Das Jahr 2026 markiert für KI Notetaker einen grundlegenden Wandel vom passiven Protokollanten hin zum aktiven Teammitglied. Während die vergangenen Jahre vor allem von reiner Transkription geprägt waren, steht 2026 im Zeichen von Agentic AI und einer tiefen Integration in bestehende Workflows. KI Systeme entwickeln sich zunehmend zu autonomen digitalen Mitarbeitenden, die Aufgaben nicht nur dokumentieren, sondern selbstständig planen, priorisieren und ausführen.
Genau hier setzt Meeting Metrics an. Wir sind überzeugt, dass ein moderner Meeting Assistent proaktiv unterstützen muss, statt lediglich Informationen zu erfassen. Deshalb arbeiten wir gezielt an tieferen Integrationen und leistungsfähigen Chatfunktionen, um den Schritt von der reinen Dokumentation hin zur echten Handlungs und Umsetzungssteuerung zu ermöglichen.
In diesem Beitrag vergleichen wir Meeting Metrics, Otter.ai, Fireflies.ai, Microsoft Copilot sowie weitere Tools wie Fathom, tl;dv, Granola, Avoma, Supernormal und Sembly - inklusive Preisgestaltung, Stärken, Schwächen und persönlicher Einschätzung.
Unsere Bewertungs-Kriterien
Wir haben die Tools anhand folgender Aspekte analysiert:
✔️ Transkriptions- und Sprecherkennungsqualität
✔️ Strukturierung & KI-Summaries
✔️ Action-Item-Erkennung & Workflow-Integration
✔️ Integrationen & Automatisierung
✔️ Team-Kollaboration & Wiederverwendbarkeit
✔️ Plattform-Abdeckung & Bedienkomfort
✔️ Preis-Leistung & Einstiegsmöglichkeiten
1. Meeting Metrics
Meeting Metrics liefert strukturierte Summaries, erkennt Action Items automatisch, bietet wiederverwendbare Templates für alle Teamprozesse und ermöglicht Export in PDF, Word oder Link. Datenschutz und Hosting in der Schweiz stehen im Vordergrund.
Preisgestaltung:
ּ• Starter: 0 CHF, 5 Meetings/Monat, 1h Limit
ּ• Basic: 29 CHF/Nutzer, 30 Meetings/Monat, 2h Limit
ּ• Pro: 49 CHF/Nutzer, 60 Meetings/Monat, inkl. Action Items & erweiterter Analysen
ּ• Enterprise: unlimitiert, Sprechererkennung, Verarbeitungsmodell lokal in der Schweiz
Key Features
KI-gestützte Meeting-Notizen
ּ• Automatisch erstellte Meeting-Notizen aus aufgezeichnetem Audio (in der Regel innerhalb weniger Minuten).
ּ• Sofortige Transkripte zu jeder Zusammenfassung, vollständig editierbar.
ּ• Topic-basierte Zusammenfassungen mit extrahierten Sprecherzitaten und Kapiteln.
ּ• Button, um Zusammenfassungen kürzer oder detaillierter zu machen.
ּ• Zusammenfassungen modifizieren oder neu generieren über Templates (z. B. Kundencalls, Interviews).
Aufgaben- und Action-Item-Management
ּ• Automatisch generierte Action Items mit Checkboxes und Zuweisungen.
ּ• Aufgaben direkt in der Zusammenfassung bearbeiten und tracken.
Aufnahme & Transkription
ּ• Bot-freier, nativer Recorder für macOS & Windows, erfasst Systemaudio, kompatibel mit jeder Online-Meeting-Plattform.
ּ• Offline-Aufnahme über Mobile/Mikrofon und späteres Drag & Drop zur Transkription.
ּ• Kontextdateien zu jedem Meeting hochladen (PDF, Word, Excel, PowerPoint).
Organisation & Zusammenarbeit
ּ• Ordnerfunktion für das Ablegen und strukturierte Verwalten von Zusammenfassungen.
ּ• Workspace-Modell für individuelle Accounts und Team-Workspaces mit kontrollierter Freigabe.
ּ• Scratch Pad für schnelle, ad-hoc Notizen, die einem Meeting zugeordnet werden.
Bearbeitungs- und Integrationsmöglichkeiten
ּ• Umfangreiche Bearbeitungstools: Überschriften, Listen, Links, fett/kursiv, Suchen & Ersetzen.
ּ• Speaker Memory zur Zuordnung von Stimmen zu Namen (optionale Aktivierung pro Nutzer oder Workspace).
ּ• Copy-Paste-Integration mit Tools wie Notion, Slack, MS Teams, Trello usw.
ּ• Webhooks für eigene Integrationen über Zapier, Make oder andere Tools.
Mehrsprachigkeit & Dialekte
ּ• Unterstützung von 50+ Sprachen, inklusive Schweizerdeutsch und weiteren Dialekten.
Datenschutz & Sicherheit
ּ• GDPR-konform, Schweizer Hosting und Verarbeitung (St. Gallen).
ּ• AES-Verschlüsselung, Audio wird nach Transkription gelöscht.
ּ• Keine Nutzung von Daten für Drittanbieter-Trainings von KI-Modellen.
ּ• On-Premise-Installation möglich für höchste Sicherheitsanforderungen.
Stärken:
✔️ Wiederverwendbare Templates für alle Teamprozesse
✔️ Automatische Action Items mit Verantwortlichen & Kontext
✔️ Strukturierte Themen-basierte Summaries
✔️ Desktop App für Windows und Mac (bot free)
✔️ Datenschutz & Hosting in der Schweiz
Schwächen:
❗ Mobile App,
❗Integrationen und
❗ Chatfunktion noch im Aufbau (geplant für Q1 2026)
Meeting Metrics eignet sich für Teams, die Meetings effizient gestalten, Ergebnisse direkt umsetzbar machen und Verantwortung klar zuweisen wollen. Ideal für Führungsteams, Projektgruppen und alle, die Wert auf Datenschutz, flexible Workflows und präzise Schweizerdeutsch-/Deutsch-Verarbeitung legen.
