Team-Einstellungen

In den Team-Einstellungen legst Du fest, was für alle Mitglieder Deines Teams gilt: Stammdaten, KI-Kontext und Vokabular, das Format der Meeting-Titel, das Layout der Exporte und die Aufbewahrung der Daten. Du brauchst dafür Admin-Rechte.

Team-Einstellungen öffnen

Klicke unten links auf Deinen Namen und wähle im Benutzermenü Team-Einstellungen. Direktlink: meetingmetrics.ai/admin/team-settings.

Die Seite hat fünf Tabs: Team, KI, PDF und DOCX, Datenaufbewahrung und Abonnement. Änderungen übernimmst Du mit Speichern oben rechts.

Mitglieder, Rollen, Plätze und Einladungen verwaltest Du auf einer eigenen Seite: Teammitglieder und Plätze.

Team

Im Tab Team pflegst Du die Stammdaten:

• Name und Beschreibung des Teams.
• Unternehmensinformationen: Webseite, Kontakt-E-Mail, Telefon, MWST-/Steuer-ID und Adresse. Diese Angaben erscheinen unter anderem auf Rechnungen und in Export-Vorlagen.

KI

Der Tab KI steuert das KI-Verhalten für das gesamte Team:

• Team-KI-Kontext: Angaben zum Unternehmen wie Produkte, Terminologie und Schwerpunkte. Die KI berücksichtigt sie bei jeder Auswertung aller Teammitglieder, zusätzlich zum persönlichen KI-Kontext aus dem Profil.
• Team-Vokabular: Begriffe und ihre korrekte Schreibweise für das ganze Team, etwa Firmen-, Produkt- oder Personennamen. Es gilt bei jeder Verarbeitung aller Mitglieder, zusätzlich zum persönlichen Vokabular.
• Verfügbarkeit von KI-Modellen: legt fest, welche Verarbeitungsmodelle Teammitglieder auswählen dürfen. Welche Modelle es gibt, hängt vom Plan ab.

Meeting-Titel

Mit dem Titel-Format legst Du fest, wie neue Meetings im Team benannt werden. Das Format kombiniert freien Text mit Platzhaltern, die Du per Klick einfügst:

• [Topic]: das beim Upload eingegebene Thema, sonst das Thema aus der Zusammenfassung
• [Date]: Datum des Meetings, zum Beispiel 24.03.2026
• [Time]: Uhrzeit des Meetings, zum Beispiel 14:30
• [Participants]: die verknüpften Teilnehmenden

Beispiel: [Date] [Topic] ergibt «24.03.2026 Budgetplanung Q2». Bleibt das Feld leer, wird nur das Thema verwendet. Mitglieder können in ihrem Profil ein eigenes Format festlegen. Ohne eigenes Format gilt das Team-Format.

PDF und DOCX: Layout der Exporte

Im Tab PDF und DOCX legst Du fest, wie Word- und PDF-Exporte des Teams aussehen:

• Export-Logo und Logo-Position
• Schriftart und Schriftgrösse für PDF und Word
• Zeilenhöhe und Seitenränder
• Fusszeile und Seitenzahlen

Mit Vorschau generieren siehst Du eine echte PDF-Seite mit den aktuellen Werten. Auf Standardwerte zurücksetzen stellt den Ausgangszustand wieder her. Wie Du einzelne Ergebnisse exportierst, steht unter Ergebnisse exportieren.

Datenaufbewahrung

Im Tab Datenaufbewahrung legst Du fest, wie lange Aufnahmen und Transkripte nach der Verarbeitung gespeichert bleiben. Beide Fristen stellst Du getrennt ein.

Audio-Aufbewahrung gilt für die Original-Aufnahmen (Audio und Video):

• Sofort nach erfolgreicher Verarbeitung löschen
• Nach 7, 30 oder 90 Tagen löschen
• Nach 6 Monaten löschen
• Bis zur manuellen Löschung behalten (Standard)

Nach dem Löschen der Aufnahme bleiben Transkript, Auswertungen, Aufgaben und Freigaben erhalten. Auf der Meeting-Seite fehlt danach nur der Audio-Player. Aktionen, die die Original-Aufnahme brauchen, etwa eine neue Transkription oder Sprechererkennung, sind nicht mehr möglich. Vorlagen lassen sich weiterhin auf das bestehende Transkript anwenden.

Transkript-Aufbewahrung gilt für die Transkripte:

• Bis zur manuellen Löschung behalten (Standard)
• Nach 30, 60 oder 90 Tagen löschen

Nach dem Löschen des Transkripts bleiben bestehende Zusammenfassungen und Aufgaben erhalten. Neue Auswertungen aus diesem Meeting sind dann nicht mehr möglich. Chat-Antworten, die das Transkript zitieren, können ebenfalls entfernt werden.

So wirkt die Einstellung: Ein täglicher Prüflauf löscht alles, dessen Frist seit Abschluss der Verarbeitung abgelaufen ist, inklusive aller intern erzeugten Kopien. Die Fristen gelten auch für bestehende Meetings. Wählst Du zum Beispiel «Nach 30 Tagen löschen», entfernt der nächste Lauf alle passenden Daten von Meetings, die älter als 30 Tage sind.

Wichtig: Die Löschung ist unwiderruflich, es gibt kein Backup. Kürzere Fristen empfehlen sich für Teams mit strengen Datenschutzvorgaben, zum Beispiel im Gesundheits- oder Finanzbereich. Die Datenaufbewahrung ist in den bezahlten Plänen einstellbar.

Wie einzelne Meetings gelöscht werden und was der Papierkorb ist, steht unter Meetings finden, verschieben und löschen.

Abonnement

Sobald das Team mehrere Mitglieder hat, zeigt der Tab Abonnement die Übersicht Abonnement & Plätze:

• aktueller Plan und Laufzeit
• Anzahl belegter Plätze

Plätze zuweisen, zusätzliche Plätze kaufen und Mitglieder einladen kannst Du auf der Seite Teammitglieder und Plätze.

Als Inhaber kannst Du hier ausserdem die Inhaberschaft übertragen. Der neue Inhaber verwaltet danach Abrechnung, Plätze und Mitglieder.

Plan, Zahlungsmethode und Rechnungen verwaltest Du über den Menüpunkt Abonnement in der Seitenleiste, siehe Abo verwalten und kündigen. Was die Pläne enthalten, steht unter Pläne, Testphase und Limiten.