In Projektsitzungen im Bauwesen laufen viele Themen gleichzeitig zusammen: technische Fragen, Termine, Zuständigkeiten, Entscheide und offene Pendenzen. Je komplexer das Projekt und je mehr Beteiligte am Tisch sitzen, desto anspruchsvoller wird auch die Dokumentation.
Genau hier setzt Georg Hutter bei Bänziger Partner Meeting Metrics ein. Als Projektleiter in der Oberbauleitung und Bauherrenunterstützung begleitet er Bauprojekte in der Ausführung und koordiniert unterschiedliche Beteiligte. Wir haben mit ihm darüber gesprochen, wie er Sitzungen früher dokumentiert hat, was sich durch Meeting Metrics verändert hat und weshalb eine gute KI-Auswertung die fachliche Verantwortung nicht ersetzt.
Wo viele Beteiligte auf viele Entscheidungen treffen
Bänziger Partner ist ein Schweizer Ingenieurunternehmen mit über 65 Jahren Erfahrung und rund 200 Mitarbeitenden. Das Unternehmen plant und begleitet anspruchsvolle Bauprojekte in Bereichen wie Brückenbau, Hochbau, Tiefbau, Umwelt und Wasser, digitalem Bauen sowie Projektmanagement und Beratung.
Genau in diesem Umfeld arbeitet Georg Hutter. Als Projektleiter in der Oberbauleitung und Bauherrenunterstützung begleitet er Projekte während der Ausführung und koordiniert Bauherren, Unternehmer, Planer und weitere Beteiligte.
Besprechungen gehören entsprechend zu seinem Arbeitsalltag. Und mit ihnen die Frage: Wie lassen sich alle relevanten Informationen so dokumentieren, dass danach klar ist, was entschieden wurde, was noch offen ist und wer welchen nächsten Schritt übernimmt?
Vorher begann nach der Sitzung die eigentliche Protokollarbeit
Vor Meeting Metrics machte Georg während der Sitzungen handschriftliche oder meist digitale Notizen. Nach dem Meeting begann die eigentliche Aufbereitung: Informationen ordnen, relevante Entscheide herausfiltern, offene Punkte zuordnen und daraus ein strukturiertes Protokoll erstellen.
Je umfangreicher die Sitzung, desto grösser der Aufwand danach. Gerade bei Sitzungen der Oberbauleitung treffen oft technische, organisatorische und terminliche Themen gleichzeitig aufeinander. Informationen müssen nicht nur vollständig sein, sondern so strukturiert werden, dass sie für die weitere Projektarbeit tatsächlich brauchbar sind.
Meeting Metrics verändert für Georg vor allem diesen Schritt. Die Inhalte der Sitzung liegen danach bereits strukturiert vor. Statt mit einzelnen Notizen zu beginnen, kann er direkt mit einer ersten Fassung weiterarbeiten und sich auf die fachliche Kontrolle und Ergänzung konzentrieren.
«Bei umfangreichen OBL-Sitzungen kann sich der Protokollierungsaufwand bei entsprechender Vorbereitung aktuell ungefähr halbieren.»
Georg Hutter, Projektleiter Oberbauleitung und Bauherrenunterstützung bei Bänziger Partner
Schneller zur ersten Fassung und einfacher zur gewünschten Qualität
Für Georg besteht der Nutzen dabei nicht allein in eingesparten Minuten. Ebenso wichtig ist, schneller eine brauchbare Grundlage zu erhalten.
Ein Protokoll muss in einem Bauprojekt mehr leisten als lediglich zusammenzufassen, worüber gesprochen wurde. Entscheide, Zuständigkeiten, Termine und offene Punkte müssen nachvollziehbar sein. Gerade wenn viele Personen und Fachbereiche beteiligt sind, wirkt sich die Qualität der Dokumentation direkt auf die weitere Zusammenarbeit aus.
Georg erlebt die Dokumentation mit Meeting Metrics deshalb als vollständiger und einheitlicher. Entscheide und Pendenzen lassen sich gezielter prüfen und den entsprechenden Themen zuordnen. Dadurch wird auch der Informationsstand im Projekt klarer.
«Die Dokumentation ist aus meiner Sicht vollständiger, einheitlicher und effizienter geworden. Entscheide und Pendenzen lassen sich besser zuordnen und später gezielt prüfen.»
Das reduziert nicht nur den Aufwand beim Erstellen des Protokolls. Eine klarere Dokumentation kann auch verhindern, dass später nochmals nachgefragt werden muss, was genau vereinbart wurde.
Wenn technische Fragen, Termine und Zuständigkeiten gleichzeitig diskutiert werden
Wie hilfreich das sein kann, zeigt ein konkretes Beispiel aus Georgs Alltag.
Bei einer Sitzung der Oberbauleitung standen mehrere Traktanden auf der Agenda. Technische Fragen wurden parallel zu Terminen und Zuständigkeiten besprochen. Während der Sitzung entstehen dadurch viele Informationen, die zwar zusammengehören, im Gespräch aber nicht zwingend sauber nacheinander abgearbeitet werden.
