll, ob Inhalte als Text oder Tabelle dargestellt werden und wie ausführlich das Protokoll sein soll.
Auch die Rolle der KI, die gewünschte Tonalität und zusätzliche Regeln können definiert werden.
Das eigentliche Transkript bleibt dabei immer die inhaltliche Grundlage. Die Vorlage gibt Meeting Metrics jedoch vor, worauf bei der Auswertung besonders geachtet werden soll.
Bei einem wöchentlichen Projektmeeting muss beispielsweise nicht jede einzelne Wortmeldung wiedergegeben werden. Viel wichtiger ist:
Was hat sich seit dem letzten Meeting verändert? Welche Entscheidungen wurden getroffen? Wo gibt es Probleme? Und wer übernimmt welche Aufgabe bis wann?
Eine gute Vorlage bildet genau diese Fragen ab.
Warum eigene Meeting-Vorlagen sinnvoll sind
Viele Unternehmen arbeiten mit wiederkehrenden Meeting-Typen.
Projektteams haben wöchentliche Statusmeetings. Vertriebsteams führen Discovery Calls und Kundengespräche. Geschäftsleitungen arbeiten mit Traktanden und Beschlüssen. Gemeinden, Verwaltungsräte oder Bauprojekte haben wiederum eigene Anforderungen an ihre Protokolle.
Wenn jedes dieser Meetings mit derselben allgemeinen Zusammenfassung ausgewertet wird, entsteht danach häufig zusätzliche Arbeit.
Informationen müssen gesucht, neu strukturiert oder manuell in bestehende Dokumente übertragen werden.
Mit einer individuellen Vorlage steht dagegen bei jeder Auswertung dieselbe Struktur zur Verfügung.
Entscheidungen befinden sich immer am gleichen Ort. Aufgaben können automatisch mit Verantwortlichen und Terminen dargestellt werden. Tabellen haben jedes Mal dieselben Spalten. Auch Ton und Detailgrad bleiben über mehrere Meetings hinweg konsistent.
Besonders bei regelmässig wiederkehrenden Meetings lohnt sich dieser Ansatz.
So erstellst du eine Vorlage mit KI
In Meeting Metrics findest du unter Vorlagen die Möglichkeit, eine neue Vorlage zu erstellen.
Du kannst entweder direkt mit einer eigenen Struktur beginnen oder Meeting Metrics den ersten Entwurf erstellen lassen.
1. Beschreibe dein Meeting
Im ersten Schritt erklärst du der KI, um welche Art von Meeting es sich handelt und welches Ergebnis du benötigst.
Dabei musst du keine komplizierten Prompts schreiben.
Beschreibe einfach, was du nach dem Meeting normalerweise als fertiges Dokument erwarten würdest.
Zum Beispiel:
Wöchentliche Bausitzung mit Architekt, Bauleitung und Auftraggeber. Benötigt wird ein formelles Protokoll mit Traktanden, Entscheidungen und einer Pendenzenliste mit Verantwortlichen und Terminen. Offene Fragen sollen separat ausgewiesen werden.
Je konkreter diese Beschreibung ist, desto besser kann Meeting Metrics die erste Vorlage erstellen.
Die Beschreibung lässt sich auch direkt über das Mikrofon diktieren. Gerade bei komplexeren Abläufen kann es einfacher sein, die Anforderungen kurz zu erklären, anstatt sie vollständig aufzuschreiben.
Bereits eine kurze Beschreibung des Meetings reicht für einen ersten Entwurf. Mit zusätzlichen Beispielen und Kontext lässt sich die Vorlage weiter verfeinern.
Ein bestehendes Protokoll als Vorlage verwenden
Viele Unternehmen haben bereits einen bestehenden Protokollstandard.
Vielleicht gibt es ein Word-Dokument, das seit Jahren verwendet wird. Oder das Team arbeitet mit einer festen Tabelle für Entscheidungen, Aufgaben und Pendenzen.
In diesem Fall kannst du ein bestehendes Beispiel-Protokoll hinterlegen.
Meeting Metrics verwendet dieses Dokument als Orientierung dafür, wie das spätere Ergebnis aufgebaut sein soll.
Dadurch erkennt die KI beispielsweise die gewünschte Reihenfolge der Abschnitte, Tabellenstrukturen, Schreibweise und ungefähre Detailtiefe.
Das ist häufig der schnellste Weg zu einer guten Vorlage.
Anstatt jede einzelne Vorgabe manuell zu formulieren, zeigst du Meeting Metrics direkt ein Beispiel für das gewünschte Ergebnis.
Zusätzliches Wissen über Kontextdateien bereitstellen
Neben einem Beispiel-Protokoll kannst du der Vorlage weitere Kontextdateien hinzufügen.
