Confluence – Docs | Meeting Metrics

Mit der Confluence-Integration bringst Du ein Meeting direkt in Confluence: als neue Seite, als Abschnitt unter einer bestehenden Seite oder eingearbeitet in eine Seite, die Ihr vor dem Meeting vorbereitet habt (Traktanden, Notizen, Aufgaben).

Das kannst Du damit

Protokoll als eigene Seite: Jedes Meeting bekommt eine Seite im gewünschten Bereich, mit Zusammenfassung, Ergebnissen, Aufgaben und Link zum Meeting.
Laufende Seiten ergänzen: Hänge ein Meeting als neuen Abschnitt an eine bestehende Seite an, etwa an die Projektseite oder das Jour-fixe-Protokoll.
Vorbereitete Seiten ausfüllen: Lege vor dem Meeting die Traktanden in Confluence an. Danach schreibt Meeting Metrics Notizen, Entscheide und Aufgaben an die passenden Stellen.

Voraussetzungen

Euer Team hat ein aktives Abo. Massgebend ist das Abo der Person, der das Team gehört.
Ein Team-Admin hat Confluence für das Team aktiviert.
Du hast ein eigenes Atlassian-Konto mit Zugriff auf die Confluence-Bereiche, in die Du schreiben möchtest. Meeting Metrics arbeitet mit Deinen Confluence-Berechtigungen: Du siehst nur Bereiche und Seiten, die Du auch in Confluence siehst, und kannst nur Seiten ändern, die Du dort bearbeiten darfst.

Verbinden

Die Verbindung hat zwei Stufen.

Team aktivieren (Team-Admin):

Öffne meetingmetrics.ai/admin/integrations und wähle Confluence.
Klicke auf Verbinden. Du wirst zu Atlassian weitergeleitet.
Melde Dich an und erlaube Meeting Metrics den Zugriff.

Damit ist Confluence für das Team aktiviert. Exportieren kann trotzdem jede Person nur mit ihrem eigenen Konto.

Eigenes Konto verbinden (alle Teammitglieder):

Öffne Dein Profil und wechsle zum Tab Integrationen.
Klicke auf Confluence-Konto verbinden und melde Dich bei Atlassian an.

Du kannst Dein Konto auch direkt beim ersten Export verbinden: Der Dialog zeigt dann den Button Confluence-Konto verbinden. Im Profil findest Du ausserdem Confluence erneut verbinden und Trennen.

Manuell senden

Öffne das Meeting und klicke in der Kachel «Exportieren & Teilen» auf Nach Confluence exportieren. Wähle oben die Ergebnisse (Auswertungen), die übertragen werden sollen. Unter Exportmodus gibt es drei Varianten.

Neue Seite erstellen

Erstellt eine eigene Confluence-Seite für das Meeting. Wähle den Zielbereich und darunter den Ablageort: die Oberste Ebene des Bereichs oder eine bestehende Seite beziehungsweise einen Ordner, unter dem die neue Seite entsteht. Klicke dann auf Nach Confluence exportieren.

An bestehende Seite anhängen

Fügt das Meeting als neuen Abschnitt am Ende einer bestehenden Seite an. Suche die Seite über Bestehende Seiten durchsuchen, grenze bei Bedarf mit Nach Bereich filtern ein und klicke auf Nach Confluence exportieren. Der bisherige Inhalt der Seite bleibt unverändert.

Hast Du für das Meeting eine Confluence-Seite als Kontext verknüpft, ist diese Seite bereits ausgewählt, auch beim Einarbeiten.

In vorbereitete Seite einarbeiten

Für Teams, die vor dem Meeting eine Seite mit Traktanden-Tabelle, Überschriften und Aufgabenliste anlegen. Meeting Metrics liest die Struktur der Seite und schreibt das Protokoll an die passenden Stellen.

Wähle mindestens ein Ergebnis aus.
Wähle In vorbereitete Seite einarbeiten und suche die Seite.
Klicke auf Protokoll einarbeiten.

Das Einarbeiten dauert meist bis zu einer Minute. Du kannst den Dialog schliessen, die Seite wird trotzdem gefüllt. Danach siehst Du, wie viele Stellen ausgefüllt wurden, und kannst die Seite direkt öffnen.

Confluence speichert das Ergebnis als neue Version der Seite. Die vorherige Version bleibt im Seitenverlauf von Confluence erhalten. Du kannst jeden Durchgang dort zurücksetzen.