Meeting Metrics half Georg dabei, diese Punkte nach der Sitzung schneller zu ordnen und direkt in die weitere Bearbeitung zu übernehmen. Besonders hilfreich war für ihn die Übersicht über die noch offenen Pendenzen. Denn gerade im Projektalltag ist nicht nur wichtig, was diskutiert wurde. Entscheidend ist, was danach passieren muss.
Was Meeting Metrics dabei übernimmt
Meeting Metrics ist ein Schweizer KI-Assistent für Meetings und Gespräche. Die Plattform transkribiert Sitzungen und erstellt daraus unter anderem Protokolle, Zusammenfassungen, Aufgaben und Entscheide.
Besonders relevant für Georg sind eigene Auswertungsvorlagen. Damit kann für unterschiedliche Besprechungstypen eine passende Struktur definiert werden, sodass beispielsweise eine Projektsitzung anders ausgewertet wird als eine interne Besprechung.
Meeting Metrics unterstützt Schweizerdeutsch und bietet Hosting und Speicherung in der Schweiz. Im Enterprise-Modell kann auch die KI-Verarbeitung vollständig auf Schweizer Servern erfolgen.
Für Georg ist dabei besonders wichtig, dass sich die Ergebnisse anschliessend digital weiterbearbeiten lassen. So entsteht aus der Sitzung nicht einfach eine Zusammenfassung, sondern eine Grundlage für Protokolle, Entscheide, Aufgabenlisten und die weitere Projektarbeit.
Gute Ergebnisse beginnen bereits vor der Sitzung
Ein interessanter Punkt in Georgs Erfahrung ist, dass KI nicht unabhängig von der Vorbereitung funktioniert.
Je besser eine Sitzung strukturiert ist und je mehr Kontext zur Verfügung steht, desto besser lässt sich auch das Ergebnis aufbereiten. Für ihn zahlt sich deshalb eine gute Vorbereitung hinsichtlich Struktur, Kontext und notwendigem Basiswissen weiterhin aus.
Auch eigene Auswertungsvorlagen spielen dabei eine Rolle. Für wiederkehrende Besprechungstypen kann festgelegt werden, welche Informationen im Ergebnis besonders relevant sind. Die Basisvorlagen von Meeting Metrics bieten dafür einen Ausgangspunkt, lassen sich aber an den eigenen Arbeitsalltag anpassen.
Damit wird KI nicht zum Ersatz für einen guten Sitzungsprozess. Sie verstärkt vielmehr einen bereits gut strukturierten Prozess.
Die Verantwortung bleibt beim Menschen
Gerade bei offiziellen Projektprotokollen gibt es einen Punkt, bei dem Georg sehr klar ist.
«Die Verantwortung für die inhaltliche Prüfung und das fertige Protokoll bleibt bei mir.»
Meeting Metrics liefert eine Grundlage. Die fachliche Prüfung bleibt aber Aufgabe der verantwortlichen Person.
Das ist gerade im Bau- und Projektumfeld entscheidend. Eine Aussage kann technisch korrekt transkribiert sein und trotzdem Kontext benötigen. Entscheide müssen richtig verstanden, Zuständigkeiten überprüft und Formulierungen gegebenenfalls präzisiert werden.
Der Nutzen von KI liegt deshalb nicht darin, Verantwortung abzugeben. Er liegt darin, weniger Zeit für die mechanische Aufbereitung aufzuwenden und mehr Zeit für die inhaltliche Qualität zu haben.
Für wen sich der Einsatz besonders lohnt
Georg empfiehlt Meeting Metrics vor allem Personen, die regelmässig physische oder digitale Besprechungen dokumentieren und daraus anschliessend Protokolle, Zusammenfassungen, Entscheide oder Aufgabenlisten erstellen müssen.
Das betrifft im Bauwesen beispielsweise Projektleitende, Bauleitungen oder Personen in der Bauherrenunterstützung. Der gleiche Grundgedanke lässt sich aber auch auf viele andere Funktionen übertragen, bei denen Sitzungsinhalte danach strukturiert weiterverarbeitet werden müssen.
Für Georg ist dabei entscheidend, dass sich Meeting Metrics ohne grossen zusätzlichen Aufwand in den bestehenden Arbeitsalltag integrieren lässt.
Aus einer Sitzung wird schneller eine Arbeitsgrundlage
Die Erfahrung von Bänziger Partner zeigt, dass der Mehrwert von KI in Meetings nicht darin liegt, möglichst viel automatisch zu erledigen. Entscheidend ist, an welcher Stelle sie unterstützt.
Bei Georg übernimmt Meeting Metrics einen Teil jener Arbeit, die früher erst nach der Sitzung begann: Inhalte zusammentragen, strukturieren, Entscheide erkennen und Pendenzen herausarbeiten.
Dadurch entsteht schneller eine gute erste Fassung. Bei umfangreichen Sitzungen kann sich der Protokollierungsaufwand deutlich reduzieren. Gleichzeitig bleibt mehr Zeit für das, was sich nicht automatisieren lässt: fachlich prüfen, einordnen und Verantwortung für das Endergebnis übernehmen.
Denn bei komplexen Projekten ist ein gutes Protokoll nicht einfach Dokumentation. Es ist die Grundlage dafür, dass alle Beteiligten wissen, was entschieden wurde und wie es weitergeht.
