Ordner und Zugriff

Mit Ordnern sortierst Du Meetings nach Projekt, Kunde oder Team. Pro Ordner legst Du fest, wer die Meetings darin sieht oder bearbeitet und mit welchen Vorlagen neue Meetings verarbeitet werden.

Ordner sind in allen bezahlten Plänen enthalten.

Wo Du Ordner findest

Ordner erscheinen in der Seitenleiste unter Ordner und als Kacheln oben auf der Seite Alle Meetings. Die Zahl neben dem Namen zeigt, wie viele Meetings der Ordner enthält. Wo Ordner angezeigt werden, stellst Du mit der Ordneransicht im Profil ein.

Ordner erstellen

1. Klicke in der Seitenleiste auf + Neuer Ordner oder auf der Seite Alle Meetings auf Neuer Ordner.
2. Gib einen Namen ein. Optional: Beschreibung, Übergeordneter Ordner und Farbe.
3. Klicke auf Ordner erstellen.

Mit einem übergeordneten Ordner baust Du eine Struktur aus Ordnern und Unterordnern.

Meetings in einen Ordner legen

• Beim Upload: Wähle den Ordner im Upload-Formular.
• Ein einzelnes Meeting: Öffne das Meeting, klicke auf Bearbeiten und wähle unter Ordner das Ziel.
• Mehrere auf einmal: Markiere die Meetings in der Liste und klicke auf Verschieben, siehe Meetings finden, verschieben und löschen.

Ordner bearbeiten

Fahre auf der Seite Alle Meetings über die Kachel des Ordners und klicke auf das Stift-Symbol Ordner bearbeiten. Die Einstellungen sind in vier Tabs gegliedert.

Details

• Name und Beschreibung
• Standard-Templates: Neue Meetings in diesem Ordner werden automatisch mit diesen Vorlagen verarbeitet.
• Übergeordneter Ordner und Farbe
• Sprechererkennung: Erlaubt, Blockiert oder Vom übergeordneten Ordner erben. Mit Blockiert werden Meetings in diesem Ordner ohne Sprechererkennung verarbeitet.

Freigabe

Hier legst Du fest, wer Zugriff hat. Die Einzelheiten stehen im nächsten Abschnitt.

Integrationen

Zeigt die Automatisierungen für diesen Ordner. Meetings im Ordner und in seinen Unterordnern gehen automatisch an die dort eingerichteten Ziele, zum Beispiel einen Slack-Kanal oder einen OneDrive-Ordner. Eingerichtet werden die Regeln bei der jeweiligen Integration.

Webhooks

Sendet Ereignisse zu den Meetings dieses Ordners an Dein eigenes System, siehe Webhooks.

Zugriff auf einen Ordner festlegen

Öffne im Ordner den Tab Freigabe.

Wer hat Zugriff

• Nur eingeladene Personen: Nur Du und die Personen in der Liste sehen den Ordner.
• Alle in diesem Team: Jedes Teammitglied sieht den Ordner.
• Gleicher Zugriff wie der übergeordnete Ordner: steht bei Unterordnern zur Wahl.

Personen hinzufügen

1. Klicke auf Personen hinzufügen.
2. Wähle eine Person oder Gruppe aus Deinem Team und klicke auf Hinzufügen.
3. Wähle die Rolle.
4. Klicke auf Zugriff speichern.

Was die Rollen erlauben

Der Inhaber des Ordners behält immer den vollen Zugriff.

Personen ausserhalb des Teams einladen

Schalte Externe Einladungen erlauben ein. Danach kannst Du Personen aus einem anderen Team per E-Mail einladen. Sie erhalten eine Einladung und sehen den Ordner nach der Annahme in ihrer eigenen Seitenleiste.

Einzelnes Meeting abweichend freigeben

Ein Meeting übernimmt normalerweise den Zugriff seines Ordners. Für eine Ausnahme öffnest Du das Meeting, klickst auf Bearbeiten und wählst unter Sichtbarkeit:

• Vom Ordner erben: Es gilt der Zugriff des Ordners.
• Privat: Nur Du siehst das Meeting.
• Team: Das ganze Team sieht das Meeting.
• Eingeschränkt: Nur ausgewählte Personen sehen das Meeting.

Um ein Meeting mit jemandem ohne Konto zu teilen, nutzt Du einen Freigabelink.

Ordner löschen

Klicke auf der Kachel des Ordners auf Ordner löschen. Die Meetings und Unterordner darin bleiben erhalten. Sie rücken in den übergeordneten Ordner oder, wenn es keinen gibt, nach Ohne Ordner.

Tipps für die Struktur

• Lege Ordner nach dem an, wonach Du später suchst: Kunde, Projekt oder Gremium.
• Regle den Zugriff am obersten Ordner und lass Unterordner ihn übernehmen. Das ist übersichtlicher als viele Einzelfreigaben.
• Lege vertrauliche Meetings in einen Ordner mit Nur eingeladene Personen, zum Beispiel für Personalgespräche.