Abrechnung und Teams – Docs

Team-weite Einstellungen, Abonnement und Statistiken werden zentral in den Team-Einstellungen verwaltet. Der Zugriff erfolgt über das Benutzermenü unten links (Team verwalten → Team-Einstellungen) oder direkt unter meetingmetrics.ai/admin/team-settings. Änderungen betreffen alle Mitglieder des Teams und erfordern Admin-Rechte.

Video-Walkthrough

Team

Im Tab Team werden die Stammdaten gepflegt:

Name und Beschreibung des Teams.
Unternehmensinformationen – Webseite, Kontakt-E-Mail, Telefon, MWST-/Steuer-ID und Adresse. Diese Angaben erscheinen unter anderem auf Rechnungen und in Export-Vorlagen.

KI

Der Tab KI steuert das KI-Verhalten für das gesamte Team:

Team-KI-Kontext – Dauerhafte Kontextinformationen über das Unternehmen (Produkte, Terminologie, Schwerpunkte), die bei jeder Auswertung aller Teammitglieder berücksichtigt werden. Ergänzt den persönlichen KI-Kontext aus den Profileinstellungen.
Verfügbarkeit von KI-Modellen – Legt fest, welche Verarbeitungsmodelle Teammitglieder auswählen dürfen (je nach Plan verfügbar).

Exporte

Im Tab Exporte werden Standardwerte für Export-Vorlagen definiert, damit Word- und PDF-Exporte einheitlich aussehen:

Logo und Logo-Position
Schriftart und Schriftgrösse für PDF und Word
Zeilenhöhe und Seitenränder
Fusszeile und Seitenzahlen

Eine Vorschau zeigt direkt, wie exportierte Dokumente aussehen. Details zum Exportieren einzelner Ergebnisse: Exporte.

Datenaufbewahrung

Der Tab Datenaufbewahrung legt fest, wie lange die Original-Aufnahmen (Audio- und Videodateien) nach der Verarbeitung aufbewahrt werden. Zur Auswahl stehen:

Sofort nach Verarbeitung – Die Aufnahme wird direkt gelöscht, sobald das Meeting fertig verarbeitet ist.
7, 30 oder 90 Tage – Die Aufnahme bleibt für den gewählten Zeitraum ab Abschluss der Verarbeitung verfügbar.
Nie löschen (Standard) – Aufnahmen bleiben dauerhaft gespeichert.

Was genau passiert: Ein täglicher Prüflauf entfernt alle Aufnahmen, deren Frist abgelaufen ist — inklusive sämtlicher intern erzeugter Kopien (z. B. konvertierte Audio-Versionen aus der Verarbeitung). Gelöscht wird nur das Audio/Video: Transkript, Auswertungen, Aufgaben und Freigaben bleiben vollständig erhalten. Auf der Meeting-Seite steht danach lediglich der Audio-Player nicht mehr zur Verfügung; auch nachträgliche Aktionen, die die Original-Aufnahme benötigen (etwa eine erneute Sprechererkennung), sind dann nicht mehr möglich. Jede Löschung wird mit Zeitpunkt und angewendeter Richtlinie am Meeting protokolliert.

Wichtig: Die Löschung ist unwiderruflich — es gibt kein Backup der Aufnahmen. Eine Änderung der Richtlinie wirkt nur auf zukünftige Prüfläufe; bereits gelöschte Aufnahmen lassen sich nicht wiederherstellen. Kürzere Aufbewahrungsfristen empfehlen sich für Teams mit strengen Datenschutz-Vorgaben (z. B. im Gesundheits- oder Finanzbereich), da das gesprochene Wort nach der Auswertung nicht länger als nötig vorgehalten wird. Die Konfiguration ist in ausgewählten Plänen verfügbar.

Abonnement

Sobald das Team mehrere Mitglieder hat, zeigt der Tab Abonnement die Übersicht Abonnement & Seats:

Aktueller Plan und Anzahl belegter Sitzplätze
Alle Teammitglieder mit ihrer Seat-Zuweisung — über Seat zuweisen erhalten Mitglieder einen Sitzplatz im Abonnement
Bei Bedarf lassen sich zusätzliche Sitzplätze direkt erwerben

Die Rechnungsstellung passt sich automatisch an die Anzahl der Sitzplätze an. Plandetails und Zahlungsmethoden werden über den Menüpunkt Abonnement in der Seitenleiste verwaltet.