OneDrive & SharePoint

Mit OneDrive & SharePoint liegen die Protokolle Deiner Meetings automatisch dort, wo Dein Team arbeitet: in Deinem OneDrive oder in einer SharePoint-Dokumentbibliothek. Meeting Metrics speichert die Analysen als PDF, Word oder Markdown, in derselben Ordnerstruktur wie in Meeting Metrics, und hält die Dateien aktuell.

Das kannst Du damit

• Alle Meetings ablegen: Mit Alle Meetings synchronisieren landet jedes fertige Meeting, das Du sehen kannst, in Deinem OneDrive. Die Ordner aus Meeting Metrics werden dort nachgebildet.
• Ordner gezielt ablegen: Mit einer Ordnerregel speicherst Du einen Ordner an einem eigenen Ort, zum Beispiel «Sales Meetings» in die Bibliothek der SharePoint-Website des Vertriebs.
• Einzelne Meetings speichern: Jedes Meeting, auf das Du Zugriff hast, speicherst Du mit einem Klick in OneDrive.
• Immer aktuelle Dateien: Generierst Du eine Analyse neu, benennst ein Meeting um oder verschiebst es, zieht Meeting Metrics die Dateien nach.

So funktioniert es

• Team-Admins schalten die Integration ein. Dabei wird kein Microsoft-Konto hinterlegt.
• Jede Person verbindet ihr eigenes Microsoft-Konto in ihrem Profil. Alles, was Meeting Metrics in OneDrive oder SharePoint tut, geschieht mit dem Konto dieser Person: Die Auswahl der Bibliotheken zeigt nur, was sie selbst öffnen kann, und die Dateien werden mit ihren Rechten geschrieben.
• Die Regeln gehören der Person, die sie speichert. Sie gelten nur für Meetings, die diese Person in Meeting Metrics sehen kann.

Voraussetzungen

• Ein aktives Abo.
• Ein Microsoft-365-Geschäfts- oder Schulkonto. Private Microsoft-Konten (zum Beispiel outlook.com) werden nicht unterstützt.
• Für SharePoint-Bibliotheken: In vielen Organisationen muss die Microsoft-365-Administration Meeting Metrics einmal freigeben (siehe unten).

Einrichten

1. Für das Team einschalten (Team-Admins)

1. Öffne die Integrationen und klicke bei OneDrive & SharePoint auf Verbinden.
2. Klicke auf Für Team aktivieren. Eine Anmeldung bei Microsoft ist dafür nicht nötig.

Unter Konfigurieren › Einstellungen legst Du fest, was mit den Dateien eines gelöschten Meetings passiert, und siehst, wer sein Microsoft-Konto verbunden hat, mit welcher Stufe (Nur OneDrive oder OneDrive und SharePoint) und wie viele Ordner synchronisiert werden. Ist die Synchronisierung einer Person pausiert, steht dort Pausiert.

2. Eigenes Microsoft-Konto verbinden (alle Teammitglieder)

1. Öffne Dein Profil und wechsle zu Integrationen.
2. Klicke bei OneDrive & SharePoint auf Microsoft-Konto verbinden.
3. Wähle bei Microsoft Dein Arbeitskonto und erlaube den Zugriff.

Danach öffnet sich das Fenster mit Deinen Einstellungen. Später erreichst Du es über Verwalten. Nach dem Verbinden wird noch nichts synchronisiert.

3. Festlegen, was gespeichert wird

Im Tab Ordnerregeln wählst Du den Standard-Speicherort und entscheidest:

• Alle Meetings synchronisieren: Jedes fertige Meeting, das Du sehen kannst, wird am Standard-Speicherort gespeichert.
• Nach Ordner synchronisieren: Nur die Meetings bestimmter Ordner werden gespeichert, jeder Ordner an seinem eigenen Ort.

Beides lässt sich kombinieren: Ordnerregeln haben Vorrang, alle übrigen Meetings landen am Standard-Speicherort. Klicke auf Einstellungen speichern.