Damit lassen sich Informationen hinterlegen, die für die korrekte Auswertung eines Meetings wichtig sind.
Das können beispielsweise Fachbegriffe und Abkürzungen sein, Informationen über ein bestimmtes Projekt, Rollen von wiederkehrenden Teilnehmenden oder interne Vorgaben für die Dokumentation.
Auch regulatorische Anforderungen oder andere Referenzdokumente können als Kontext dienen.
Dabei erfüllen Beispiel-Protokoll und Kontextdateien zwei unterschiedliche Aufgaben.
Das Beispiel-Protokoll zeigt der KI, wie das Ergebnis aussehen soll.
Die Kontextdateien erklären, welches Wissen bei der Auswertung berücksichtigt werden soll.
Gerade bei anspruchsvolleren Meetings kann die Kombination aus beiden sehr hilfreich sein.
Die erste Vorlage automatisch generieren
Sind Beschreibung, Beispiel und Kontext vorhanden, kann die Vorlage direkt generiert werden.
Meeting Metrics erstellt daraus einen ersten strukturierten Entwurf.
Dieser Entwurf ist nicht fix. Er dient vielmehr als Ausgangspunkt für die weitere Bearbeitung.
Wenn du bereits genau weisst, wie dein Protokoll aufgebaut sein soll, kannst du die Vorlage alternativ auch direkt manuell erstellen.
Struktur und Abschnitte individuell anpassen
Nach der Generierung öffnet sich der Vorlageneditor.
Dort kannst du die gesamte Struktur deiner Vorlage bearbeiten und gleichzeitig sehen, wie das spätere Ergebnis aufgebaut sein wird.
Jeder Abschnitt des Editors entspricht einem Bereich im fertigen Protokoll.
Bei einem Projektstatus-Meeting könnte eine Vorlage beispielsweise aus folgenden Abschnitten bestehen:
Kurzüberblick
Fortschritt seit dem letzten Meeting
Entscheidungen
Risiken und Blockaden
Aufgaben und Fristen
Nächster Termin
Bei einem Verkaufsgespräch würde die Struktur dagegen ganz anders aussehen. Dort könnten Kundenbedürfnisse, Herausforderungen, Einwände, Budget, Entscheidungsprozess und nächste Schritte relevant sein.
Genau darin liegt der Vorteil der Vorlagen: Die Auswertung passt sich dem Meeting an und nicht umgekehrt.
Im Vorlageneditor lässt sich die Struktur anpassen. Gleichzeitig zeigt die Vorschau, wie das spätere Ergebnis aufgebaut sein wird.
Klare Anweisungen führen zu besseren Ergebnissen
Ein Abschnitt mit dem Namen Aufgaben sagt der KI zwar grundsätzlich, worum es geht. Für eine zuverlässige Auswertung lohnt es sich jedoch, etwas genauer zu werden.
Eine Anweisung könnte beispielsweise lauten:
Liste alle vereinbarten Aufgaben auf. Nenne pro Aufgabe die verantwortliche Person und den Termin. Wenn keine Person oder kein Termin genannt wurde, kennzeichne die Angabe als offen. Erfinde keine fehlenden Informationen.
Damit ist klar definiert, welche Informationen benötigt werden und wie mit fehlenden Angaben umzugehen ist.
Dasselbe Prinzip gilt für Entscheidungen, Risiken oder offene Fragen.
Je eindeutiger beschrieben ist, was ein Abschnitt enthalten soll, desto weniger Nachbearbeitung ist später notwendig.
Text oder Tabelle? Das passende Format wählen
Nicht jede Information lässt sich am besten als Fliesstext darstellen.
Eine kurze Management-Zusammenfassung eignet sich beispielsweise gut als Text.
Aufgaben, Pendenzen oder Risiken sind dagegen häufig übersichtlicher in einer Tabelle.
Für Aufgaben könnte Meeting Metrics zum Beispiel automatisch eine Tabelle mit folgenden Spalten erstellen:
Aufgabe | Verantwortlich | Termin |
|---|---|---|
Angebot überarbeiten | Anna Meier | 18. September |
Technische Frage klären | Offen | Offen |
Auch Teilnehmende, Beschlüsse oder Traktanden lassen sich je nach Meeting-Typ strukturiert darstellen.
Dadurch entsteht ein Dokument, das nicht nur gut lesbar ist, sondern direkt im Arbeitsalltag verwendet werden kann.
Rolle, Stil und Detailtiefe bestimmen
Neben der Struktur kannst du festlegen, aus welcher Perspektive Meeting Metrics das Meeting auswerten soll.
Für eine Bausitzung könnte die Rolle beispielsweise lauten:
Du bist ein professioneller Protokollführer für Bauprojekte.