2. Otter.ai
Otter.ai bietet Live-Transkription, kollaborative Bearbeitung und Exportfunktionen. Fokus liegt auf schnellem Mitschreiben und Team-Kollaboration.
Preisgestaltung:
ּ• Basic: kostenlos, 300 Min./Monat
ּ• Pro: $8–17/Monat, bis 1.200 Min/Monat
ּ• Business: $20–30/Monat, bis 6.000 Min/Monat, Team-Features
ּ• Enterprise: individuell, Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen
Stärken:
✔️ Live-Transkription & Editierbarkeit
✔️ Team-Kollaboration an Transkripten
✔️ Integration in Zoom, Google Meet
Schwächen:
❗ Fokus auf Transkription, schwache Task-Management-Funktionen
❗ Cloud-basiertes Hosting, Datenschutz abhängig
Otter.ai eignet sich für Teams, die schnelle Mitschriften und kollaboratives Bearbeiten wollen. Für strukturierte Nachbereitung oder Workflow-Integration ist es jedoch weniger geeignet.
3. Fireflies
Fireflies.ai kombiniert Transkription, Zusammenfassungen und Integrationen in CRM- und Projektmanagement-Systeme.
Preisgestaltung:
ּ• Free: bis ca. 800 Minuten/Monat
ּ• Pro: ca. $10/Benutzer/Monat – erweiterte Transkription & Analysen
ּ• Business: ca. $19/Benutzer/Monat – Team-Insights, Integrationen
ּ• Enterprise: ca. $39/Benutzer/Monat – SSO, benutzerdefinierte Datenoptionen
Stärken:
✔️ Auto-join Bot – Fireflies nimmt eigenständig an Meetings teil
✔️ CRM + Workflow-Integrationen (Salesforce, Slack, HubSpot etc.)
✔️ Analytics & Team-Insights über reine Notizen hinaus
✔️ seit neustem auch Desktop App
Schwächen:
❗ Genauigkeit bei Sprecherzuordnung kann streuen
❗ Nachbearbeitung und Task-Logik weniger stark
❗ Bot-Teilnahme kann als störend empfunden werden
❗ 14 US Subprocessors
❗ Transkriptions Service von Assembly.ai
Fireflies ist stark, wenn Meeting-Daten direkt in CRM oder Projektmanagement fliessen sollen. Für Teams, die strukturierte Action Items und Workflow-Integration brauchen, ist es weniger geeignet.
4. Microsoft Copilot
Copilot integriert KI direkt in Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word), liefert Summaries, Insights und Action Items.
Preisgestaltung:
ּ• Add-on Microsoft 365: ca. $30/Nutzer/Monat
Stärken:
✔️ Tiefe Integration in Teams, Outlook & Word
✔️ KI-gestützte Summaries & kontextbezogene Antworten
Schwächen:
❗ Fokus breiter als Meeting-Tool, weniger spezialisiert auf strukturierte Nachbereitung
❗ Hohe Einstiegskosten, nur Microsoft-Umgebungen
Optimal für Microsoft-zentrierte Organisationen, weniger flexibel für Teams außerhalb des Microsoft-Stacks.
5. Fathom
Fathom fokussiert sich auf Clips, Highlights und schnelle Zusammenfassungen für Meetings.
Preisgestaltung:
ּ• Free: Basisfunktionen, 5 Meetings pro Monat
ּ• Pro: $12–15/Monat, unlimitierte Anzahl Meeting, Limitierung in Integrationen
ּ• Team: $14–18/Monat, mind. 2 User
ּ• Business: $20–28/Monat, mind. 2 User
Stärken:
✔️ Schnelle Highlight-Erstellung
✔️ Einfaches Teilen der Clips
Schwächen:
❗ Wenig Workflow-Integration
❗ Stark auf Zoom fokussiert
Gut für visuelle Zusammenfassungen, aber nicht für umfassende Meeting-Nachbereitung. Geeignet für Sales Team, die stark auf HubSpot setzen.
6. tl;dv
tl;dv erstellt kurze Video-Clips aus Zoom- oder Teams-Meetings, ideal für Sharing und Training.
Preisgestaltung:
ּ• Free: Basisfunktionen, 5 Meetings pro Monat
ּ• Pro: $18-$29/Monat
ּ• Business: $29-$39/Monat
ּ• Enterprise: benutzerdefiniert
Stärken:
✔️ Video-Clips & Highlight-Funktion
✔️ Chrome-Extension für Zoom & Teams
Schwächen:
❗ Kaum intelligente Action Items
❗ Fokus auf visuelle Inhalte, nicht auf Workflow
Perfekt für Onboarding oder Sales-Präsentationen, nicht für strukturiertes Team-Task-Management.
7. Granola
Granola bietet Notizen, Transkription und kollaborative Bearbeitung für Teams.
Preisgestaltung:
ּ• Basic: $0/Monat
ּ• Business: $14/Monat
ּ• Enterprise: $35/Monat
Stärken:
✔️ Solide Team-Kollaboration
✔️ Gute Basisfunktionen für kleinere Teams
Schwächen:
❗ Begrenztes Task-Management
❗ Weniger geeignet für skalierte Enterprise-Prozesse
Eine solide Team-Notiz-Lösung, ersetzt aber keine strukturierten Action-Item-Tools wie Meeting Metrics.
8. Avoma