OneDrive oder SharePoint

Die Verbindung hat zwei Stufen:

• Nur OneDrive: Meeting Metrics darf Dateien in Deinem eigenen OneDrive speichern. Diesen Zugriff kannst Du in der Regel selbst erlauben.
• OneDrive und SharePoint: Zusätzlich kannst Du eine SharePoint-Dokumentbibliothek als Ziel wählen. Klicke dazu im Tab Verbindung auf SharePoint-Zugriff erlauben. Microsoft fragt nach den zusätzlichen Berechtigungen, Deine Verbindung und Deine Einstellungen bleiben dieselben.

Seit 2025 erlauben die meisten Organisationen nur Administratoren, Apps den Zugriff auf SharePoint zu geben. Dann erscheint nach der Anmeldung der Hinweis Deine Microsoft-Administration muss Meeting Metrics einmal für deine Organisation freigeben.

Für die IT: Meeting Metrics freigeben

Die Freigabe ist einmal pro Organisation nötig und gilt danach für alle Personen.

1. Die Person, die SharePoint verbinden möchte, klickt bei der Meldung auf Link kopieren und schickt den Link an die IT. Wer selbst Microsoft-365-Administrator ist, klickt direkt auf Ich bin Admin, jetzt freigeben.
2. Die IT öffnet den Link und meldet sich mit einem Konto an, das Apps freigeben darf, zum Beispiel als globaler Administrator, Cloudanwendungsadministrator oder Anwendungsadministrator.
3. Microsoft zeigt die Berechtigungen, die Meeting Metrics anfragt. Die IT klickt auf Akzeptieren. Ein Meeting-Metrics-Konto braucht sie dafür nicht.
4. Microsoft leitet zurück auf eine Seite von Meeting Metrics, die die Freigabe bestätigt. Die Person, die den Link geschickt hat, erhält eine Benachrichtigung in Meeting Metrics.
5. Danach verbindet die Person ihr Konto erneut mit SharePoint-Zugriff erlauben.

Der kopierte Link ist 14 Tage gültig.

Meeting Metrics fragt diese Berechtigungen von Microsoft Graph an:

• User.Read: Konto und Namen der angemeldeten Person lesen.
• Files.ReadWrite: Dateien im eigenen OneDrive lesen und schreiben.
• Files.ReadWrite.All: Dateien in Bibliotheken lesen und schreiben, auf welche die Person Zugriff hat.
• Sites.Read.All: SharePoint-Websites und ihre Bibliotheken auflisten.
• offline_access: Die Synchronisierung läuft weiter, ohne dass sich die Person jedes Mal neu anmeldet.

Einstellungen

Die Karte OneDrive & SharePoint in Deinem Profil zeigt Dein Konto, die Stufe und die Zahl Deiner Ordnerregeln. Verwalten öffnet die Einstellungen mit den Tabs Ordnerregeln, Dateien und Verbindung.

Standard-Speicherort

• Dateien speichern in: Mein OneDrive oder, mit SharePoint-Zugriff, eine SharePoint-Dokumentbibliothek. Aufgeführt sind die Bibliotheken der Websites, denen Du folgst. Andere Websites findest Du über SharePoint-Websites suchen und Suchen.
• Stammordner: Standard ist «Meeting Metrics». Du kannst bis zu fünf Ebenen angeben, zum Beispiel «Meeting Metrics/Protokolle». Mit Durchsuchen wählst Du einen bestehenden Ordner der Bibliothek oder legst einen neuen an.
• Alle Meetings synchronisieren: speichert jedes fertige Meeting, das Du sehen kannst, auch Meetings von Kolleginnen und Kollegen und Meetings ohne Ordner. Private Meetings anderer bleiben in Meeting Metrics.

Der Standard-Speicherort gilt ausserdem, wenn Du ein Meeting ausserhalb Deiner Ordnerregeln von Hand speicherst, und neue Ordnerregeln übernehmen ihn als Vorschlag.