Bei einem Verkaufsgespräch könnte Meeting Metrics dagegen die Rolle eines strukturierten Sales-Analysten übernehmen, der Kundenbedürfnisse, Einwände und nächste Schritte besonders berücksichtigt.
Auch die Tonalität lässt sich anpassen.
Ein internes Projektmeeting darf beispielsweise kompakt und pragmatisch dokumentiert werden. Ein Verwaltungsratsprotokoll oder eine formelle Sitzung benötigt möglicherweise eine sachlichere und detailliertere Sprache.
Zusätzlich kannst du festlegen, wie ausführlich die Auswertung sein soll.
Damit lässt sich dieselbe Transkription je nach Zielgruppe sehr unterschiedlich aufbereiten.
Eigene Regeln für jede Auswertung
Zusätzlich zur Struktur können Regeln definiert werden, die Meeting Metrics bei jeder Auswertung mit dieser Vorlage berücksichtigen soll.
Beispiele dafür sind:
Keine Entscheidungen erfinden, wenn lediglich verschiedene Möglichkeiten diskutiert wurden.
Unterschiedliche Positionen der Beteiligten getrennt darstellen.
Aufgaben immer mit Verantwortlichen und Terminen erfassen.
Fehlende Termine als offen kennzeichnen.
Fachbegriffe immer einheitlich schreiben.
Keine zusätzliche Management Summary erstellen.
Solche Regeln sind besonders hilfreich, wenn im Unternehmen bereits klare Anforderungen an Protokolle oder Dokumentationen bestehen.
Rolle, Tonalität, Detailtiefe und Regeln bestimmen, wie Meeting Metrics das Transkript auswertet. Zusätzlich können Beispiel-Zusammenfassungen und Kontextinformationen hinterlegt werden.
Beispiel: Vorlage für ein wöchentliches Projektmeeting
Wie könnte eine solche Vorlage konkret aussehen?
Der Kontext könnte folgendermassen definiert werden:
Wöchentliches Statusmeeting eines Projektteams. Die Auswertung informiert Projektleitung und Auftraggeber über Fortschritt, Probleme, Entscheidungen und anstehende Arbeiten.
Für den Abschnitt Kurzüberblick könnte die Vorgabe lauten:
Fasse den aktuellen Projektstand in höchstens 100 Wörtern zusammen. Nenne nur Themen, die für Fortschritt, Zeitplan, Budget oder Qualität relevant sind.
Für den Bereich Entscheidungen:
Halte jede verbindliche Entscheidung mit kurzer Begründung fest. Erfinde keine Entscheidung, wenn lediglich Möglichkeiten diskutiert wurden.
Und für Aufgaben und Fristen:
Erstelle eine Tabelle mit den Spalten Aufgabe, Verantwortlich und Termin. Kennzeichne fehlende Verantwortlichkeiten oder Termine als offen.
Damit weiss die KI sehr genau, welche Informationen aus dem Transkript herausgearbeitet werden sollen.
Gute Vorlagen werden mit der Zeit noch besser
Eine Vorlage muss beim ersten Versuch nicht perfekt sein.
Am besten testest du sie mit einigen typischen Meetings aus deinem Alltag.
Fehlt regelmässig eine bestimmte Information, kannst du die entsprechende Anweisung präzisieren.
Sind die Ergebnisse zu ausführlich, lässt sich die Detailtiefe reduzieren oder beispielsweise ein Wortlimit definieren.
Auch bestehende Abschnitte können jederzeit ergänzt, entfernt oder anders angeordnet werden.
Nach wenigen echten Meetings entsteht so eine Vorlage, die sehr genau zu den eigenen Arbeitsprozessen passt.
Von der Transkription zum Arbeitsdokument
Eine Transkription beantwortet eine einfache Frage: Was wurde im Meeting gesagt?
Für den Arbeitsalltag ist jedoch meistens eine andere Frage wichtiger:
Was davon müssen wir jetzt wissen oder tun?
Genau hier kommen die Vorlagen von Meeting Metrics ins Spiel.
Sie können aus demselben Transkript je nach Anwendungsfall ein Projektprotokoll, eine Pendenzenliste, eine Sales-Auswertung, eine Gesprächsdokumentation oder eine kompakte Management-Zusammenfassung erstellen.
Der neue KI-gestützte Vorlageneditor nimmt dabei einen grossen Teil der Einrichtung ab.
Du beschreibst das gewünschte Ergebnis, ergänzt bei Bedarf ein bestehendes Beispiel und relevantes Hintergrundwissen und lässt Meeting Metrics daraus den ersten Entwurf erstellen.
Anschliessend kannst du Struktur, Regeln und Stil so lange anpassen, bis die Vorlage genau zu deinem Prozess passt.
Wenn ein Meeting regelmässig stattfindet und danach noch viel manuelle Arbeit anfällt, lohnt sich eine eigene Vorlage besonders schnell.