Seite vorbereiten

So füllt Meeting Metrics eine Seite zuverlässig:

Traktanden-Tabelle: Die erste Zeile enthält nur Spaltenüberschriften, zum Beispiel «Traktandum», «Verantwortlich», «Notizen». Jede weitere Zeile nennt ein Traktandum. Leere Zellen in solchen Zeilen werden ausgefüllt, etwa Notizen, Entscheide oder Anwesenheit. Ganz leere Zeilen gelten als Reserve und bleiben leer.
Überschriften mit leeren Abschnitten: Unter einer Überschrift wie «Entscheide» oder «Nächste Schritte» schreibt Meeting Metrics den passenden Inhalt. Ist der Abschnitt leer, kommt der Text direkt unter die Überschrift. Steht schon etwas darin, wird der Text darunter ergänzt. Vorlagen-Platzhalter von Confluence zählen als leer.
Aufgabenliste: Eine Confluence-Aufgabenliste wird mit den Aufgaben aus dem Meeting gefüllt. Leere Aufgaben werden ersetzt, bestehende Aufgaben bleiben stehen.

Unverändert bleiben:

Zellen, Abschnitte und Aufgaben, die schon Inhalt haben. Meeting Metrics korrigiert nichts, was auf der Seite steht.
Kopfzeilen, ganz leere Tabellenzeilen und Überschriften, die nur Unterkapitel gruppieren.
Makros, Bilder, Datumsangaben und Erwähnungen.
Stellen, die das Meeting nicht behandelt hat. Sie bleiben leer.

Zweiter Durchgang

Wurde das Meeting schon einmal in die ausgewählte Seite eingearbeitet, zeigt der Dialog einen Hinweis mit dem Datum. Ein neuer Durchgang fügt den Text dort, wo die Seite schon Inhalt hatte, ein zweites Mal ein. Arbeite ein Meeting deshalb nur einmal pro Seite ein, oder setze die Seite vorher im Seitenverlauf von Confluence zurück.

Grenzen

Verbundene Zellen: Tabellenzeilen mit verbundenen Zellen werden nicht ausgefüllt. Ist die Kopfzeile verbunden, werden die Zellen ohne Spaltennamen gefüllt. Verzichte in Traktanden-Tabellen am besten auf verbundene Zellen.
Sehr umfangreiche Seiten: Sie werden nur teilweise ausgefüllt.
Gleichzeitige Bearbeitung: Bearbeite die Seite nicht, während das Protokoll eingearbeitet wird. Speichert jemand in dieser Zeit und ändert dabei die Struktur der Seite, bricht Meeting Metrics ab und ändert nichts.
Sehr lange Meetings: Das Protokoll stützt sich dann nur auf die ausgewählten Ergebnisse.

Was übertragen wird

Neue Seite und Anhängen: Datum, Dauer, Teilnehmende, Zusammenfassung, die ausgewählten Ergebnisse, Aufgaben und ein Link zum Meeting in Meeting Metrics. Das Transkript selbst wird nicht übertragen.
Einarbeiten: In Confluence landet nur der Text für die einzelnen Stellen der Seite, nie das Transkript.
Gesperrte Meetings, die das Zeitlimit Eures Plans überschreiten, können nicht exportiert werden.

Fehlerbehebung

«Bitte verbinde zuerst dein Confluence-Konto.» Verbinde Dein eigenes Konto im Profil unter Integrationen oder direkt im Dialog.
«Confluence ist für dein Team nicht verfügbar.» Confluence ist für das Team nicht aktiviert oder das Abo ist abgelaufen. Wende Dich an einen Team-Admin.
«Diese Seite hat keine Traktanden-Tabelle, Überschriften oder Aufgabenliste zum Ausfüllen.» Die Seite hat keine Struktur, die Meeting Metrics füllen kann. Bereite die Seite wie oben beschrieben vor oder nutze An bestehende Seite anhängen.
«Das Meeting hat keinen Teil dieser Seite behandelt.» Keine Stelle der Seite passt zum Inhalt des Meetings. Prüfe, ob Du die richtige Seite und die richtigen Ergebnisse gewählt hast.
«Die Seite wurde während des Einarbeitens geändert.» Jemand hat die Struktur der Seite in der Zwischenzeit geändert. Versuche es erneut, sobald niemand mehr an der Seite arbeitet.
«Confluence hat die Änderung nicht zugelassen.» Prüfe in Confluence, ob Du die Seite bearbeiten darfst und ob sie noch existiert.
«Dieses Meeting ist zu lang für das gewählte KI-Modell.» Auch die ausgewählten Ergebnisse allein sind zu lang. Wähle weniger Ergebnisse aus.
«Dieses Meeting überschreitet das Zeitlimit.» Das Meeting ist gesperrt. Gesperrte Inhalte können nicht exportiert werden.
Was wurde exportiert? Jeder Export steht im Integrationsverlauf des Meetings, mit Fehlermeldung, falls er nicht geklappt hat.
Bereiche oder Seiten werden nicht geladen: Verbinde Dein Konto im Profil mit Confluence erneut verbinden. Fehlt eine Seite in der Liste, suche sie über den Titel.