Ordnerregeln

• Wähle unter Ordnerregel hinzufügen einen Ordner. Seine Meetings werden gespeichert, Unterordner gehören dazu. Aufgeführt sind nur Ordner, die Du sehen kannst.
• Jede Ordnerregel hat eine eigene Bibliothek und einen eigenen Stammordner. Eine neue Regel beginnt mit dem Standard-Speicherort und einem Unterordner mit dem Namen des Ordners.
• Die Regel des nächstgelegenen Ordners gilt. Hat ein Unterordner eine eigene Regel, gilt für seine Meetings diese Regel. Eine Ordnerregel ersetzt «Alle Meetings synchronisieren» für ihren Ordner. Jedes Meeting wird also nur an einem Ort gespeichert.
• Entfernen beendet die Regel. Was dann mit den Dateien passiert, steht unter «Regeln ändern».

Dateien

• Dateiformate: PDF (Standard), Word und Markdown. Die Dateien haben dasselbe Layout wie Deine PDF- und Word-Exporte.
• Alle Analysen des Meetings, nicht nur die neueste: Standardmässig aktiv. Ohne diese Option wird nur die neueste Analyse gespeichert.
• Transkript: Speichert zusätzlich das Transkript. Standardmässig aus.

Für das Team: Gelöschte Meetings

Team-Admins legen unter Integrationen › OneDrive & SharePoint › Konfigurieren › Einstellungen fest, was mit den Dateien passiert, wenn ein Meeting gelöscht wird:

• Dateien behalten (Standard): Die Dateien bleiben in OneDrive und SharePoint.
• Dateien in den Papierkorb verschieben: Die Dateien landen im Papierkorb von OneDrive oder SharePoint, auch von Hand gespeicherte.

Die Einstellung gilt für das ganze Team. Wird ein gelöschtes Meeting wiederhergestellt, werden seine Dateien neu gespeichert.

Bestehende Meetings synchronisieren

Eine neue Einstellung erfasst ein Meeting, sobald es sich ändert. Meetings, die schon da sind, speicherst Du so:

• Im Profil unter Verwalten › Ordnerregeln › Bestehende Meetings mit Bestehende Meetings synchronisieren: alle fertigen Meetings, die Deine Einstellungen abdecken. Mit «Alle Meetings synchronisieren» sind das alle Meetings im Team, die Du sehen kannst. Ein Balken zeigt, wie viele Meetings schon geprüft sind und ob etwas fehlgeschlagen ist.
• Im Ordner unter Ordner bearbeiten › Integrationen mit Bestehende Meetings jetzt speichern: nur die Meetings dieses Ordners und seiner Unterordner.

Regeln im Ordner sehen und bearbeiten

Hat ein Ordner Regeln, steht unter seinem Namen in der Meeting-Liste zum Beispiel Geht automatisch an OneDrive & SharePoint, Slack. Fährst Du mit der Maus darüber, siehst Du die Ziele und wer die Regel eingerichtet hat. Ein Klick öffnet Ordner bearbeiten im Tab Integrationen, sofern Du den Ordner bearbeiten darfst.

Der Tab Integrationen zeigt jede Regel, die für den Ordner gilt, auch Regeln eines übergeordneten Ordners:

• Deine eigene Regel kannst Du dort ändern (Bibliothek und Stammordner) oder entfernen. Weitere Bibliotheken und die Dateiformate stellst Du in Deinem Profil ein.
• Hast Du noch keine Regel für den Ordner, fügst Du mit Diesen Ordner in OneDrive & SharePoint speichern eine hinzu. Sie beginnt mit Deinem Standard-Speicherort.
• Speichert «Alle Meetings synchronisieren» den Ordner, steht dort, wohin seine Meetings gehen.
• Regeln anderer Personen siehst Du mit Ziel und Namen. Wer die Freigabe des Ordners verwalten darf, kann sie entfernen, ändern kann sie nur die Person, der sie gehört. So kann die Eigentümerin eines Ordners verhindern, dass seine Meetings irgendwohin exportiert werden.
• Slack- und Discord-Kanäle pro Ordner legen Team-Admins in den Team-Integrationen fest.

Eine Regel eines übergeordneten Ordners entfernst Du in diesem Ordner.

Einzelnes Meeting speichern

Jedes Meeting, auf das Du Zugriff hast, speicherst Du auch von Hand:

1. Öffne das Meeting.
2. Klicke in der Kachel Exportieren & Teilen auf In OneDrive speichern.
3. Wähle die Analysen (bei mehreren Versionen auch die Version), ob das Transkript dazugehört und die Dateiformate. Vorausgewählt sind Deine Einstellungen.
4. Klicke auf In OneDrive speichern.

Oben im Fenster steht, wohin gespeichert wird: an den Ort der Ordnerregel des Meetings oder an den Standard-Speicherort, unter dem Ordnerpfad aus Meeting Metrics. Ist das Meeting schon in OneDrive, siehst Du, wann Du es zuletzt gespeichert hast und in welchen Formaten es dort liegt. Der Knopf heisst dann In OneDrive aktualisieren. Du kannst das Fenster schliessen, das Speichern läuft weiter.

• Gespeichert wird immer mit Deinem eigenen Microsoft-Konto, auch wenn das Meeting einer Kollegin gehört.
• Speicherst Du das Meeting erneut, werden dieselben Dateien überschrieben statt neu angelegt. Was Du dabei abwählst, bleibt in OneDrive liegen.
• Ausserhalb Deiner Regeln werden von Hand gespeicherte Dateien nicht automatisch aktualisiert.
• Ist Dein Konto noch nicht verbunden, steht dort Zuerst OneDrive verbinden mit einem Link zu Deinem Profil.

Was automatisch passiert

Ein Meeting, das Deine Einstellungen abdecken, wird etwa eine Minute nach Abschluss der Verarbeitung gespeichert. Danach hält Meeting Metrics die Dateien aktuell:

• Neue oder gelöschte Analyse: Die Datei kommt dazu oder landet im Papierkorb.
• Analyse neu generiert: Dieselbe Datei wird überschrieben. Die vorherige Fassung bleibt im Versionsverlauf von OneDrive oder SharePoint, und geteilte Links funktionieren weiter.
• Meeting umbenannt oder verschoben: Die Dateien ziehen an den neuen Ort mit, der alte, leere Meeting-Ordner wird entfernt. Liegt der neue Ort in einer anderen Bibliothek, werden die Dateien dort neu angelegt, die alten landen im Papierkorb der alten Bibliothek.
• Meeting aus Deinen Ordnerregeln verschoben: Mit «Alle Meetings synchronisieren» ziehen die Dateien an den Standard-Speicherort um. Ohne landen sie im Papierkorb.
• Meeting gelöscht: Je nach Team-Einstellung bleiben die Dateien liegen oder landen im Papierkorb.
• Gelöschtes Meeting wiederhergestellt: Seine Dateien werden neu gespeichert.
• Ordner mit Regel gelöscht: Die Regel fällt weg, die Dateien bleiben. Die Meetings rutschen in den übergeordneten Ordner und werden nach dessen Regel gespeichert.

Gelöschte Dateien kannst Du im Papierkorb von OneDrive oder SharePoint wiederherstellen, standardmässig 93 Tage lang, sofern Deine Organisation nichts anderes eingestellt hat.

Regeln ändern

Änderungen an Deinen Einstellungen wirken sofort auf die bereits gespeicherten Dateien:

• Stammordner oder Regel geändert: Die Dateien werden an den neuen Ort verschoben.
• Bibliothek gewechselt: Die Meetings werden in der neuen Bibliothek angelegt. Die automatisch gespeicherten Dateien in der alten Bibliothek landen dort im Papierkorb. Von Hand gespeicherte bleiben liegen.
• Formate, Transkript oder Analysen geändert: Fehlende Dateien kommen dazu, abgewählte landen im Papierkorb.
• Regel entfernt: Mit «Alle Meetings synchronisieren» ziehen die Dateien an den Standard-Speicherort um. Ohne bleiben sie liegen und werden nicht mehr aktualisiert, oder sie landen im Papierkorb, wenn Du Mit Dateien entfernen gewählt hast.

Ordnerstruktur

Pro Meeting entsteht ein eigener Ordner:

Meeting Metrics/Kunden/Acme/2026-10-01 Kickoff (3f9a1c2e)/
    2026-10-01 Kickoff - Protokoll.pdf
    2026-10-01 Kickoff - Protokoll.docx

• Unter dem Stammordner einer Ordnerregel folgen die Unterordner unterhalb des Ordners mit der Regel. Im Beispiel hat «Kunden» die Regel mit dem Stammordner «Meeting Metrics/Kunden», das Meeting liegt im Unterordner «Acme».
• Mit «Alle Meetings synchronisieren» folgt unter dem Stammordner der ganze Ordnerpfad aus Meeting Metrics. Meetings ohne Ordner liegen im Ordner «_Ohne Ordner».
• Der Meeting-Ordner heisst nach Datum und Meetingname. Die Zeichen in Klammern unterscheiden gleichnamige Meetings vom selben Tag.
• Die Dateien heissen nach Datum, Meetingname und Analyse. Haben zwei Analysen denselben Namen, erhält die spätere die Endung «(2)».

Was übertragen wird

• Die Analysen in den gewählten Formaten und, falls aktiviert, das Transkript.

Bewusst nicht übertragen werden:

• Audio- und Videodateien.
• Die kurze Zusammenfassung (Executive Summary), die Meeting Metrics oben im Meeting anzeigt. Sie ist keine eigene Datei.
• Meetings, die Du nicht sehen kannst.
• Gesperrte Inhalte: Ist ein Meeting wegen des Kontingents gesperrt, wird nichts davon übertragen, und bereits gespeicherte Dateien landen im Papierkorb.

Jede Synchronisierung steht im Integrationsverlauf des Meetings, mit dem Speicherort und der Zahl der gespeicherten Dateien.

Pausierte Synchronisierung

Deine Synchronisierung pausiert, wenn Du Dein Microsoft-Konto trennst oder Microsoft die Anmeldung nicht mehr akzeptiert, zum Beispiel nach einem Passwortwechsel oder wenn die IT den Zugriff widerrufen hat. Dann gilt:

• Bereits gespeicherte Dateien bleiben in OneDrive und SharePoint.
• Deine Einstellungen bleiben erhalten. Verbindest Du dasselbe Konto neu, läuft die Synchronisierung weiter. Mit einem anderen Konto beginnst Du mit neuen Einstellungen.
• Team-Admins sehen in den Einstellungen der Integration, wessen Synchronisierung pausiert ist.

Verlässt eine Person das Team, synchronisiert ihre Verbindung nichts mehr.

Grenzen

• Benennst Du einen Ordner in Meeting Metrics um, werden die Dateien erst verschoben, wenn sich das jeweilige Meeting ändert.
• Sehr tiefe Ordnerstrukturen können die Pfadlänge überschreiten, die SharePoint erlaubt. Das Meeting wird dann nicht gespeichert.

Fehlerbehebung

• «Deine Synchronisierung ist pausiert.» Klicke auf Microsoft-Konto neu verbinden.
• «Deine Microsoft-Administration muss Meeting Metrics einmal für deine Organisation freigeben»: Schicke den angezeigten Link an Deine IT, siehe «Für die IT: Meeting Metrics freigeben».
• «Die Bibliotheken konnten nicht geladen werden.» Versuche es nochmals. Wenn der Fehler bleibt, verbinde Dein Microsoft-Konto neu.
• Keine SharePoint-Bibliotheken in der Auswahl: Deine Verbindung hat die Stufe Nur OneDrive. Klicke auf SharePoint-Zugriff erlauben.
• «OneDrive & SharePoint ist für dein Team nicht aktiviert.» Bitte eine Team-Admin-Person, die Integration einzuschalten. Ohne Pro- oder Enterprise-Plan wird ebenfalls nichts synchronisiert.
• «Die OneDrive-Verbindung wurde abgebrochen.» Du hast die Anmeldung bei Microsoft abgebrochen oder den Zugriff nicht erlaubt. Starte die Verbindung neu.
• «OneDrive-Verbindung fehlgeschlagen: Die Anfrage ist abgelaufen.» Starte die Verbindung nochmals.
• Dateien fehlen: Prüfe im Integrationsverlauf des Meetings, ob die Synchronisierung fehlgeschlagen ist. Prüfe sonst, ob Deine Einstellungen das Meeting abdecken, ob es fertig verarbeitet ist und ob Du es sehen kannst. Fehlen Deinem Konto die Schreibrechte für die Bibliothek, bitte die Verantwortlichen der Bibliothek darum.